Заступник директора із логістики та закупівель/ Deputy Logistic Coordinator (Supply and Procurement)

Будь-ласка, надішліть резюме англійською мовою за формою подачі.

Міжнародна Солідарність (SI) в Україні відкриває зовнішній рекрутмент процес

ПРЕЗЕНТАЦІЯ ОРГАНІЗАЦІЇ

Міжнародна Солідарність (SI) — міжнародна гуманітарна неурядова організація, яка працює понад 40 років і допомагає населенню, постраждалому від збройних конфліктів і стихійних лих, забезпечуючи життєво важливі потреби в їжі, воді та житлі. Зокрема, SI бере участь у боротьбі з хворобами, пов’язаними з небезпечною водою, що є однією з причин смерті у світі. SI надає експертизу у сфері доступу до питної води, покращенні умов санітарії та гігієні, а також у сфері продовольчої безпеки та засобів до існування. Присутні приблизно в двадцяти країнах команди SI — загалом 2000 осіб, які складаються з експатріантів, національного персоналу, постійного персоналу в штаб-квартирі та волонтерів — працюють з професіоналізмом і відданістю, поважаючи культуру.

Міжнародна Солідарність (SI) має намір запобігати та боротися з усіма видами зловживань – усіма актами експлуатації, зловживань та/або сексуальних домагань (ЗСЕН) проти членів спільнот-бенефіціарів, шахрайства, корупції, порушення прав осіб та/або власності, фінансування діяльності, яка завдає шкоди правам людини, – яка може бути здійснена в рамках її втручання. SI реалізує політику нульової терпимості щодо дій ЗСЕН.

Міжнародна Солідарність є справедливим роботодавцем, який зобов’язується виявляти всі форми дискримінації. SI ніколи не  вимагатиме винагороду за участь у процесі найму. 

ОПИС ПОСАДИ

Заступник директора з логістики підтримує координатора з логістики в управлінні логістичними активностями місії в Україні. 

Зокрема, він/вона підтримує виконання невідкладних завдань, допомагає базам і встановлює процедури та інструменти логістики Міжнародної Солідарності. 

Він/вона бере на себе функції координатора з логістики у разі її/його відсутності. 

ОБОВ'ЯЗКИ: 

Управління постачанням:

• Перегляд та моніторинг статусу закупівельних файлів для всіх баз місії в Україні 

• Наглядати за плануванням і графіком закупівель для всіх баз в Україні 

• Брати участь в аналізі закупівельного середовища на національному рівні 

• Оновлювати файли постачальників та прайс-листи 

• Брати участь у контролі процедур закупівель та донорського фінансування 

• Брати участь у складанні таблиці закупівель 

• Забезпечувати здійснення закупівель, переконавшись, що вони відповідають правилам і процедурам організації та/або донорів

• Брати участь у складанні тендерної документації, а також договорів, що потребують узгодження 

• Забезпечувати моніторинг взаємовідносин із постачальниками 

• Бути обізнаним щодо чинного законодавства, митних процедур та документації в Україні  

• Брати участь у моніторингу оцінок закупівель на базах і гарантувати правильність файлів закупівель для всієї місії 

• У співпраці з координатором з логістики брати участь у процесах щодо закупівлі довгострокового обладнання відповідно до стандартів організації і перевіряти їх зі штаб-квартирою 

• Виконувати FRA процес для місії в Україні 

Управління запасами:

• Консолідувати та аналізувати щомісячні інвентаризації запасів, подані всіма базами 

• Забезпечувати дотримання процедур зберігання та використання для місії в Україні 

• Брати участь у консолідації щомісячної оцінки донацій для всіх програм місії 

• Вносити пропозиції щодо перерозподілу матеріалів 

Управління автопарком та транспортуванням:

• Моніторити угоди оренди транспортних засобів 

• Переглядати та пересвідчуватися,  що AOP для оренди транспортних засобів, поданий з усіх баз, відображає фактичне використання 

• Брати участь у складанні та аналізі місячного споживання палива 

• Управляти адміністративною документацією щодо транспорту (контракти, страхування тощо)  

Управління телекомунікаціями та парком обладнання:

• Брати участь у визначенні стратегії поповнення парку з координатором логістики

• Призначати логістичний код всьому обладнанню, що надходить до парку відповідно до процедур організації 

• Брати участь у щомісячному оновленні парку місії 

• Брати участь у збільшенні комунікаційних ресурсів місії відповідно до можливостей і обмежень 

