Фахівець/чиня із закупівель ремонтних робіт

Київвул. Григорія Сковороди, 21/16

В офісі/на місці

Повна зайнятість

ЗАГАЛЬНА ІНФОРМАЦІЯ

БФ «Право на захист» (далі - Фонд) — це лідер сектору в захисті людей, які постраждали від війни, ветеранів, біженців та осіб без громадянства. Ми прагнемо відновлення й інтеграції для тих, кому допомагаємо. Наша команда захищає права людей і впливає на те, щоб закони й рішення в Україні й світі ставали справедливішими. Ми активно розвиваємо мережу партнерів для локалізованої підтримки тих, хто цього потребує. Фонду — 13 років. Сьогодні команда БФ «Право на захист» налічує близько 1 200 спеціалістів. Географія: 22 області України, а також представництво в Польщі. З початку повномасштабного вторгнення допомогу отримали понад 3 300 000 людей. Наша робота отримала визнання на національному рівні: у 2024 році Фонд здобув перше місце в конкурсі «Благодійна Україна» в номінації «Всеукраїнська благодійність», увійшов до топ-10 рейтингу Forbes Україна «50 найкращих благодійних організацій» та посів 9-те місце в рейтингу доброчесності благодійних фондів України.

У межах проєктів, пов’язаних із ремонтом та відновленням об’єктів, Фонд організовує закупівлі робіт і супровід підрядників для забезпечення безпечних, якісних і своєчасних рішень для бенефіціарів та партнерських установ. Такі закупівлі вимагають не лише сильної закупівельної функції, а й глибокого розуміння специфіки ремонтних робіт, кошторисної документації, технічних вимог, ринку підрядників, контрактування та контролю виконання договорів.

МЕТА ПОСАДИ

Забезпечити повний та якісний цикл закупівель ремонтних робіт у проєктах Фонду, від планування потреб і підготовки тендерної документації до контрактування, супроводу виконання договорів і оцінки підрядників, із дотриманням внутрішніх політик Фонду, вимог донорів, принципів доброчесності, конкуренції, value for money та повної готовності до аудиту.

ЗАГАЛЬНА РОЛЬ

Фахівець із закупівель ремонтних робіт відповідає за категорію закупівель робіт, пов’язаних із поточним, капітальним або відновлювальним ремонтом об’єктів, а також за пов’язані послуги і супровідні закупівлі, якщо вони входять до пакета закупівлі. Посада передбачає щоденну взаємодію з внутрішніми замовниками, інженерами з ремонтних робіт, інженерами-кошторисниками, фінансовою та юридичною командами, а також із підрядними організаціями та постачальниками.

Посада не підміняє технічний нагляд або кошторисну функцію, але вимагає впевненого розуміння технічної і кошторисної логіки ремонтного проєкту, достатнього для якісної організації тендеру, оцінки пропозицій, формування договірного пакета, ведення ділових переговорів і контролю договірної дисципліни.

КЛЮЧОВІ ОБОВ’ЯЗКИ

1. Планування та організація закупівель ремонтних робіт

Планувати закупівлі ремонтних робіт у координації з програмними командами та внутрішніми замовниками, з урахуванням строків проєкту, сезонності, логістики, доступу до об’єктів, безпекових обмежень та бюджетних лімітів.
Приймати участь у формуванні закупівельної стратегії для ремонтних робіт та пов’язаних послуг з урахуванням ринку, складності об’єкта, строків мобілізації підрядника, ризиків виконання та вимог донорів.
Брати участь у визначенні доцільної моделі закупівлі для робіт: одним лотом чи кількома лотами, з поділом за об’єктами, регіонами, видами робіт або етапами виконання.
Завчасно визначати критичні контрольні точки закупівлі: підготовка дефектних актів, відомостей обсягів робіт, кваліфікаційних критеріїв, графіка тендеру, договірного пакета та строків старту робіт.

2. Підготовка тендерної документації по роботах

Організовувати збір і перевірку повноти вхідного пакета документів для запуску закупівлі робіт, зокрема технічного завдання, дефектного акта, кошторисної документації, відомості обсягів робіт, креслень, специфікацій, календарних очікувань, вимог до гарантій та приймання.
Формувати тендерну документацію так, щоб вона була зрозумілою, повною, недискримінаційною та придатною для порівняння пропозицій на єдиній основі.
Розробляти кваліфікаційні вимоги до підрядників для ремонтних робіт, зокрема щодо аналогічного досвіду, персоналу, технічної спроможності, матеріально-технічної бази, дозволів, ліцензій, фінансової спроможності та досвіду роботи в конкретних регіонах або умовах.
Включати до тендерного пакета форми технічної і комерційної пропозиції, цінові таблиці, кваліфікаційні форми, проєкт договору, вимоги до графіка виконання робіт, умов оплати, гарантій, штрафних санкцій та підстав для відхилення пропозицій.
За потреби організовувати передтендерні роз’яснення, site visit або інші інструменти, що допомагають учасникам коректно оцінити обсяг і умови виконання робіт.

