Security Coordinator / КЕРІВНИК ВІДДІЛУ З БЕЗПЕКИ

Premiere Urgence Internationale (PUI) is a non-profit, non-political and non religious humanitarian NGO. PUI started humanitarian intervention in Ukraine in February 2015. The mission's objectives are to improve or restore equitable access to primary health care for the local and displaced population affected by the military conflict and to improve their living conditions by covering their fundamental needs.

Place of work - Kyiv

GENERAL OBJECTIVE

Security Coordinator will effectively implement all appropriate risk management strategies, related to the safety and security, and the protection of staff and assets in mission. Specifically, he/she will be responsible for the management, implementation and oversight of all security operations in support of staff and activities. 

The Security Coordinator position’s major objectives are to properly achieve the following global tasks:

• Security management system: S/he manages and coordinates security operations ensuring that security procedures are implemented and followed as per the Country Security Standard Operating Procedures (SOPs);
• Program implementation: S/he deploys, implements and updates the Security Management System through capacity building, coaching control and safety & security awareness;
• External coordination and representation: S/he develops and maintains sustainable relations with armed forces;
• Evaluation and context monitoring: S/he supports and monitors assessment missions outside the usual areas of intervention.

TASKS AND DUTIES

1. Information and Standard Operations Procedures Management, Coordination and Analysis 

• Task and guide Field Coordinators and Security Managers to conduct security assessments and threat analysis as required, and where necessary provide feedback on proposed mitigation strategies for local specific threats;
• Liaise with Field Coordinators and report to the Head of Mission to ensure that all relevant security information is disseminated in a timely manner to the appropriate offices, their staff and other stakeholders as required;
• Support security teams to develop an effective security plan to support operations. Be able to develop a security plan to support all projects and activities within the Country of Operations;
• Assist in the design and implementation of project related security strategies, security policies/standards and establish a concrete course of action for their implementation and review.

2. Security Management System Deployment through Capacity building and Safety & security awareness 

• Ensure that management staff are following regular training about procedures and policies within the implementation of the program;
• Maintains close links with Logistics, Program Implementation and other key stakeholders to ensure that all projects are implemented with the highest degree of staff safety and security;
• As required and in coordination with the Administration/Finance Coordinator, manage administrative, logistic and budgetary issues related to mission safety and security programs/procedures;
• Provide targeted support and training for security focal points/managers as needed, to build in-country capacity for ongoing security training and awareness activities;
• Provides direction and inputs to program implementation staff on security issues as needed, including travel briefings and country risk details.

3.  Security Incidents Management

• Prepare a Security Incidents and Crisis Response Plan for all likely scenario of security threat;
• Support the Head of Mission in managing and coordinating all security/safety emergency/crisis situation providing a timely and coherent response to incidents as they arise;
• Follow up on security incidents as directed and ensuring reports are generated and sent to HoM;
• Conduct/assist in security investigations as and when required by the HoM.

4.  Liaison with Military, Police, Security and Armed bodies/groups/entities and other humanitarian actors

• Develop, build and constantly maintain a network of interlocutors within the Ukrainian security and armed forces;
• Develop, build and constantly maintain a network of interlocutors within the Ukrainian armed groups wherever relevant;
• Develop, build and constantly maintain a network of interlocutors within the Ukrainian armed forces;
• Liaise with UN agencies, NGOs and other external actors to gain security information and analysis in the region; 

Perform other duties as assigned by the Head of Mission for all issues related to staff Safety and Security.

