Данська Рада у справах біженців (ДРБ) є провідною міжнародною гуманітарною організацією, основною метою якої є захист, підтримка та просування довгострокових рішень для постраждалого від переміщення населення.
ДРБ існує в Україні з 2014 року. На даний момент у ДРБ працює понад 800 співробітників загалом на території України. У 2024 році ДРБ продовжить суттєве розширення для впровадження реагування на надзвичайні ситуації в секторах соціально-правового захисту, засобів до існування, відновлення житла та гуманітарного роззброєння і розбудови миру (гуманітарного розмінування), надаючи пряму підтримку відповідальним особам та громадським організаціям (ГО), а також їх партнерам.
Наразі ДРБ шукає Молодшого фахівця з адміністративних питань в місті Харкові.
Про роботу:
Під керівництвом Керівника групи по роботі з персоналом та адміністративних питань, Молодший фахівець з адміністративних питань забезпечуватиме ефективну та дієву підтримку з усіх адміністративних питань команді ДРБ у м. Харків..
Вашими основними обов’язками будуть:
Організація логістики поїздок співробітників, включаючи бронювання квитків та проживання.
Керування процесом підготовки документів для отримання посвідок на проживання та резидентства для іноземних представників.
Допомога в пошуку квартир і гостьових будинків, оформлення документів і договорів.
Адміністрування гостьових номерів: заселення, виселення, прибирання, оновлення даних в трекері.
Збір та консолідація заявок на канцтовари, копії ключів, посвідчення особи, картки-посвідчення, сім-карти тощо.
Комунікація з постачальниками, збір рахунків та інших супутніх документів від постачальників.
Некваліфікований усний та письмовий переклад за потреби - українська/англійська в адміністративному відділі
Обробка вхідної та вихідної кореспонденції, включаючи електронну пошту, телефонні дзвінки та листування. Складання, перевірка та редагування документів, звітів та інших письмових матеріалів.
Ведення та оновлення баз даних, трекерів та списків контактів, а також систем документації.
Допомагати з основними фінансовими завданнями, такими як обробка рахунків-фактур, звітів про витрати та бюджетування. Співпраця з фінансовим відділом для забезпечення точного ведення обліку.
Допомагати іншим відділам у реалізації проектів та надавати адміністративну підтримку.
Робота з конфіденційною інформацією та забезпечення її конфіденційності. Забезпечення дотримання внутрішніх політик та процедур організації.
Співпрацювати з іншими членами команди та відділами для забезпечення ефективної комунікації та координації.
Інші відповідні адміністративні обов'язки на вимогу керівника.
Про Вас
Для успішного виконання цієї ролі ми очікуємо, що ви матимете щонайменше 1 рік відповідного досвіду роботи на аналогічній посаді або в аналогічній сфері. Крім того, ми також очікуємо на наступне:
Вища освіта
Досвід роботи в неприбуткових гуманітарних організаціях буде перевагою.
Знання англійської мови на рівні не нижче Intermediate.
Комп’ютерна грамотність: впевнений користувач in MS Word, Excel, PowerPoint and Outlook.
Усі посади ДРБ вимагають від особи, яка займає посаду, володіння основними компетенціями ДРБ:
Прагнення до досконалості: Зосередженість на досягненні результатів при забезпеченні ефективних процесів.
Співпраця: Залучення відповідних сторін та заохочення зворотного зв’язку.
Вміння взяти на себе ініціативу: Взяття на себе відповідальності та ініціативи з одночасним прагненням до інновацій.
Спілкування: Слухати і говорити ефективно і чесно.
Демонструвати доброчесність: Дотримання та просування найвищих стандартів етичної та професійної поведінки відповідно до цінностей та Кодексу поведінки ДРБ, включаючи захист від сексуальної експлуатації, зловживань та домагань.
Ми пропонуємо:
Тривалість контракту: Річний контракт після успішного завершення початкового 3-місячного випробувального терміну.
Місце роботи: Харків, робота в офісі.
Дата початку: жовтень 2024 року.
Заробітна плата та умови будуть відповідати Умовам працевлаштування національного персоналу Данської ради у справах біженців.
Процес подачі резюме:
Усі кандидати повинні завантажити супровідний лист та оновлене резюме (не більше чотирьох сторінок) англійською мовою.
Резюме, надіслані електронною поштою, розглядатися не будуть.
Кінцевий термін подання заявок: 20 вересня 2024 року
Тетяна