Менеджер з постачання та господарства (Supply & Facility Manager)

Supply & Facility Manager North- EAST

LOCATION: Kharkiv

PROGRAMME: Ukraine 

Only CVs written in the English language will be reviewed.

GENERAL MISSION

Since the beginning of the war, HI has set up program Ukraine. Aligning itself with the priorities of the Ukraine Flash Appeal and Regional Refugee Response Plan, HI pillars of interventions are the following:

• Health: HI aims to improve access to quality physical rehabilitation and mental health and psychosocial services (MHPSS) for conflict-affected vulnerable population. 
• Protection: Given the scale of humanitarian and protection needs, HI intervenes at various levels to ensure that vulnerable conflict-affected populations have access to multi-sectoral services tailored to their needs. In addition, HI aims to foster a disability-inclusive humanitarian response.
• Armed Violence Reduction: Recent and ongoing attacks dangerously exacerbated Explosive Ordnance (EO) contamination in Ukraine. In light of this, HI is conducting a multi-pronged approach to EO Risk Education and Conflict Preparedness and Protection (CPP), adaptable to the evolution of the conflict. 
• Basic needs: to respond to the most acute needs for displaced households hosted by the local population or living in collective settings, HI is providing hygiene and non-food item kits, with an approach various modalities of intervention including in-kind and/or cash-based transfers.  
• Humanitarian-to-humanitarian logistics (ATLAS Logistique): To facilitate the delivery of humanitarian assistance as close as possible to the most affected populations, HI proposes mutualized storage and transportation services to other humanitarian actors – with a specific focus on “last-mile transportation”. 

MISSIONS/SPECIFIC RESPONSABILITIES

 Reporting to the Country Logistics manager, the Supply & Facility Manager ensure the efficient management of logistics resources for the country or area of intervention under his or her responsibility.

 He or she is the point person for the Country Logistics manager and as such informs him or her of any problems that fall within his or her remit and suggests solutions.

 He or she participates actively in the phased reorganization of HI in the field as part of the ROOTS project. He or she is a key player in the rollout and implementation of HI’s logistics standards, which consists in reworking the positioning of logistics at HI and affirming the principle of professional development.

 Mission 1: Management 

1. Manager as a role model: embodies HI's values on a daily basis.
2. Manager as coach for meaning: understands the strategy, makes it explicit, translates it into operational objectives for Logistics his or her team, and leads the necessary changes. Gives meaning to each management action. Encourages inter and intra departmental exchanges of practice. Encourages innovation and risk-taking.
3. Operational manager: organizes the operational management of his or her team, structures the work around identified.
4. Manager 1st HR& Coach: contributes to the development of his or her staff, creating the conditions for their commitment, professionalism and attachment to HI. Ensures compliance with the code of conduct of institutional policies, the state of mind and the expected individual and collective behavior.

 Mission 2 : Defines the Logistics section of the Startop and directs its action plan 

1. Drives logistics strategy and functioning through the active promotion of HI’s institutional policy and directives and the optimization of its resources.
2. STRATOP: contributes towards the drafting, revision and implementation of the Operational Strategy (StratOp) within his or her field of activity and geographical area and in line with objectives;
3. RISKS: produces and updates the risk map for his or her area of responsibility and proposes and implements corrective mitigation measures;
4. INCIDENTS: contributes to and follows up on incident reports for his or her area of responsibility;
5. INDICATORS: produces, compiles and analyses the data in the logistics dashboard for his or her geographical area;
6. REPRESENTATION: represents HI externally on logistical issues concerning his or her geographical area (e.g. forums, operational and strategic alliances); develops the local partnerships necessary for his or her field of activity.

