обслуговування офісних приміщень компані Забезпечення якісного сервісного обслуговування офісних приміщень (в підпорядкуванні 3 офіси та три складських приміщення)• Управління роботою відділу (7 осіб) планування, контроль адміністративного бюджету.• Організація офісного простору співробітників• Ведення проектів щодо перепланувань офісних приміщень та координація з замовником• Організація своєчасного надання замовникам господарських, клінінгових та інших адмін. послуг• Проведення тендерів, підписання контрактів, ведення підрядників.• Закупівля офісного обладнання, меблів, хозтоваров, канцтоваров, тощо.• Організація роботи офісу під час воєнного стану.• Впровадження нових стандартів та адаптація в офісі комбінованого режим праці

• Составление и ведение административного бюджета (от 1,8 до 2 миллионов грн в год);
• Написание и актуализация политик , процедур, составления отчетности.
• Координация и контроль административной команды (до 15 человек)
• Обеспечение работы инфраструктуры предприятия, закупка ТМЦ и услуг (канцтовары, хозтовары, бытовая техника, спец.одежда и прочее), работа с поставщиками и подрядными организациями, контроль за расходование
• Подготовка отчетов о закупках и анализ затрат для облегчения процесса принятия решений.
• Мониторинг изменений, влияющих на спрос и предложение, отслеживание условий продаж, ценовых тенденций и рыночных колебаний в рамках назначенных категорий товаров и услуг.
• Профессиональное сопровождение тендерных процессов и документации, оптимизация затрат.
• Сотрудничество с поставщиками и подрядчиками, разработка и утверждение финансовых планов и бюджетов проектов в рамках персональной ответственности (более 20 специализированных поставщиков с ежегодными контактами, более 100 разовых контрактов), анализ поставщиков, менеджмент. существующей базы данных поставщиков, включая инструмент оценки поставщиков.
• Решение текущих организационных вопросов (организация рабочих мест/заказ мебели, техники, необходимого оборудования) .
• Организация контроля, обслуживания и поддержания надлежащего состояния помещений офиса/офисного здания (Офис - 3 000 м.кв.)
• Работа с компаниями предоставляющими услуги по уборке помещений, работе в столовой и т.д.(Организация и контроль работы технического персонала (до 40 сотрудников), состоянием уборочной техники, качеством предоставляемых услуг, оформлением и проведением ежемесячных платежей).
• Разработка планов текущих и капитальных ремонтов предприятия, работ по благоустройству, озеленению территории предприятия (около 900 м.кв.), праздничному оформлению офисных зданий и т.д.
• Подготовка и утверждение инвестиционных проектов в соответствии с процедурами компании, формирование бюджетов, подготовка ТЗ, проведение тендеров, мониторинг реализации проектов. (были реализованы 4 проекта, стоимостью от 2 до 5 миллионов грн., готова предоставить портфолио)
• Организация локальных и выездных корпоративных мероприятий (обучение, тимбилдинги, корпоративы...(от 3 до 10 мероприятий в год)
• Работа с государственными органами (налоговые службы) - подготовка отчетов, заказ акцизных марок, взаимодействие с гос.структурами на получение разрешительных документов.
• Контроль за состоянием наружной рекламы (баннеров/вывесок/флагов/прочей символики на здании и в помещениях).

Организация, планирование и контроль строительства торгового центра (проект)

• Участие в проектах по строительству/ремонту офиса, подписание/ведение контрактов, разработка проекта, контроль за проведением строительных работ, организация переезда офиса.
• Разработка и осуществление дизайна офисного помещения в соответствии со стандартами компании (площадь - 2500 м.).
• Формирование политик и процедур в области административного управления. Ознакомление новых сотрудников с офисными процедурами (Политики фирмы)
• Руководство хозяйственной деятельностью: решение вопросов хозяйственного, материально-технического обеспечения (обеспечение офиса всеми необходимыми расходными материалами), вопросов по эксплуатации офиса, общих вопросов.
• Контроль за техническим обслуживанием офиса. Лизинг и обслуживание офисной техники.
  
• Управление деятельностью по обеспечению жизнедеятельности офиса.
  
• Организация проведения инвентаризаций: контроль учета, перемещения, хранения товарно-материальных ценностей и основных средств.
• Составление бюджета административной деятельности компании, контроль и ведение отчетности об использовании средств.
• Исследование рынка и развитие контактов с производителями и поставщиками.
• Заказ продукции с корпоративной символикой (сувенирная продукция, канцелярские товары и т.д.).
• Подписание контрактов с поставщиками, отслеживание сроков договоров, проведение бух. документов.
• Полное обслуживание клиентского архива, ведение архивной базы.Работа с архивной компанией (Подписание договоров, контроль за хранением, уничтожением конфиденциальной документации.)
• Организация и проведение общественных и социальных мероприятий (митинги, собрания, неофициальные встречи, корпоративные праздники...)
• Контроль за использованием логотипа в соответствии с корпоративными стандартами.
• Наружная реклама - полный цикл (разработка проектов, получение разрешительной

документации, контроль за изготовлением и размещением).

• Административная поддержка офиса
• Осуществления закупок (чай/кофе/вода/расходные материалы)
• Участие в маркетинговых проектах(разработка макетов/реклама/продвижение рекламы)

• Ведение клиентского архива