обслуговування офісних приміщень компані Забезпечення якісного сервісного обслуговування офісних приміщень (в підпорядкуванні 3 офіси та три складських приміщення)

• Управління роботою відділу (14 осіб) планування, контроль адміністративного бюджету.

• Організація офісного простору співробітників• Ведення проектів щодо перепланувань офісних приміщень та координація з замовником

• Організація своєчасного надання замовникам господарських, клінінгових та інших адмін. послуг

• Проведення тендерів, підписання контрактів, ведення підрядників.

• Закупівля офісного обладнання, меблів, хозтоваров, канцтоваров, тощо.

• Організація роботи офісу під час воєнного стану. (оформлення та наповнення відповідно до норм бомбосховища)

• Впровадження нових стандартів та адаптація в офісі комбінованого режим праці.

• Пошук нових приміщень, робота з орендодавцями.

• • Складання та ведення адміністративного бюджету (від 1,8 до 2 мільйонів грн на рік);
• • Написання та актуалізація політик, процедур, складання звітності.
• • Координація та контроль адміністративної команди (до 15 осіб)
• • Забезпечення роботи інфраструктури підприємства, закупівля ТМЦ та послуг (канцтовари, господарські товари, побутова техніка, спецодяг та інше), робота з постачальниками та підрядними організаціями, контроль за витрачанням
• • Підготовка звітів про закупівлю та аналіз витрат для полегшення процесу прийняття рішень.
• • Моніторинг змін, що впливають на попит та пропозицію, відстеження умов продажу, цінових тенденцій та ринкових коливань у межах призначених категорій товарів та послуг.
• • Професійний супровід тендерних процесів та документації, оптимізація витрат.
• • Співпраця з постачальниками та підрядниками, розробка та затвердження фінансових планів та бюджетів проектів у рамках персональної відповідальності (понад 20 спеціалізованих постачальників із щорічними контактами, понад 100 разових контрактів), аналіз постачальників, менеджмент. існуючої бази даних постачальників, включаючи інструмент оцінки постачальників.
• • Вирішення поточних організаційних питань (організація робочих місць/замовлення меблів, техніки, необхідного обладнання) .
• • Організація контролю, обслуговування та підтримки належного стану приміщень офісу/офісної будівлі (Офіс – 3 000 м.кв.)
• • Робота з компаніями, що надають послуги з прибирання приміщень, роботи в їдальні та ін.
• • Розробка планів поточних та капітальних ремонтів підприємства, робіт з благоустрою, озеленення території підприємства (близько 900 м.кв.), святкового оформлення офісних будівель тощо.
• • Підготовка та затвердження інвестиційних проектів відповідно до процедур компанії, формування бюджетів, підготовка ТЗ, проведення тендерів, моніторинг реалізації проектів. (були реалізовані 4 проекти, вартістю від 2 до 5 мільйонів грн., готова надати портфоліо)
• • Організація локальних та виїзних корпоративних заходів (навчання, тімбілдінги, корпоративи…(від 3 до 10 заходів на рік)• Робота з державними органами (податкові служби) – підготовка звітів, замовлення акцизних марок, взаємодія з державними структурами на отримання дозвільних документів.• Контроль за станом зовнішньої реклами (банерів/вивісок/прапорів/іншої символіки на будівлі та приміщеннях).

Організація, планування та контроль будівництва торгового центру (проект)

• Складання бюджету адміністративної діяльності компанії, контроль та ведення звітності про використання коштів.

• Формування політик та процедур у галузі адміністративного управління. Ознайомлення нових співробітників із офісними процедурами (Політики фірми)

• Керівництво господарською діяльністю: вирішення питань господарського, матеріально-технічного забезпечення (забезпечення офісу всіма необхідними витратними матеріалами)

• Дослідження ринку та розвиток контактів з виробниками та постачальниками.

• Підписання контрактів із постачальниками, відстеження термінів договорів, проведення бух. документів.

• Контроль за технічним обслуговуванням офісу.

• Забезпечення життєдіяльності офісу.

• Організація проведення інвентаризацій: контроль обліку, переміщення, зберігання товарно-матеріальних цінностей та основних засобів.

• Участь у проектах будівництва/ремонту офісу, підписання/ведення контрактів, розробка проекту, контроль за проведенням будівельних робіт, організація переїзду офісу.

• Розробка та здійснення дизайну офісного приміщення відповідно до стандартів компанії (площа – 2500 м.).

• Замовлення продукції із корпоративною символікою (сувенірна продукція, канцелярські товари тощо).

• Організація та проведення громадських та соціальних заходів (мітинги, збори, неофіційні зустрічі, корпоративні свята...)

• Зовнішня реклама – повний цикл (розробка проектів, отримання дозвільної документації, контроль за виготовленням та розміщенням).

Адміністративна підтримка офісу

Здійснення закупівель (чай/кава/вода/витратні матеріали)

Участь у маркетингових проектах (розробка макетів/реклама/просування реклами)

Ведення клієнтського архіву