QUALIFICATIONS:

Education Degree: University degree in geopolitics, political sciences, security management, military tactics and any other related fields with emphasis on organizational development or risk management

Work experience: At least 5 (five) years of progressively responsible experience in NGO environment. Experience in security field is an asset 

Language skills: Fluent in Ukrainian and English 

Knowledge & skills:  

• Proven operational unit or sub-unit command, staff and leadership experience; 
• Excellent skills in information collection and analysis procedures with a view to recognizing potential threats and dangers; 
• An ability to exercise sound and strong management skills in times of crisis and emergencies; 
• Excellent planning and organizational skills; 
• Production of policy and procedure papers supporting project operations in the country of operations; 
• Ability to deal with difficult, often frustrating work situations; 
• A willingness to live and work in insecure environment with potential movement restrictions; 
• Regular field visits to implemented activities are necessary to provide a comprehensive activity reporting; 
• Ability to provide instructions clearly and concisely both orally and in writing. 
• A high sense of discretion and integrity when dealing with sensitive information; 
• High degree of responsibility, initiative, alertness, physical fitness, emotional stability, the ability to prioritize a heavy workload and to delegate accordingly; 
• Professional attitude and the ability to build successful working relationships; 
• Self-motivated, flexible and adaptable to the needs of the team and organization; 
• Strong commitment to support/develop capacity of national staff and developing second layer of leadership 

Computer skills: Good knowledge of Microsoft Office

CONDITIONS

Starting time: January 2025

Place of Work: Kyiv

HOW TO APPLY:

• Interested candidates please submit your resume  in English.
• The test for this position will also be in English. 
• Only shortlisted candidates will be contacted. 

*********************************

Premiere Urgence Internationale (PUI) є некомерційною, неполітичною та нерелігійною гуманітарною неурядовою організацією. ПУІ розпочав гуманітарну інтервенцію в Україну в лютому 2015 року. Цілями місії є покращення або відновлення рівного доступу до первинної медичної допомоги для місцевого та переміщеного населення, яке постраждало внаслідок військового конфлікту, та покращення умов їхнього життя шляхом покриття їхніх фундаментальних потреб.

МЕТА

Керівник відділу з безпеки  покликаний ефективно впроваджувати усі стратегії управління безпековими ризиками та ризиками захисту щодо усіх працівників та майна організації. Зокрема, він/вона відповідатиме за управління, реалізацію та контроль за усіма операціями з підтримки безпеки працівників та напрямків роботи.

Посада Керівника відділу з інформаційної безпеки передбачає досягнення наступних глобальних цілей: 

• Система управління безпекою: Він\вона здійснює управління та координацію за операціями з безпеки, гарантуючи реалізацію та дотримання безпекових процедур відповідно до Стандартних операційних процедур з безпеки (СОП);
• Реалізація програм: Він/вона розвиває, впроваджує та оновлює систему управління безпекою шляхом розвитку професійних навичок команди, наставництва та посилення обізнаності про безпеку;
• Зовнішня співпраця та репрезентація: Він/вона розвиває та підтримує  стійкі зв’язки зі збройними силами;
• Оцінювання та відстеження контексту: Він/вона підтримує та контролює заходи з оцінювання за межами звичайних зон реалізації діяльності.

ЗАВДАННЯ ТА ОБОВ’ЯЗКИ

1.   Управління, координація та аналіз інформації та Стандартних операційних процедур

• Надавати вказівки Керівникам з адміністративно-програмної діяльності та Менеджерам з інформаційної безпеки при проведенні ними оцінки безпекового середовища та аналізу загроз та, за потреби, надавати зворотний зв’язок щодо запропонованих заходів з пом’якшення окремих локальних загроз;
• Співпрацювати з Керівниками з адміністративно-програмної діяльності та звітувати Директору для забезпечення своєчасного поширення актуальної безпекової інформації серед працівників та зовнішніх сторін;
• Надавати підтримку командам Відділу з інформаційної безпеки у створенні ефективного плану безпеки для підтримки операцій. Забезпечити можливість створення безпекового плану для підтримки усіх проєктів та напрямків діяльності, які реалізуються в країні;
• Асистувати у розробці та впровадженні стратегій, політик та стандартів безпеки для окремих проєктів. 

