Фахівець з кадрів та адміністрування

Міжнародний Медичний Корпус ніколи не вимагає від кандитатів внесків, платежів або інших грошових операцій. Якщо у зв'язку з працевлаштуванням на роботу у вас вимагають гроші, будь ласка, повідомте про це Міжнародному Медичному Корпусу на сайті для повідомлень про неправомірну поведінку: www.InternationalMedicalCorps.ethicspoint.com. Будь ласка, не надсилайте своє резюме або заявку на цей сайт, вони не будуть розглянуті.

Опис вакансії 

Фахівець з питань управління персоналом та адміністрування забезпечує кадрову та адміністративну підтримку організації. Він/вона відповідатиме за оперативний контроль за ключовими кадровими функціями, включаючи пошук та управління талантами, відносини з персоналом та адміністративну підтримку, нарахування заробітної плати, управління пільгами, підтримку управління ефективністю діяльності тощо.

Для успішного виконання цієї роботи особа повинна бути здатною виконувати кожну основну функцію з розумним пристосуванням або без нього.

ОСНОВНІ ЗАВДАННЯ ТА ОБОВ'ЯЗКИ

Застосовність кожного обов'язку та відповідальності може змінюватися залежно від (1) реалізації проектів програми в країні та (2) її кадрового забезпечення.  

Реалізація проектів програми може бути спрямована на (1) реагування на надзвичайні ситуації на національному або міжнародному рівні або (2) реалізацію проектів розвитку на міжнародному рівні.  

Управління персоналом здійснюватиметься відповідно до проектної діяльності Міжнародного Медичного Корпусу та його поточного представництва в країні. Обов'язки, наведені нижче, є загальними для цього профілю роботи і, відповідно, застосовуються для управління персоналом (1) тільки національними кадрами, або (2) тільки міжнародними кадрами, або (3) як національними, так і міжнародними  кадрами.  

ПРАВЛІННЯ ПЕРСОНАЛОМ ТА АДМІНІСТРУВАННЯ

• Брати участь у перегляді національної кадрової політики та рекомендувати зміни/доповнення/видалення менеджеру з управління персоналом та адміністрування.
• Надавати підтримку програмному та операційному персоналу в інтерпретації кадрових політик і процедур та надавати технічну підтримку з кадрових питань за вказівкою керівника. Співпрацювати з менеджером з управління персоналом та адміністрування над впровадженням стратегічного планування департаменту.
•  Здійснювати регулярні поїздки до проектних офісів для забезпечення належного впровадження кадрових процедур та надавати допомогу/підтримку менеджерам у їхніх потребах. 
• Співпрацювати з менеджером з управління персоналом та адміністрування над впровадженням стратегічного планування департаменту. Здійснювати регулярні поїздки до проектних офісів для забезпечення належного впровадження кадрових процедур та надавати допомогу/підтримку менеджерам у їхніх потребах. 
• Вести бази даних по   компенсаціям та забезпеченню належного ведення трудових книжок в кадрових системах CostPoint та Local HR (Локальна Система Управління Персоналом). 
• Сприяти процесу підбору персоналу та консультувати менеджера з персоналу на кожному етапі підбору, а також готувати регулярні звіти з відстеження процесу підбору персоналу. 
• Гарантувати   справедливість та прозорість процесу набору персоналу, а також  відповідність кадровій політиці та процедурам ММК. 
• Забезпечувати належну орієнтацію для всіх нових співробітників; забезпечувати співпрацю   та координування з іншими відділами задля  цікавої та доброзичливої орієнтації. 
• Консультувати та сприяти процесу звільнення працівників та зберігати документи про звільнення в особовій справі працівника.
• Допомагати регулярно оновлювати організаційні діаграми, вести списки контактів та схеми інформаційних потоків. 
• Допомагати у підготовці трудових договорів та інших обов'язкових документів та гарантувати   їх підписання та заповнення.
• Надавати  допомогу у написанні кадрових листів за необхідності (передачі, просування по службі, підвищення, прийняття відставки та інші). 
• Допомагати у підготовленні виплати при звільненні/ виплати у зв'язку зі скороченням, закриттям підприємства тощо.
• Допомагати менеджменту   з управління персоналом проводити періодичний аналіз плинності кадрів та  метрики   управління  персоналу. 
• Координувати відрядження міжнародного персоналу (маршрут, бронювання квитків). 
• Забезпечувати  гарантію того, що всі особові справи зберігаються в надійному місці та регулярно оновлюються. Також забезпечувати завантаження необхідних документів у спільну хмарну систему (Office 365). 
• Надавати підтримку відділу управління персоналом у забезпеченні своєчасного опрацювання та реєстрації атестаційних листів. – 
• Надавати підтримку керівникам і співробітникам програм у процесі визначення цілей, завершення випробувального терміну або щорічного оцінювання результатів діяльності, забезпечуючи належне документування оцінювання результатів діяльності. – Допомагати керівникам програм у визначенні потреб у навчанні або недоліків у роботі персоналу.
• Підтримувати процес аудиту та дотримання вимог і надає документацію після перевірки відділом управління персоналом
• Брати участь у процесі нарахування заробітної плати за необхідності
  