Управління та моніторинг комп'ютерним обладнанням:

• Брати участь у реалізації стратегії резервного копіювання, безпеки даних та антивірусних оновлень 

• Пересвідчуватися, що комп’ютерне обладнання добре обслуговується та використовується належним чином

• У співпраці з координатором логістики та відповідальним за ІТ пропонувати технічну допомогу командам і організовувати навчальні сесії 

Управління персоналом:

• Проводити навчання для колег 

• Проводити оцінку персоналу і брати участь у перевірці ефективності членів команди логістики місії  

• Брати участь в організації регулярних офіційних зустрічей з членами команди 

• Забезпечувати відповідні умови праці та проживання для всіх команд місії 

Безпека:

• Спільно з координаційною командою, брати участь у визначенні ресурсів для впровадження для забезпечення безпеки команд. 

• Проводити навчання командам щодо процедур, пов'язаних з поїздками, зв'язком і безпекою будівлі 

Звітність / капіталізація:

У співпраці з координатором з логістики: 

• Компілювати та аналізувати щомісячні логістичні звіти з баз і надсилати звіти координатору з логістики за заздалегідь визначеним графіком 

• Брати активну участь у складанні пропозицій і фінансових звітів донорів від імені логістики 

• Централізувати інформацію про транспортні компанії, відстані, ціни та методи 

• Пересвідчуватися, що списки цін і постачальників складені, відповідно до чинних вимоги до документації (імпорт-експорт, винятки, податки) 

• Передавати закупівельні файли за виконаними програмами до штаб-квартири відповідно до встановленого графіка 

• Брати участь в архівуванні документів 

ВИМОГИ ДО КАНДИДАТІВ:

Oсвіта: Вища освіта у сфері економіки/логістиці/комерційній діяльності 

Досвід: 5 років у логістиці, і бажано 3 роки в логістиці в гуманітарному секторі 

Знання мов: Вільне володіння українською мовою, Англійська мова – B2 та вище 

Знання IT програм: Windows та Microsoft Office Pack, LINK – як перевага 

Кваліфікація: Досвід роботи в закупівлях обов'язковий 

Особисті якості: Навички ведення переговорів, самоорганізація, менеджмент, дипломатичність, стресостійкість, гнучкість 

УМОВИ ПРАЦІ:

Місце роботи: офіс за адресою: м. Київ, вул. Олеся Гончара, буд. 57Б. Можливі відрядження в Дніпропетровську, Харківську, Миколаївську, Херсонську обл.

Контракт: строковий трудовий договір (згідно українського законодавства)

Вид працевлаштування: повна зайнятість

Заробітна плата: 2380 EUR gross (до оподаткування, виплачується в гривнях, згідно з місячним курсом банку Європейської комісії)

Додатково: відпустка 31 календарний день, додаткові оплачувані відпустки за сімейними обставинами, страхування життя

Будь ласка, надішліть резюме і супровідний лист англійською мовою  за формою подачі резюме. 

Кінцевий термін подання заявок: 20 грудня 2024 року.

________________________________________________________________________________________________ 

SOLIDARITES INTERNATIONAL launches the external recruitment.

PRESENTATION OF THE ORGANIZATION

SOLIDARITES INTERNATIONAL (SI) is an international humanitarian NGO which, for more than 40 years, has been providing assistance to populations affected by armed conflicts and natural disasters by meeting their vital needs for food, water and shelter. Particularly involved in the fight against diseases linked to unsafe water, the first cause of death in the world, SI's interventions provide expertise in the field of access to drinking water, sanitation and hygiene promotion, but also in the essential area of food security and livelihoods. Present in around twenty countries, SI's teams - 2000 people in total made up of expatriates, national staff, permanent staff at headquarters, and a few volunteers - work with professionalism and commitment while respecting cultures.

Solidarites International (SI) is determined to prevent and fight all type of abuse – all act of exploitation, abuse and/or sexual harassment (SEAH) against members of beneficiary communities or collaborators, fraud, corruption, violation of persons and/or property, funding of activities harmful to human rights – that could be perpetrated in the frame of its interventions. SI implements a zero-tolerance policy regarding acts of SEAH.

Solidarites International is an equitable employer committed to find all forms of discrimination. SI will never ask for any remuneration to take part in a recruitment process.

DESCRIPTION OF THE POSITION

The Deputy Logistics Coordinator backs up the Logistics Coordinator in guiding the mission logistics activities. 

