Accounting Admin (the US logistics)

About us:

Zelh is a fast-growing, passionate outsourcing company.

Our mission is to be the most reliable company by offering and maintaining consistently high-quality services.

We achieve the mission by fostering long-term relationships with customers, employees, and vendors. Personal attention, timely communication, and respect for all people are the basis of our business philosophy!

At this point, Zelh is looking for an
Accounting Administrator to join our team. This role involves managing a variety of administrative and accounting tasks, supporting the team in a dynamic work environment, and playing a key part in building our brokerage's credit reputation. The ideal candidate will be skilled in communication, organized, and capable of handling multiple responsibilities to ensure the smooth operation of our financial and administrative processes.

Key Responsibilities:

• Email/Inbox Management: Organize and manage company emails, respond to inquiries, and follow up as necessary.
• Scheduling/Calendar: Coordinate and maintain schedules, set appointments, and manage calendars for key team members.
• Internal Follow-Ups: Follow up with internal team members on quotes, requests, and other key updates.
• Customer Communication: Handle basic follow-ups with customers via email and phone using HubSpot, ensuring timely and professional communication.
• Carrier Payments & Collections: Manage payments to carriers and ensure timely collection of funds from customers.
• Carrier Relations: Persuade carriers to onboard with us without quick pay fees and 5-star reviews upon successful payment.
• Vendor Document Management: Complete vendor forms and manage document submissions for various contracts.
• Contract Management: Sign vendor documents during customer contract agreements.
• Document Accuracy: Ensure the Operations team submits all necessary documents correctly and on time.
• Report Generation: Run reports for various departments to support data-driven decision-making.
• Credit Building: Support efforts to build the brokerage’s credit rating by negotiating favorable terms with carriers.
• Process Documentation: Create playbooks, Standard Operating Procedures (SOPs), and recordings of current processes for training purposes.
• Support Various Departments: Assist (but not fully responsible) with AP/AR, recruiting, sales, social media marketing, and operations.

Job requirements:

• Experience in managing emails, scheduling, and basic customer communication.
• Basic understanding of AP/AR processes, recruiting, sales, and operations.
• Fluent in English (both written and verbal) – this is essential for effective communication with internal teams, carriers, and customers.
• The US logistics background will be a PLUS.
• Strong organizational and multitasking skills.
• Excellent communication skills, both written and verbal.
• Familiarity with HubSpot or similar CRM tools is preferred.
• Ability to create training materials and process documentation.
• High attention to detail and ability to meet deadlines.

Working conditions:
- Work schedule: Mon-Fri 7:00-4:00 PM EST

- Competitive Salary in USD

- Office or remote mode of work

- 10+ business days of paid time off

- Team building and corporate events

- Equipment provided

- A supportive team

Zelh — це швидкозростаюча аутсорсингова компанія з пристрастю до своєї справи.

Наша місія — бути найнадійнішою компанією, пропонуючи та підтримуючи стабільно високий рівень послуг.

Ми досягаємо цієї мети, розвиваючи довгострокові відносини з клієнтами, співробітниками та постачальниками. Особиста увага, своєчасна комунікація та повага до всіх людей є основою нашої бізнес-філософії!

На даний момент Zelh шукає Адміністратора з бухгалтерського обліку, який приєднається до нашої команди. Ця роль передбачає управління різними адміністративними та бухгалтерськими завданнями, підтримку команди в динамічному робочому середовищі та важливу роль у побудові кредитної репутації нашої брокерської діяльності. Ідеальний кандидат повинен мати гарні комунікативні навички, бути організованим та здатним вирішувати кілька завдань одночасно для забезпечення безперебійної роботи наших фінансових та адміністративних процесів.

Основні обов’язки:

• Управління електронною поштою/вхідною кореспонденцією: організація та управління корпоративною електронною поштою, відповіді на запити та необхідні подальші дії.
• Планування/Календар: координація та підтримка графіків, призначення зустрічей та управління календарями ключових членів команди.
• Внутрішні подальші дії: підтримка комунікації з внутрішніми членами команди щодо запитів, котирувань та інших ключових оновлень.
• Комунікація з клієнтами: здійснення базових подальших комунікацій з клієнтами через електронну пошту та телефон за допомогою HubSpot, забезпечуючи своєчасну та професійну комунікацію.
• Оплата перевізників та стягнення коштів: управління платежами перевізникам і забезпечення своєчасного стягнення коштів від клієнтів.
• Взаємодія з перевізниками: переконання перевізників співпрацювати з нами без швидкої оплати та залишати 5-зіркові відгуки після успішної оплати.
• Управління документами постачальників: заповнення форм постачальників і управління поданням документів за різними контрактами.
• Управління контрактами: підписання документів постачальників під час укладання контрактів з клієнтами.
• Точність документів: забезпечення того, щоб команда з операцій своєчасно подавала всі необхідні документи без помилок.
• Генерація звітів: складання звітів для різних відділів для підтримки прийняття рішень на основі даних.
• Підвищення кредитної репутації: підтримка зусиль щодо підвищення кредитного рейтингу брокерської діяльності шляхом узгодження вигідних умов з перевізниками.
• Документація процесів: створення посібників, стандартних операційних процедур (SOP) та записів поточних процесів для навчальних цілей.
• Підтримка різних відділів: допомога (але не повна відповідальність) у роботі з AP/AR, рекрутингом, продажами, маркетингом у соціальних мережах та операційною діяльністю.

Вимоги до посади:

• Досвід управління електронною поштою, плануванням та базовою комунікацією з клієнтами.
• Базове розуміння процесів AP/AR, рекрутингу, продажів та операційної діяльності.
• Вільне володіння англійською мовою (як письмовою, так і усною) – це є важливим для ефективної комунікації з внутрішніми командами, перевізниками та клієнтами.
• Досвід роботи в сфері логістики США буде перевагою.
• Сильні організаційні навички та здатність до багатозадачності.
• Відмінні комунікативні навички, як письмові, так і усні.
• Знання HubSpot або аналогічних CRM інструментів є бажаним.
• Здатність створювати навчальні матеріали та документацію процесів.
• Висока увага до деталей та здатність дотримуватися термінів.

Умови роботи:

• Графік роботи: з понеділка по п’ятницю, з 7:00 до 16:00 EST.
• Конкурентна заробітна плата в доларах США.
• Можливість роботи в офісі або віддалено.
• 10+ робочих днів оплачуваної відпустки.
• Корпоративні заходи та тімбілдінги.
• Надається необхідне обладнання.
• Підтримуюча команда.

Будемо раді бачити вас у нашій команді!