 Mission 3 : Deploys HI’s standards and contributes to its expertise and accountability within his or her remit: 

1. STANDARDS: ensures compliance with and application of HI standards for his or her entire professional field with regard to policy, processes and tools;
2. LOCAL ADAPTATION: adapts and contextualizes these standards to meet local conditions and regulations;
3. INTERNAL CONTROL: supervises internal control in his or her fields of activity;
4. ACCOUNTABILITY: guarantees compliance with and the application of internal rules and the rules of institutional donors in his or her fields of activity

 Mission 4 : Operational implementation of logistics 

4.1 Diagnostic phase – Contextual analysis: 

1. Identifies regulatory requirements (donors, transport, customs, etc.);
2. Analyses the logistics context of the country/area of intervention (evaluation of logistics capacities, table of logistics problems, ICQ, Log performance);
3. Evaluates the capacities of available and mobilisable resources (human and material) in the country / area of intervention;

 4.2 Design phase – Resources planning: 

1. Designs a logistics chain adapted to the country / area of intervention (costs, quality, deadlines);
2. Contributes to establishing the activity schedule for the programme / area of intervention
3. Helps to define the material resources necessary for ensuring the feasibility of the country / area of intervention; ;
4. Defines the impact of logistics needs on the budget of the country / area of intervention (logistical support):
5. Defines the impact of the requirements of the projects in the country / area of intervention on the budget;
6. Anticipates derogations;
7. Structures the human resources concerned by logistics.

 4.3 Launch phase – Procurement planning 

1. Defines the procurement plan and purchasing strategy;
2. Leading/demonstrating the role Supply part in his area of Responsibility  by Controlling Supply plan of his Base for different donors, by increasing close coordination/communication/follow up with Project managers/for anticipation/planning and alerting them on different grant and risk of not completion of procurement during agreed timeline with donors.
3. Ensure the management, implementation and follow up on different Supply & Procurement standards of HI Ukraine with a support form from Country Logistics Manager.
4. Responsible for ensuring Supply & Procurement “CONTROL & ACCOUNTABILITY” and identify gaps, propose gaps in addressing them and guarantees compliance with and the application of internal rules and the rules of institutional donors in his or her fields of activity.
5. Responsible for putting in place & implementation of all HI Standards Supply tools (Procurement Plan + Supply Plan+ Resource) according to Ukraine Contexts with Country Logistics Manager /Project Managers of different Sectors of program.

 Mission 5 : Facilitates the Logistics profession’s development on his or her programme and contributes towards the development of the Logistics profession across the organization 

1. Facilitates the development of the logistics profession in his or her geographical area and contributes towards the development of the Logistics profession across the organization
2. Contributes towards the facilitation of the profession’s development at the organization’s global level (community of practice);
3. Helps to develop a pool of local talent (holds technical interviews with the candidates and formulates recommendations; identifies training requirements).
4. Facilitates the development of the logistics profession in his or her geographical area ;
5. Contributes towards the facilitation of the profession’s development at the organization’s global level (community of practice)
6. Helps to develop a pool of local talent (holds technical interviews with the candidates and formulates recommendations; identifies training requirements).

 Mission 6 : Emergency Preparedness and Response Responsibilities 

1. Leads the emergency preparedness actions in his/her department and, in case of emergency, reorganizes the priorities of his/her team according to the humanitarian imperative, in order to ensure HI’s quick and efficient respons

 PROFILE SOUGHT/OTHER SKILLS

• Minimum 2 year of working experience in the same position in international context (mandatory)
• Good communication verbal and written skill upwards & downwards. 
• Proven experience of Humanitarian overall Humanitarian Logistics Management 
• High skill of Diplomacy in managing team and dealing with other Colleagues.
• Give attention to details in his working business and relationship with other colleague.
• Excellent management skill, 
• Ability to adapt to a very new and complex context (Ukraine)

WORKING CONDITIONS:

Contract: Employment contract (according to Ukrainian legislation) Fixed-Term

Type of employment: Full-time

Benefits Package:

• 30 calendar days for annual leaves 
• 12 days of internal wellbeing paid leaves annually (pro-rata)
• Medical Insurance for HI staff and one dependent (tax paid by HI)
• Individual counselling sessions for HI staff
• Relocation package might be granted for the managerial positions and key positions if needed 
• Relevant supportive measures for person with disabilities (if needed)

By submitting the CV application, the applicant gives his/her consent to the processing of his/her personal data (in accordance with the legislation of Ukraine).

