Payroll Accountant Assistant

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 43 країнах.

JOB PURPOSE 

Manage the administrative follow-up of the national staff, prepare employee salary and process paychecks, maintain payroll files and create reports, ensuring all payroll procedures are in line with governmental laws and ACTED policies, Check the compliance of Ukrainian legislation with payroll procedures.

DUTIES & RESPONSABILITIES

   1. Ensure payroll for national staff

• Collect monthly timesheets and attendance sheets
• Monitor paid and unpaid leaves
• Collecting, calculating, and entering data in order to maintain and update payroll information in payroll software
• Prepare Excel file for employees’ compensation 
• Enter new employees’ data (e.g. bank accounts and tax identification numbers) into internal databases
• Print out payroll documents

   2. Audit response 

• Collaborate with audit team and provide all necessary information/documents/files as per request.

       3. Administration of mission expatriates

• Collect expatriates’ monthly timesheets following policies and procedures
• Ensure follow up of breaks and annual leaves

    4. Support to other HR functions

• Ensure calculation of per diem for national staff for mission trips (domestic and international) as well as reimbursement travel related costs
• Keep national staff files up to date in payroll software
• Assist HR team to manage documentation
• Assist in prepare promotion, re-designation, contract amendment, confirmation, amendments, experience letter, final settlement certificate, contract modification, clearance letter, income certificate, seniority related documents
• Perform other orders of Payroll accountant and HR-manager.

REQUIREMENTS:

EDUCATION: Bachelor’s degree in Finance, Accounting or Economics

PROFESSIONAL EXPERIENCE: Work experience as a Finance Assistant, Accountant, Economist or similar role

SKILLS AND KNOWLEDGE:

• Basic knowledge national labor law & regulations
• Knowledge of basic HR and accountancy operations
• Computer literate with experience of Office, especially Excel, preferably 1C (salary);
• Strong math skills with an ability to spot numerical errors
• Ability to handle confidential information
• Great attention to detail 
• Self-Organizational skills and ability to work with minimum level of supervision
• Basic English (spoken and written).

Увага! Згідно чинного законодавства, при працевлаштуванні військовозобов'язані громадяни України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.
Attention! Per current legislation, individuals subject to military service duty must provide updated military registration documents while being employed.

Ми пропонуємо

• Офіційне працевлаштування;
• Регулярний перегляд зарплат;
• 28 календарних днів відпустки на рік;
• Дружня мультикультурна команда;
• Комфортний офіс у центральній частині міста;
• Кар'єрний ріст;
• Медичне страхування після випробувального терміну (3 місяці).

____________________________________________________________________________________________

“ACTED has a zero-tolerance approach to sexual exploitation, abuse and harassment (SEAH). Please note that any candidate offered a job will sign the Code of Conduct, and related policies, as part of their work contract. Misconduct can lead to dismissal.”