3. Проведення тендерів і оцінка пропозицій

Проводити закупівельні процедури відповідно до Політики закупівель Фонду та донорських правил, забезпечуючи конкуренцію, прозорість, неупередженість і належний письмовий слід на кожному етапі.
Організовувати публікацію тендерів, роботу з роз’ясненнями до документації, приймання пропозицій, перевірку комплектності пакетів та дотримання дедлайнів.
Координувати технічну й комерційну оцінку тендерних пропозицій разом із залученими членами комітету, технічними фахівцями та іншими уповноваженими особами.
Аналізувати відповідність пропозицій вимогам тендерної документації, кваліфікаційним критеріям, строкам виконання, умовам мобілізації та комерційним умовам.
Ініціювати та документувати запити на уточнення, якщо це дозволено процедурою, без створення переваг для окремих учасників.
Формувати обґрунтовані рекомендації щодо вибору переможця на основі сукупності критеріїв, а не лише найнижчої ціни, із урахуванням технічної прийнятності, ризику зриву строків, реалістичності цін та спроможності підрядника виконати роботи належно.

4. Контрактування та запуск виконання робіт

В координації з юридичним, фінансовим та технічними відділами готувати договірні пакети для підрядних організацій із використанням шаблонів Фонду.
Забезпечувати включення до договорів істотних умов, релевантних для ремонтних робіт: предмет договору, договірна ціна, цінова структура, календарний графік, умови авансування та розрахунків, порядок приймання, вимоги до якості, гарантійні зобов’язання, відповідальність сторін, умови зміни обсягів робіт, штрафні санкції, порядок розірвання та документи, що є невід’ємними додатками.
Перевіряти повноту пакета документів перед підписанням договору та контролювати внутрішній маршрут погодження.
Підтримувати старт контракту: організація kick-off комунікації, підтвердження контактних осіб, фіксація ключових строків, контроль наявності необхідних додатків і вихідних документів.

5. Супровід виконання договорів на ремонтні роботи

Вести договірний супровід підрядників у визначеній частині строків, листування, документального обігу, зміни умов, додаткових угод, рахунків, актів та іншої супровідної документації.
Координувати закупівельну частину процесу виконання договору з інженером, кошторисником, внутрішнім замовником та фінансовою командою.
Контролювати, щоб будь-які зміни обсягів, строків або вартості робіт проходили належне технічне обґрунтування, бюджетне підтвердження, внутрішнє погодження та письмове оформлення до моменту їх оплати або приймання.
За потреби своєчасно ескалювати ризики за договором: затримки мобілізації, недоукомплектованість бригад, підозріло низька або завищена ціна, спроби неформального погодження змін, неповний пакет виконавчої документації, претензії щодо якості чи строків.
Підтримувати комунікацію з підрядниками щодо належного виконання договору, усунення зауважень та дотримання договірної дисципліни.

6. Робота з ринком, підрядниками та внутрішніми стейкхолдерами

Розвивати та оновлювати базу підрядників і постачальників по регіонах, видах ремонтних робіт, категоріях складності та історії співпраці.
Проводити ринковий аналіз для закупівель ремонтних робіт, розуміти типові цінові драйвери, доступність матеріалів, сезонні коливання, дефіцитність робітничих спеціальностей та фактори, що впливають на вартість і строки.
Працювати в тісній зв’язці з інженерами з ремонтних робіт та інженерами-кошторисниками для забезпечення коректного формування предмета закупівлі та реалістичного бюджету.
Консультувати внутрішніх замовників щодо вимог до пакета документів, ризиків некоректного технічного завдання, наслідків зміни обсягу робіт після запуску тендеру та правил комунікації з підрядниками.

7. Оцінка контрагентів, звітність та архів

Проводити перевірку контрагентів відповідно до внутрішніх процедур Фонду, включно з перевіркою репутаційних, санкційних та операційних ризиків.
Документувати та зберігати повний пакет тендерної і договірної документації в електронній та паперовій формі відповідно до правил Фонду.
Після завершення закупівлі або договору приймати участь у проведенні оцінки роботи підрядника та фіксувати висновки для подальших закупівель.
Брати участь у внутрішніх перевірках, аудитах, donor review та підготовці пояснювальних матеріалів по закупівлях ремонтних робіт.
Готувати звітність для керівництва щодо статусу тендерів, проблемних договорів, економії, ризиків і якості ринку.

8. Дотримання політик Фонду та етичних стандартів

Неухильно дотримуватися Політики закупівель Фонду, Інструкції з ведення договірної роботи, процедур оцінки контрагентів, антикорупційних вимог, правил конфлікту інтересів, вимог конфіденційності та політики захисту бенефіціарів.
Підписувати та дотримуватися декларацій про неупередженість, конфіденційність і відсутність конфлікту інтересів.
Забезпечувати, щоб комунікація з ринком, підрядниками та партнерами була професійною, коректною, недискримінаційною та без ризику шкоди бенефіціарам, громадам або репутації Фонду.
Негайно повідомляти про будь-які ознаки шахрайства, змови, тиску, корупційних ризиків або інших порушень, пов’язаних із закупівлями чи виконанням договорів.

