Менеджер з логістики та закупівель (Logistics & Supply Officer)

INTERSOS

Харьков

В офисе/на месте

Полная занятость

Медицинская страховка

Міжнародний досвід в гуманітарній сфері

Відповідь з вашим резюме в один клік тут: INTERSOS Application

ІНТЕРСОС Україна — підрозділ міжнародної гуманітарної організації INTERSOS.

Ми надаємо допомогу постраждалим від надзвичайних ситуацій, збройних конфліктів та природних катастроф. Насамперед ми допомагаємо найбільш вразливим категоріям: дітям, жінкам, людям похилого віку, переміщеним особам, які вимушено покинули домівки та переїхали до більш безпечних місць, а також тим, хто не може покинути небезпечні регіони і залишається під постійною загрозою.

Команда екстреної допомоги ІНТЕРСОС знаходиться у Одесі, Дніпрі, Харкові та розширює свою діяльність в Миколаєві та Херсоні.

ІНТЕРСОС Україна надає економічну, гуманітарну та медичну допомогу, психологічну підтримку, проводить освітні заходи, постачає лікарські засоби та обладнання в медичні заклади, надає притулок та забезпечує базові потреби людей. За рік роботи в Україні наша команда надала допомогу більш ніж 100 тисячам людей. З них 75 тисяч людей було охоплено програмами захисту, профілактики та невідкладної допомоги. 3 тисячі медичних консультацій було проведено у віддалених регіонах, не охоплених офіційною системою охорони здоров’я. 49 медичних закладів отримали медикаменти, медичне обладнання та техніку.

Ми відкриваємо вакансію Менеджер з логістики та закупівель (Logistics & Supply Officer) у Харкові.

Зміст посади:

Здійснювати або контролювати всю діяльність з логістики, постачання та ІТ в офісі та на супутніх проектах, відповідно до стандартів та протоколів ІНТЕРСОС для оптимальної експлуатації матеріалів, інфрастуктури та транспортних засобів.

Планувати, контролювати та керувати діяльністю з логістики та постачання для безперебійної операційної діяльності.

Звітування:

(Ієрархічне): Керівнику з логістики (закупівель) (в разі його відстуності — Координатору з логістики та закупівель)

(Технічне): Керівнику з логістики (закупівель)

Завдання

Управління логістичними даними

Внесення логістичних даних в ПЗ ІНТЕРСОС Логістика точно та вчасно. За потреби проводити навчання персоналу та підтримувати впровадження та використання ПЗ ІНТЕРСОС Логістика в міссії

Управління ланцюгами постачання та закупівель

Планування, координація та контроль постачання офісу та визначення рівней пріорітетності. Впровадження відповідних інструментів та процедур
Здійснення локальних закупівель (запит пропозицій та прямі закупівлі) товарів та послуг відповідно до вимог ІНТЕРСОС і донорів та інформування керівника про будь-які проблеми, пов’язані з якістю та наявністю товарів, які необхідно придбати
Відслідковування платежів всіх постачальників і збір всіх необхідних підтверджуючих документів (як квитанції та накладні). Перед здійсненням оплати необхідно переконатися, що всі оригінали знаходяться в офісі координування
Підтримка Менеджера з постачання в країні/Координатора з логістики в країні у проведенні закупівель вчасно на платформі ІНТЕРСОС, забезпечення завантаження та архівування документів належним чином у фінансовому відділі
У співпраці з Координатором з логістики/Менеджером з постачання та менеджером проекту відповідати за ефективне використання IMS та запасів
Дотримуватись визначеного плану закупівель і координувати закупівлі на місцях з персоналом проекту
Надсилати запити на закупівлю менеджеру з постачання в країні для ITB та тендерів та/або будь-яких інших закупівель, які неможливо здійснити локально
Сприяти переговорам з місцевими покупцями та підтримувати добрі відносини з постачальниками
Проводити оцінку ринку та оновлення списків постачальників, які пройшли попередню кваліфікацію
Оновлювати всі файлів постачальників в IPM
Приймати участь в підготовці щомісячного логістичного звіту

Управління об'єктами та зв’язком

Забезпечення та обслуговування офісних приміщень та гостьових будинків у належному житловому стані та відповідно до мінімальних стандартів та інструкцій ІНТЕРСОС. Забезпечити використання заходів безпеки та здійснювати інспекційні відвідування для оцінки потреб в ремонті/відновленні приміщень
Забезпечення об'єктів відповідними ІТ та комунікаційною інфрастуктурами та обладнанням для підтримки програмних платформ ІНТЕРСОС та відповідно до політик та процедур, що забезпечить постійний зв’язок між столицею, проектами, офісами та штаб-квартирою та забезпечення належного управління офісами. Забезпечити проведення тренінгів для всього персоналу міссії щодо правильного використання наявного обладнання (наприклад, супутникові телефони, радіо HF/VHF, комп’ютери та ін.)

Управління активами (майном)

Допомога в придбанні, використанні та обслуговуванні ІТ активів, офісного та проектного обладнання та комунікаційних засобів, забезпечуючи документування та реєстрацію всіх базових активів в IPM (з наданням унікальних номерів активів ІНТЕРСОС із занесенням в журнал)
Допомога Менеджеру/Координатору з логістики у складенні списку активів в кінці проекту та контроль продовження активів відповідно до призначення разом з Програмою
Регулярна щоквартальна перевірка основних засобів

Управління транспортом

Забезпечення моделі керування автопарком ІНТЕРСОС, протоколами безпеки пересування та посібником із ідентификації бренду, регулярної перевірки автопарку та регулярного обслуговування, страхування транспортних засобів та сплати податків
Контроль та моніторинг споживання палива, використання журналу обліку транспортних засобів, журналів технічного обслуговування, обліку масел та інших форматів і шаблонів для логістів. Контроль за оформленням належним чином документації логістичним персоналом
Планування руху транспортних засобів, відстеження окремих поїздок, забезпечення виконання заходів безпеки

Управління персоналом

Контроль діяльності консультантів та команди, яка підпорядкована

Безпека

Моніторинг технічних аспектів політики задля зменшення ризиків для проекту, транспорту, зв’язку, захисту, визначення та підготовки технічних аспектів політики безпеки та керівних принципів, плану евакуації та плану дій у надзвичайних ситуаціях, щоденний моніторинг застосування правил безпеки за повідомлення керівника в разі виникнення будь-яких проблем. Для цього фахівець з логістики має створити відповідне середовище для обміну інформації щодо безпеки.

Вимоги до кандидата