EQUAL OPPORTUNITY

HI is an equal opportunity employer. We value diversity and we are committed to creating an inclusive environment based on mutual respect for all employees. We do not discriminate on the basis of age, sex, disability status, religion, ethnic origin, colour, race, marital status, or other protected characteristics. 

All interested candidates irrespective of age, sex, disability status, religion, ethnic origin, colour, race, marital status, or other protected characteristics are encouraged to apply for the vacancy.

If you have a disability and require any special arrangements to assist you during the interview, please inform us with the necessary details.

Handicap International has clear institutional policies on "Child Protection", "Anti-fraud, Bribery and Corruption", "Disability, Gender and Age" and "Protection of Beneficiaries from Sexual Exploitation, Abuse and Harassment”. It is therefore mandatory for all staff to commit themselves to respect, uphold and promote these policies, and to sign the HI Code and Conduct. 

_______________________________________________________________________________________

Менеджер з постачання та господарства (Північно-Східний регіон)

ЛОКАЦІЯ: Харків

ПРОГРАМА: Україна 

ВАЖЛИВО: Розглядатимуться лише резюме, надіслані англійською мовою.

Контекст місії   

З початком війни, НІ створила програму для України. Узгоджуючи свою діяльність з пріоритетами Екстреного заклику про допомогу Україні та Регіонального плану реагування на потреби біженців, НІ має наступні основні напрямки роботи: 

• Фізичне та психічне здоров’я: НІ має на меті покращити доступ до якісних послуг з фізичної реабілітації, психічного здоров’я та психосоціальних послуг (ПЗПСП) для вразливих верств населення, що постраждали від конфлікту. 
• Захист населення: Враховуючи масштаб гуманітарних потреб і потреб у захисті, НІ проводить втручання на різних рівнях, щоб забезпечити вразливим групам населення, які постраждали від конфлікту, доступ до міжсекторальних послуг, відповідно до їхніх потреб. Крім того, НІ прагне сприяти інклюзивному гуманітарному реагуванню з урахуванням потреб людей з інвалідністю. 
• Зменшення збройного насильства: Нещодавні та поточні атаки загострили проблему забруднення території України вибухонебезпечними предметами (ВНП). У зв’язку з цим НІ застосовує багатовекторний підхід до інформування про ризики, пов’язані з ВНП, а також до забезпечення готовності та захисту у випадку конфлікту, цей підхід може бути адаптований до мінливого контексту. 
• Базові потреби: для задоволення найгостріших потреб переміщених домогосподарств, яких прийняло місцеве населення, або які проживають в колективних умовах, НІ надає гігієнічні та непродовольчі набори, використовуючи різні способи надання допомоги, включаючи виплати в натуральній та/або грошовій формі. 
• Логістика між гуманітарними організаціями (ATLAS Logistique): Щоб сприяти доставці гуманітарної допомоги якомога ближче до найбільш постраждалого населення, НІ пропонує іншим гуманітарним організаціям взаємні послуги зі зберігання та транспортування – з особливим акцентом на «транспортування останньої милі» (до кінцевого пункта призначення). 

ЗАВДАННЯ/КОНКРЕТНІ ОБОВ’ЯЗКИ 

Підпорядковуючись менеджеру з логістики в країні, менеджер з постачання та господарства забезпечує ефективне управління логістичними ресурсами для країни або регіону, за який він/вона відповідає. 

Він/вона є контактною особою для менеджера з логістики в країні і, таким чином, інформує його/її про будь-які проблеми, що належать до його/її компетенції, та пропонує шляхи їх вирішення. 

Бере активну участь у поетапній реорганізації НІ на місцях в рамках проекту ROOTS. Він/вона є ключовим гравцем у розгортанні та впровадженні логістичних стандартів НІ, які полягають у переосмисленні позиціонування логістики в НІ та ствердженні принципу професійного розвитку. 