2.   Розвиток системи управління безпекою шляхом посилення професійних навичок та обізнаності про безпеку

• Забезпечувати участь менеджерів у регулярних навчаннях про політики та процедури щодо реалізації програм;
• Підтримувати зв’язки з Відділом логістики, Програмним відділом та всіма залученими сторонами для забезпечення найвищого рівня безпеки працівників під час реалізації проєктів;
• У разі потреби спільно з Керівником з фінансової діяльності вирішувати адміністративні, логістичні та бюджетні питання, пов’язані з безпекою місії та програм;
• Надавати цільову підтримку та проводити навчання для контактних осіб/менеджерів з безпеки для зміцнення можливостей проведення постійних тренінгів та інформаційних сесій з безпеки в країні;
• Допомагати працівникам під час реалізації програм, зокрема, інформуючи їх про процедури переміщення та ризики. 

3.   Управління інцидентами безпеки

• Підготувати План реагування на інциденти безпеки та кризові ситуації для усіх ймовірних сценаріїв загроз;
• Надавати підтримку Директору в управлінні та координації безпековими заходами під час криз/надзвичайних ситуацій вчасно та комплексно реагуючи на них;
• Стежити за інцидентами безпеки та забезпечувати створення та надсилання звітів Директору;
• Згідно із запитом Директора проводити розслідування з питань безпеки/надавати підтримку під час таких розслідувань. 

4.   Підтримка зв’язків з військовими, поліцейськими, безпековими та збройними органами/групами/підрозділами та іншими гуманітарними організаціями

• Розвивати, розбудовувати та постійно підтримувати мережу зв’язків з органами безпеки та збройними силами України;
• За потреби розвивати, розбудовувати та постійно підтримувати мережу зв’язків з українськими збройними формуваннями;
• Розвивати, розбудовувати та постійно підтримувати мережу зв’язків зі збройними силами України;
• Співпрацювати з агентствами ООН, іншими НУО та установами для отримання безпекової інформації та аналізу безпекової ситуації в регіоні; 

Виконувати інші обов’язки стосовно забезпечення безпеки працівників за дорученням Директора. 

КВАЛІФІКАЦІЙНІ ВИМОГИ

Освіта: Диплом про вищу освіту в галузі геополітики, управління безпекою, військової тактики або суміжної спеціалізації, зосередженої на організаційному розвитку або управлінні ризиками

Досвід роботи: Щонайменше 5 років досвіду роботи в НУО. Досвід роботи в секторі безпеки є перевагою 

Знання мов: Вільне володіння українською та англійською мовами

Знання та навички: 

• Управлінський досвід та лідерські якості; 
• Відмінні навички збору та аналізу інформації, вміння розпізнавати загрози та небезпеку; 
• Здатність чітко виконувати управлінські обов’язки в умовах кризи чи надзвичайної ситуації; 
• Відмінні організаційні навички та здатність до планування; 
• Вміння розробляти політики та процедури для підтримки реалізації проєктів; 
• Здатність працювати в складних та неприємних ситуаціях; 
• Можливість жити та працювати в небезпечному середовищі з потенційним обмеженням пересування; 
• Регулярні візити на місця реалізації проєктів для створення комплексної звітності; 
• Вміння надавати чіткі та стислі вказівки письмово та усно. 
• Розсудливість та доброчесність при роботі з конфіденційною інформацією; 
• Відповідальність, ініціативність, уважність, фізичне здоров’я та емоційна врівноваженість, вміння пріоритизувати робочі завдання та належним чином їх делегувати; 
• Професійна етика та вміння комунікувати; 
• Вмотивованість, гнучкість та адаптивність до потреб команди та організації; 
• Відданість підтримці та розвитку професійних навичок місцевих працівників, створення лідерства другого рівня

Володіння ПК: Досвідчений користувач пакету Microsoft Office

УМОВИ

Дата початку: січень 2025

Локація : м. Київ

Робочі дні: з понеділка по п'ятницю

• Зацікавлені кандидати повинні подати своє резюме англійською мовою. 
• Тест та інтерв'ю буде також виключно англійською мовою.
• PUI залишає за собою право проводити співбесіди з кандидатами на постійній основі.