In particular, he/she supports the completion of urgent tasks, aids the bases, and sets up Solidarites International procedures and logistics tools. 

He/she takes on the functions of the Logistics Coordinator in case of absence 

RESPONSIBILITIES: 

Supply Management:

• Review and monitoring of procurement files and its status for all bases Ukraine 

• Oversee the procurement planning and schedule for all bases and sub bases in Ukraine 

• Participate in analysis of the purchasing environment at the national level 

• Update the supplier files and price lists 

• Participate to control of SI the purchasing procedures and donors funding 

• Participate to Drawing up a procurement table during the proposal editing process  

• Ensure the implementation of purchases, making sure they are in accordance with SI and/or donors’ rules and procedures 

• Take part in drawing up calls for tender documents as well as contracts necessitating a coordination validation 

• Ensure monitoring of the supplier relationships 

• Review the customs procedures and documentation in force in Ukraine 

• Participate in monitoring the bases’ purchase estimates and ensure that purchasing files are drawn up correctly mission wide 

• Participate in close collaboration with Logistics Coordinator on durable equipment purchasing according to Solidarites International standards and have them validated by the headquarters Desk logistician 

• Execute FRA process for Ukraine mission wide 

Stock management:

• Consolidate and analyze monthly stock inventories submitted by all bases and field bases  

• Ensure compliance with Solidarites International storage procedures and format usage for Ukraine mission 

• Participate in consolidation of the monthly valuation of donations for all mission programs 

• Make reallocation suggestions for remaining materials once a program is completed 

Vehicle fleet management and transportation:

• Monitoring Vehicle Rental Framework Agreement 

• Review and ensure AOP for Vehicle rental submitted from all the bases reflect the actual usage 

• Participate to the compilation and analysis of the monthly fuel consumption 

• Manage the administrative management of vehicle documents (contracts, insurance, etc.)  

Equipment Park / telecommunications management:

• Participate in the strategy definition for replenishing the park with logistics coordinator 

• Assign a logistics code to all equipment entering the park in accordance with SI procedures 

• Participate in the monthly update of the mission park statement 

• Participate in scaling up the mission’s communication resources according to the field capacities and constraints 

Computer equipment management and monitoring: 

• Participating in the implementation of a strategy for backups, data security and anti-virus updates 

• Ensure that the computer equipment is well maintained and used correctly 

• In collaboration with the Logistics Coordinator and IT Responsible, offer technical assistance to the teams and organize training sessions 

Human resource management:

• Brief team members 

• Appraise personnel under direct supervision and participate in performance reviews for mission logistics team members under her/his supervision 

• Participate to Organizing regular formal meetings with team members 

• Ensure good working and living conditions for all mission teams 

Security:

• Together with the coordination team, participating to determine the resources to implement in order to ensure the teams’ security 

• Train teams in the procedures relating to travel, communication and building security 

Reporting / capitalization:

Under the supervision and in close collaboration with logistics coordinator: 

• Compile and analyze monthly logistics reports of the bases and carry out logistics reporting to logistics coordinator on a predefined schedule 

• Be an active participant in drafting proposals and donor financial reports on behalf of the logistics sections 

• Centralize information on transport companies, distances, prices and methods 

• Ensure that price and supplier lists are compiled, along with documentation requirements in effect (import – export, exemptions, taxes) 

• Transmit procurement files for completed programs to headquarters according to the established schedule 

• Participate to the archiving of logistics documents 

PROFILE FORSAKEN

Studies: Higher education in the field of economics / logistics / commercial activity

Experience: 5 years in logistics, and preferably 3 years in logistics in the humanitarian sector

Language: Fluency in Ukrainian, English - B2 and above

IT: Windows and Microsoft Office Pack, LINK as an asset

Qualification: experience in procurement is a must

Soft skills: negotiation skills, self-organization, management, diplomacy, stress resistance, flexibility 

WORKING CONDITIONS 

Place of work: office at the address: Kyiv, Olesia Honchara str., building 57Б, possible business trips to Dnipropetrovsk, Kharkiv, Mykolaiv, Kherson regions

Contract: fixed-term contract (according to Ukrainian legislation)

Type of employment: full-time

Salary: 2380 EURO gross (before the taxation, paid in UAH according to the monthly rate of the bank of the European Commission)

Additionally: paid vacation 31 calendar days, additional paid vacation for family reason, life insurance

Thank to send your application with cover letter in English.

Application closing date: December 20th, 2024.