Задача 1: Управління  

1. Менеджер як зразок для наслідування: втілює цінності НІ на щоденній основі. 
2. Менеджер як коуч: розуміє стратегію, чітко формулює її, переводить її в операційні логістичні цілі для своєї команди, та керує необхідними змінами. Надає сенс кожній управлінській дії. Заохочує обмін практичним досвідом між відділами та всередині відділів. Заохочує інновації та прийняття ризиків. 
3. Операційний менеджер: організовує оперативне управління своєю командою, структурує роботу навколо визначених завдань. 
4. Лінійний менеджер та коуч: сприяє розвитку своїх співробітників, створюючи умови для їхньої відданості, професіоналізму та прив’язаності до НІ. Забезпечує дотримання кодексу поведінки, інституційних політик, емоційного благополуччя та очікуваної індивідуальної та колективної підтримки. 

 Задача 2 : Визначає логістичний сектор в операційній стратегії (StratOp) та керує планом дій  

1. Керує логістичною стратегією та функціонуванням через активне просування інституційної політики та директив НІ, а також оптимізацію ресурсів. 
2. Операційна стратегія (STRATOP): сприяє розробці, перегляду та впровадженню операційної стратегії (StratOp) у межах своєї сфери діяльності та географічного регіону, а також відповідно до поставлених цілей; 
3. РИЗИКИ: розробляє та оновлює карту ризиків для своєї зони відповідальності, а також пропонує та впроваджує коригувальні заходи щодо їх зменшення; 
4. ІНЦИДЕНТИ: сприяє підготовці звітів про інциденти у своїй зоні відповідальності та здійснює подальші дії щодо них; 
5. ІНДИКАТОРИ: готує, збирає та аналізує дані в інформаційній панелі логістики для своєї географічної зони; 
6. ПРЕДСТАВНИЦТВО: представляє НІ з питань логістики, що стосуються його/її географічного регіону (наприклад, форуми, оперативні та стратегічні альянси); розвиває місцеві партнерства, необхідні для його/її сфери діяльності. 

 Задача  3 : Впроваджує стандарти НІ та робить внесок у експертизу та підзвітність у межах своєї компетенції:  

1. СТАНДАРТИ: забезпечує дотримання та застосування стандартів у своїй професійній сфері щодо політик, процесів та інструментів; 
2. ЛОКАЛЬНА АДАПТАЦІЯ: адаптує та контекстуалізує ці стандарти відповідно до місцевих умов та правил; 
3. ВНУТРІШНІЙ КОНТРОЛЬ: здійснює внутрішній контроль у своїх сферах діяльності; 
4. ПІДЗВІТНІСТЬ: гарантує дотримання та застосування внутрішніх правил та правил інституційних донорів у своїх сферах діяльності. 

Задача 4 : Оперативна реалізація логістики 

4.1 Етап діагностики – Контекстуальний аналіз:  

1. Визначення регуляторних вимог (донорів, транспортних, митних вимог тощо); 
2. Аналіз логістичного контексту країни/території втручання (оцінка логістичних можливостей, таблиця логістичних проблем, ICQ, Журнал продуктивності). 
3. Оцінка можливості наявних і потенційних ресурсів (людських і матеріальних) у країні/регіоні втручання; 

 4.2 Етап проектування – Планування ресурсів:  

1. Розробляє логістичний ланцюг, адаптований до країни/території втручання (витрати, якість, терміни); 
2. Сприяє створенню графіка діяльності для програми/території втручання;  
3. Допомагає визначити матеріальні ресурси, необхідні для забезпечення доцільності втручання в країні/зоні втручання;
4. Визначає вплив логістичних потреб на бюджет країни/території втручання (матеріально-технічна підтримка);
5. Визначає вплив вимог проектів в країні/території діяльності на бюджет країни/зони втручання; 
6. Передбачає відхилення від вимог; 
7. Структурує кадрові ресурси, задіяні в логістиці. 

