Керівник відділу закупівель/Procurement Coordinator

Hорвезька рада у справах біженців (NRC) є незалежною, гуманітарною неурядовою організацією, заснованою у 1946 році. Ми надаємо допомогу, захищаємо права та сприяємо розв’язанню проблем біженців, внутрішньо переміщених осіб та інших осіб, які постраждали внаслідок збройного конфлікту.  NRC розпочала свою діяльність в Україні наприкінці 2014 року, підтримуючи людей, які постраждали від конфлікту на сході країни. Зараз ми нарощуємо наші зусилля в Україні та в сусідніх країнах, щоб надати допомогу людям, які змушені покинути свої домівки через війну. 

Ми шукаємо Керівника у відділ закупівель у Основний офіс в країні, який підтримає нашу команду в Києві.

1. Роль та зони відповідальності:
Мета цієї позиції - забезпечити своєчасну та ефективну доставку товарів та послуг, дотримуючись принципів NRC. Координатор закупівель буде очолювати команду по всій країні.

Загальні обов'язки:
- Дотримання політик NRC, рекомендацій та вимог донорів.
- Сприяння реалізації портфеля логістичної функції згідно Плану дій.
- Управління командою.
- Підготовка та розробка звітів.
- Забезпечення належної та вчасної подачі супровідної документації.
- Пропозиції щодо поліпшення логістичної функції.
- Дотримання принципів NRC -  антикорупція, прозорість та ефективність у всіх процесах закупівель.
- Проведення процесів закупівель відповідно до місцевого законодавства та правил NRC.
- Підготовка документів для закупівель відповідно до процедур закупівель NRC.
- Та інші обов'язки за призначенням лінійного менеджера.

Конкретні обов'язки:
- Перевірка та контроль того, що всі закупівлі здійснюються відповідно до логістичних політик, процедур та правил донорів NRC.
- Підготовка договорів з використанням шаблонів NRC Ukraine.
- Супровід підготовки RFQs, тендерів та BID-аналізу для комплексних закупівель.
- Управління прекваліфікацією постачальників послуг та забезпечення дотримання всіх порогових показників закупівель для використання прекваліфікованих постачальників та постачальників послуг.
- Підтримка в отриманні заявок/тендерів та допомога у відкритті та обробці подальших етапів.
- Підготовка запитів на оплату, забезпечуючи точність та повну подачу підтверджуючих документів та належне збереження електронних копій.
- Управління командою, підготовка планів роботи та розвитку, проведення щорічного оцінювання ефективності.
- Підтримання актуальності всіх файлів та документів.
- Перевірка та отримання заявок на закупівлю та ініціювання процесів закупівель відповідно до правил та порогів закупівель NRC.
- Контроль того, що RFQs підготовлені та відправлені протягом узгодженого часу виконання.
- Заповнення та видача замовленнь на купівлю відповідно до правил NRC.
- Перевірка документів закупівель (аналіз тендерних пропозицій, замовлення на купівлю, платіжні документи тощо)
- Перевірка постачальників відповідно до процедур NRC.
- Контроль постачальників та організація доставки матеріалів.
- Підтримка директора із закупівель у проведенні регулярних опитувань ринку для виявлення відповідних та надійних постачальників.
- Регулярне оновлення трекеру закупівель.
- Підтримка асистентів/посадових осіб при прямій закупівлі та узгодження з фінансовою командою.
- Забезпечення підтримки всіх польових офісів в міру необхідності.

2. Компетенції
Професійні компетенції:
- Ступінь бакалавра в релевантній області.
- Мінімум 2 роки досвіду роботи в гуманітарній організації та досвіду в сфері закупівель.
- Попередній досвід роботи в умовах складного та мінливого середовища.
- Рівень англійської Upper Intermediate.

Особистісні компетенції:
- Сильні аналітичні навички.
- Стійкість і здатність працювати в умовах високого ризику.
- Здатність зміцнювати і будувати довіру.
- Високий рівень навичок планування.

Ми пропонуємо:

- Офіційне працевлаштування, трудовий договір до кінця року з можливістю продовження.
- Заробітна плата та умови будуть відповідати умовам зайнятості Норвезької ради у справах біженців.
- Медичне страхування.
- Курси англійської мови.
- 24 робочих дні відпустки.
- Графік роботи 9.00-17.00.

Строк подання заяв - до 18.11.2024. NRC може розглянути заявку кандидата до кінцевого терміну оголошення, тому зацікавленим кандидатам пропонується подати своє резюме якомога раніше.

Ми контактуємо лише з кандидатами, які увійшли у “короткий список” претендентів за результатами відбору.

Ми лишаємо за собою право на власний розсуд зупинити цей конкурс в будь-який момент.

Детальний опис вакансії можна знайти за посиланням

Заявки приймаються лише через сайт до 18.11.2024

NRC HR