Асистент з логістики

Місце роботи: Харків

Дата початку: вересень - жовтень 2024 року

Тривалість контракту: 6 місяців (включаючи 3-місячний випробувальний термін) з можливим подовженням у разі наявності фінансування

Організація «Людина в біді» здійснює свою діяльність в Україні з початку серпня 2014 року і з тих пір, гуманітарні програми швидко розширюються. В даний час, «Людина в біді» є однією з основних гуманітарних організацій в Україні, яка надає нейтральну і незалежну гуманітарну допомогу людям, які постраждали від конфлікту.

PIN є роботодавцем, який надає рівні можливості, тому заявки приймаються від усіх кваліфікованих кандидатів без розрізнення за будь-якими ознаками, включаючи расу, етнічну приналежність, національність, вік, релігію, інвалідність, сексуальну орієнтацію, статеву ідентичність та інші. PIN приймає заявки від представників різних груп та цінує різноманіття.

Загальна інформація про посаду

Під загальним керівництвом Старшого фахівця з логістики, Асистент з логістики відповідає за ефективне надання оперативної підтримки місії, щоб забезпечити своєчасне та якісне обслуговування програм та бенефіціарів місії організації "Людина в біді" (PIN) в Україні у Харкові. Асистент з логістики виконує різноманітні доручення, пов'язані з логістичним плануванням, та адміністративною підтримкою офісів.    

Характерні обов'язки та відповідальність 

Керування з адміністративних питань офісом та службовими квартирами:

• Організація регулярних закупівель для офісу та службових квартир (доставка води, Інтернет, витратні матеріали, предмети гігієни, засоби захисту, придбання/дозаправка вогнегасників у кількості, необхідній для покриття потреб загальної площі приміщення офісу, сховища чи службових квартир).
• Закупівля невеликої офісної техніки та інших товарів для офісу ПІН у м. Харків за погодженням з фахівцем з логістики.
• Забезпечення своєчасного поповнення наборів першої медичної допомоги для офісу, місць проживання та легкового автотранспорту ПІН у м. Харків.
• Організація технічної підтримки в приміщеннях PIN (ремонт тощо).
• Організація прибирання в офісі та службових квартирах.
• Підтримка комунікації з орендодавцями щодо перевірки лічильників комунальних послуг у квартирах та в офісі, ремонтних робіт, надзвичайних ситуацій тощо.
• Забезпечення безпечного зберігання ключів від офісу та місць проживання.
• Оформлення належним чином рахунків/актів підрядників та їх передача бухгалтеру; ведення обліку витратних накладних та контроль їх своєчасного надання підрядником.

Організація проживання:

• Організація проживання для колег/гостей зі штаб-квартири: ведення графіку проживання у службових квартирах або бронювання номерів у готелі, замовлення додаткових апартаментів.
• Спілкування з гостями щодо їхніх логістичних запитів під час візиту.
• Підтримка зв'язку з готелями щодо рахунків на оплату та інших необхідних документів.
• Пошук готелів у Харкові на постійній основі та надання їх на погодження фахівцю з логістики.

Організація транспортної підтримки:

• Організація трансферів для гостей/співробітників з/до аеропорту, залізничного вокзалу, на зустрічі тощо.
• Допомога співробітникам місії з трансферами для переміщення з офісу Дніпра та в межах міста; встановлення додатка таксі та проведення інструктажу щодо його використання.
• Купівля квитків на потяг/автобус за допомогою корпоративної картки та співпраця з фахівцем з транспортної логістики щодо перевезення гостей офісу.

Координація листування:

• Організація доставки документів/обладнання за потребою через «Нову пошту», «Укрпошту» або за допомогою водіїв PIN.
• Дотримання графіка відправлень листів/документів, встановленого в процедурі відправок у Харківському офісі.

Підтримка щодо організації зустрічей:

• Організація внутрішніх та зовнішніх зустрічей (бронювання місця зустрічі, замовлення кави-брейків або харчування, забезпечення ІТ-потреб).
• Управління оплатою за місце проведення та надання послуг постачальник.

Фінансові зобов’язання:

• Своєчасне та повне надання бухгалтерії звіту про використання корпоративної картки.
• Дотримання строків подачі чеків, рахунків тощо до фінансового відділу.
• Сприяння та допомога фінансовому відділу у зборі необхідних документів під час закриття квартального періоду.

Необхідний досвід та кваліфікація

• Вища освіта
• Відмінне володіння комп'ютером, навички роботи з Excel, Word;
• Досвід роботи в сфері логістики або адміністрування від 1 року;
• Хороші комунікативні та міжособистісні навички;
• Володіння англійською на середньому рівні;
• Високий рівень уважності та відповідальності;
• Гнучкість і відкритість до змін.

Ми пропонуємо:

• Конкурентна заробітна плата за шкалою заробітної плати PIN: 970 USD GROSS до стягнення податків на випробувальному терміні + 5% після випробувального терміну;
• Позитивне робоче середовище у налагодженій та зростаючій гуманітарній організації;
• Медичне страхування;
• Відшкодування витрат на проїзд між офісами та районами роботи;
• Можливості професійного розвитку за допомогою різноманітних заходів з збільшення потенціалу, таких як тренінги, семінари та інше
• 28 днів щорічної відпустки + 3 новорічних бонусних днів відпуски.

Процедура подання заявки:

Будь ласка, надішліть чітко позначені резюме та мотиваційний лист. Зверніть увагу, що ми зв’яжемся лише з відібранними кандидатами. Письмові тести та співбесіди будуть проводитись поступово, а вакансія буде закрита при підтвержденні кандидатури на посаду.

Зверніть увагу, що PIN не стягує комісію на жодному етапі процесу набору персоналу.