4.3 Етап запуску – планування закупівель  

1. Визначає план постачання та стратегію закупівель; 
2. Виконує/демонструє роль відділу постачання у своїй зоні відповідальності, контролюючи План Постачання своєї бази для різних донорів, посилюючи тісну координацію/комунікацію/контроль з керівниками проектів для прогнозування/планування та інформування їх про різні гранти та ризики не завершення закупівель протягом узгодженого з донорами терміну.  
3. Забезпечує управління, впровадження та контроль за дотриманням різних стандартів постачання та закупівель НІ в Україні за допомогою форми підтримки від менеджера з логістики в країні. 
4. Відповідає за забезпечення «КОНТРОЛЮ ТА ПІДЗВІТНОСТІ» у сфері постачання та закупівель, виявляє прогалини, пропонує шляхи їх усунення та гарантує дотримання і застосування внутрішніх правил та правил інституційних донорів у своїх сферах діяльності. 
5. Відповідає за впровадження та реалізацію всіх інструментів постачання за стандартами НІ (План закупівель + План постачання + Ресурси) відповідно до контексту України разом з менеджером з логістики в країні/керівниками проектів різних секторів програм. 

 Задача 5: Сприяє розвитку професії логіста в своєму відділі та робить внесок у розвиток професії логіста в організації.  

1. Сприяє розвитку професії логіста у своєму географічному регіоні та робить внесок у розвиток професії логіста в організації; 
2. Сприяє розвитку професії на глобальному рівні організації (спільні практики); 
3. Допомагає розвивати пул місцевих талантів (проводить технічні співбесіди з кандидатами та формулює рекомендації; визначає вимоги до навчання). 

 Задача 6 : Обов’язки щодо готовності до надзвичайних ситуацій та реагування та них  

1. Керує заходами з готовності до надзвичайних ситуацій у своєму відділі та, у разі виникнення надзвичайної ситуації, реорганізовує пріоритети своєї команди відповідно до гуманітарного імперативу, щоб забезпечити швидке та ефективне реагування НІ. 

   НЕОБХІДНІ КОМПЕТЕНЦІЇ/ІНШІ НАВИЧКИ: 

• Мінімум 2 роки досвіду роботи на аналогічній посаді в міжнародному середовищі (обов’язково) 
• Хороші навички вертикальної комунікації на усному та письмовому рівні.  
• Підтверджений досвід управління гуманітарною логістикою в цілому.  
• Високі навички дипломатії в управлінні командою та роботі з іншими колегами. 
• Приділення уваги деталям у своїй робочій діяльності та відносинах з іншими колегами. 
• Відмінні управлінські навички 
• Здатність адаптуватися до нового і складного контексту України. 

УМОВИ РОБОТИ

Контракт: Трудовий договір (згідно законодавства України) Строковий 

Тип зайнятості: Повна зайнятість

Переваги:

• 30 календарних днів щорічної відпустки
• 12 днів щорічної оплачуваної відпустки для гарного самопочуття (пропорційно відпрацьованому часу)
• Медичне страхування для співробітників HI та одного члена сім'ї (додаток сплачує HI)
• Індивідуальні психологічні консультації для співробітників HI
• Релокаційний пакет може бути наданий для керівних посад і ключових посад, якщо це необхідно
• Відповідні заходи підтримки для людини з обмеженими можливостями (за потреби)

МОЖЛИВОСТІ

HI є роботодавцем рівних можливостей. Ми цінуємо різноманітність і прагнемо створити інклюзивне середовище, засноване на взаємній повазі до всіх співробітників. Ми не дискримінуємо за віком, статтю, інвалідністю, релігією, етнічним походженням, кольором шкіри, расою, сімейним станом чи іншими захищеними ознаками.

Усім зацікавленим кандидатам, незалежно від віку, статі, інвалідності, релігії, етнічного походження, кольору шкіри, раси, сімейного стану чи інших ознак, заохочуємо подати заявку на вакансію.

Якщо ви маєте інвалідність і потребуєте будь-яких особливих заходів для допомоги під час співбесіди, будь ласка, повідомте нам необхідні деталі.

Handicap International має прозорі інституційні політики щодо «Захисту дітей», «Протидії шахрайству, хабарництву та корупції», «Інвалідність, Стать і вік», а також «Захист бенефіціарів від сексуальної експлуатації, знущання та домагань». Вони є обов’язковими для виконання усіма співробітниками, які зобов’язані поважати, підтримувати та просувати ці політики, а також підписати «Кодекс поведінки» HI.

Подаючи резюме, претендент надає згоду на обробку його персональних даних (відповідно до законодавства України.