  Адміністративна Підтримка:
• Організовувати, за необхідності, подачу візових заявок/процедури імміграційного оформлення для міжнародного персоналу. Забезпечувати наявність та своєчасне поповнення витратних матеріалів для офісу та хостелу. Відстежувати рахунки за комунальні послуги для офісу та хостелу, а також договори оренди, щоб забезпечити своєчасну оплату та поновлення. Гарантувати, що співробітники добре координуватимуть свої дії та ефективно виконуватимуть свої обов'язки. 
• Брати участь в організації корпоративних заходів, конференцій, тренінгів тощо.
• Керувати використанням офісних приміщень та бронюванням місць для проживання в хостелі ММК
• Додаткові обов'язки, такі як тимчасове розширення територіальної відповідальності, заміщення вакантних посад на певний період, підміна колег, які перебувають на лікарняному/щорічній відпустці/відрядженні, внутрішнє дублювання посад, будь-які специфічні завдання, пов'язані з організаційними потребами.
• Будь-які інші завдання на вимогу безпосереднього керівника або уповноваженої особи. 
• Виконувати інші обов'язки за призначенням. Обов'язки та відповідальність, перелічені в цьому документі, є репрезентативними для характеру та рівня призначеної роботи і не обов'язково є вичерпними.

МІНІМАЛЬНІ ВИМОГИ

• Як правило, вища освіта в галузі менеджменту, гуманітарних наук, філології або будь-яка інша вища освіта та досвід роботи можуть бути замінені за необхідності.
•  Знання місцевого трудового законодавства.
• Досвід роботи з кадровою інформаційною системою буде додатковою перевагою.
• Знання принципів і процедур найму, відбору, навчання, компенсації та пільг персоналу, проектування робочих місць, трудових відносин і переговорів, а також інформаційних систем управління персоналом.
• Знання та розуміння місцевих стандартів зайнятості.
• Впевнений користувач MS Office та вміння використовувати технології для співпраці.
• Гарні навички управління конфліктами.
• Здатність працювати під тиском.
• Відмінні комунікативні та міжособистісні навички.
• Відмінні навички планування та організації.
• Здатність ефективно працювати та співпрацювати з іншими.
• Здатність зберігати конфіденційність і зміцнювати довіру та повагу.
•  Цілеспрямованість, високо організованість  та уважність до деталей.
• Гнучкість, вміння дотримуватися дедлайнів.
• Вміння працювати в режимі багатозадачності.

Кодекс етичної поведінки

Відповідно до даної посади, людина повинна сприяти та заохочувати культуру комплаєнсу та етики в усій організації та підтримувати чітке розуміння стандартів відповідності Міжнародного Медичного Корпусу та етичних стандартів донорства. Співробітники також несуть відповідальність за запобігання порушення нашого кодексу поведінки та етичних норм, які можуть включати конфлікти інтересів чи етичних норм чи політики безпеки. Якщо ви бачите, чуєте або дізнаєтеся про порушення кодексу поведінки та етичних норм чи політики безпеки, ви зобов’язані про це повідомити.     

Якщо це керівна посада, слід подавати приклад етичної поведінки через власну поведінку та слідкувати за роботою інших; забезпечити, щоб ті, хто звітує перед вами, мали достатні знання та ресурси для дотримання стандартів, викладених у кодексі поведінки та етичних норм; контролювати роботу підлеглих працівників; забезпечити дотримання кодексу поведінки та етичних норм та політики Міжнародного Медичного Корпусу, включаючи політику безпеки та захисту від приниження, знущання та сексуальних домагань на робочому місці, постійно та справедливо; підтримувати працівників, які сумлінно піднімають такі питання або виражають занепокоєння.

Безпека

Усі співробітники несуть спільну відповідальність і зобов'язані охороняти та захищати людей, з якими ми працюємо, зокрема дорослих, які можуть бути особливо вразливими, та дітей. Це включає в себе захист від таких дій з боку наших співробітників або партнерів: сексуальна експлуатація та насильство; експлуатація, нехтування або жорстоке поводження з дітьми, дорослими з груп ризику, ЛГБТ-людьми; і будь-яка форма торгівлі людьми.

Рівні можливості 

Міжнародний Медичний Корпус пишається тим, що надає рівні можливості працевлаштування всім співробітникам і кваліфікованим кандидатам незалежно від раси, кольору шкіри, релігії, статі, сексуальної орієнтації, національного чи етнічного походження, віку, інвалідності чи статусу ветерана.