КВАЛІФІКАЦІЙНІ ВИМОГИ

Освіта

Вища освіта у сфері будівництва, інженерії, архітектури, економіки, менеджменту, логістики, права або суміжній галузі.
Додаткова освіта або тренінги у сфері закупівель, контракт-менеджменту, будівельного кошторису чи управління проєктами буде перевагою.

Професійний досвід

Не менше 3 років досвіду у закупівлях, із них щонайменше 2 роки саме у закупівлях ремонтних, будівельних або відновлювальних робіт.
Підтверджений практичний досвід проведення тендерних процедур на закупівлю робіт, оцінки пропозицій підрядників, укладення та супроводу договорів підряду.
Практичний досвід роботи з BOQ, дефектними актами, кошторисною документацією, календарними графіками, актами виконаних робіт та договірними додатками.
Досвід взаємодії з інженерами, технічними спеціалістами, кошторисниками, юридичною та фінансовою функціями.
Досвід роботи в гуманітарних, міжнародних, донорських або проєктних організаціях буде суттєвою перевагою.

Професійні знання та навички

Глибоке розуміння повного циклу закупівель робіт: планування, тендер, оцінка, переговори, контрактування, виконання, зміни договору, закриття.
Розуміння специфіки закупівель ремонтних робіт: технічні завдання, BOQ, порівняння цінових таблиць, кваліфікація підрядників, ризики зміни обсягів, строки мобілізації, гарантії та приймання робіт.
Вміння читати та робоче інтерпретувати дефектні акти, локальні кошториси, відомості ресурсів, графіки виконання робіт, акти та супровідну технічну документацію.
Впевнене володіння Excel, Word, Google Workspace. Досвід роботи із закупівельними майданчиками, електронним документообігом і таблицями порівняння пропозицій є обов’язковим.
Здатність якісно готувати тендерну документацію, аналітичні записки, порівняльні таблиці, протоколи та службове листування.
Вільне володіння українською мовою. Робоча англійська буде перевагою.

ОСОБИСТІ КОМПЕТЕНЦІЇ

Висока увага до деталей і дисципліна в документах.
Сильне аналітичне мислення і вміння бачити ризики до того, як вони стають проблемою.
Стійкість у переговорах та вміння тримати професійну позицію без конфліктності.
Вміння працювати в багатофункціональній команді та узгоджувати різні позиції навколо одного рішення.
Самоорганізація, вміння вести кілька закупівель паралельно та тримати дедлайни.
Доброчесність, неупередженість, конфіденційність і готовність працювати в логіці повної підзвітності.

ОЧІКУВАНІ РЕЗУЛЬТАТИ РОБОТИ

Закупівлі ремонтних робіт запускаються вчасно і проходять без процедурних провалів.
Тендерна документація є повною, логічною та придатною для коректного порівняння пропозицій.
Договори з підрядниками містять повний пакет істотних умов і додатків.
Ризики зміни вартості, строків або якості робіт виявляються і ескалюються на ранньому етапі.
Закупівельні справи готові до внутрішнього і зовнішнього аудиту.
Підрядники проходять належну оцінку, а результати співпраці накопичуються для наступних закупівель.

ПІДПОРЯДКУВАННЯ ТА ВЗАЄМОДІЯ

Безпосереднє підпорядкування: Експерт із закупівельної діяльності / Менеджер із закупівельної діяльності.
Тісна взаємодія з: програмними командами, внутрішніми замовниками, інженером з ремонтних робіт, інженером-кошторисником, фінансовим менеджером, юридичним відділом, логістикою, адміністративною функцією та уповноваженими членами тендерних комітетів.

ДОДАТКОВО БУДЕ ПЕРЕВАГОЮ

Досвід закупівель для shelter, rehabilitation, early recovery або інфраструктурних проєктів.
Досвід роботи з договорами підряду та супроводу виконання робіт у кількох регіонах одночасно.
Розуміння базових підходів до охорони праці, безпеки на об’єкті, екологічних і соціальних ризиків у межах договірного супроводу.
Наявність релевантних сертифікатів у сфері закупівель, контракт-менеджменту або будівництва.

МИ ПРОПОНУЄМО

БФ «Право на захист» пропонує успішному кандидату:

контракт до 30 грудня 2026 року з можливістю продовження, що залежить від подальшого фінансування і особистих результатів роботи;
можливість працювати з однією з найсильніших українських правозахисних та гуманітарних НУО;
підтримка та наставництво;
можливість професійного зростання;
теплий та дружній клімат в команді.

ПРОЦЕС ПОДАЧІ ЗАЯВОК

Надіслати резюме та мотиваційний лист на адресу Відправити резюме , зазначивши у темі листа «Фахівець із закупівель ремонтних робіт_Київ» Відповіді будуть направлятися тільки особам, які будуть відібрані для інтерв'ю. Будь ласка, не телефонуйте додатково.

Резюме приймаються до 10 травня 2026 року. Якщо відповідні кандидати будуть визначені достроково, Фонд залишає за собою право завершити процес до цього терміну.

Рекрутер