Grants Coordinator / Координатор з грантів

Hорвезька рада у справах біженців (NRC) є незалежною, гуманітарною неурядовою організацією, заснованою у 1946 році. Ми надаємо допомогу, захищаємо права та сприяємо розв’язанню проблем біженців, внутрішньо переміщених осіб та інших осіб, які постраждали внаслідок збройного конфлікту. NRC розпочала свою діяльність в Україні наприкінці 2014 року, підтримуючи людей, які постраждали від конфлікту на сході країни. Зараз ми нарощуємо наші зусилля в Україні та в сусідніх країнах, щоб надати допомогу людям, які змушені покинути свої домівки через війну. 

У складі загального Програмного підрозділу (PU) NRC Україна, а саме в рамках Підрозділу програмної підтримки (PSU), координатор грантів відіграє ключову роль у забезпеченні високої якості підготовки пропозицій та звітів, ефективного управління грантами та дотримання вимог донорів. Ця посада підтримує координацію процесів розробки пропозицій, звітності та внутрішньої комунікації, сприяючи узгодженості, своєчасності та якості у всіх основних компетенціях (CC) NRC, включаючи інформацію, консультування та юридичну допомогу (ICLA), житло та поселення/WASH, освіту, захист від насильства та грошову допомогу.

Координатор грантів сприяє зміцненню систем та стандартів розробки пропозицій та звітності, забезпечуючи відповідність вимогам донорів та стратегіям NRC, а також сприяючи співпраці між CC та допоміжними функціями для забезпечення добре скоординованого, заснованого на фактичних даних програмування.

Мета посади координатора з грантів полягає у наданні необхідної підтримки з управління грантами менеджеру з питань грантів та керівнику відділу програмної підтримки/керівнику програм для забезпечення реалізації якісних програм відповідно до стратегії регіонального офісу NRC.


Загальні обов'язки:

1.    Дотримання політик, інструкцій та процедур NRC, а також врахування глобальних, регіональних та національних стратегій NRC під час виконання обов’язків, пов’язаних із цією посадою.

1. Координація та підтримка розробки пропозицій для донорів, звітів та поправок, а також забезпечення дотримання вимог донорів та контроль якості.
2. Сприяння загальному контролю та веденню грантів у портфелі, дотриманню вимог донорів, правил та положень, а також внутрішніх і зовнішніх термінів.
3. Забезпечення ведення архівування всіх документів щодо грантів відповідно до політики NRC (у тому числі через базу даних грантів, яка незабаром буде створена).
4. Надання підтримки менеджеру з грантів у постійному підтриманні та вдосконаленні внутрішніх систем управління грантами.
5. Надання внутрішньої служби підтримки з питань, пов’язаних з донорами, включаючи правила та регламенти донорів, а також організація та/або проведення тренінгів щодо правил та регламентів донорів, а також написання пропозицій та звітів.
6. Здійснювати моніторинг та забезпечувати дотримання процесів управління проектним циклом (УПЦ) для призначених грантів, включаючи врахування міжгалузевих елементів програми, фінансових та моніторингово-оціночних структур на всіх етапах УПЦ.
7. Представляти NRC перед відповідними партнерами та донорами відповідно до делегованих повноважень.
8. Захищати права ВПО/поверненців відповідно до стратегії адвокації.
   
   
   
   Конкретні обов'язки:
9.    Відповідно до доручення організовувати наради щодо прийняття рішення про участь у визначених можливостях фінансування та заповнювати контрольний список для прийняття такого рішення.
10. Організовувати наради з планування пропозицій та координувати розробку пропозицій з усіма відповідними колегами та здійснювати відповідні подальші дії, щоб готовий пакет документів можна було своєчасно представити менеджеру з грантів/HoPSU.
11. Налагоджувати позитивні робочі відносини з іншими командами для сприяння та забезпечення ефективної координації та підтримки розробки високоякісних пропозицій, готових до подання донорам, з використанням відповідних інструментів та інструкцій NRC з управління грантами (календар розробки пропозицій, внутрішня логічна матриця, план закупівель, внутрішній інструмент бюджетування тощо).
12. Тісно співпрацювати з фахівцями з основних компетенцій, командами регіональних офісів, підрозділами підтримки програм (MEL, партнерства) та допоміжними підрозділами (наприклад, фінансовим), а також іншими зацікавленими сторонами, включаючи партнерські організації, для складання високоякісних та точних пропозицій.
13. Надавати підтримку NRC у проведенні оцінки належної ретельності, коли та як того вимагає існуючий або новий донор.
14. Надавати підтримку менеджеру з питань партнерства в проведенні організаційних оцінок партнерів-виконавців відповідно до процедур управління грантами NRC та відповідних вимог донорів.
15. Надавати підтримку менеджеру з питань партнерства у розробці субоб’єктів партнерських угод з метою включення відповідних положень донорів.
16. Очолювати координацію та сприяння реалізації багатогалузевих партнерських угод.
    
    
    Грантові угоди:
    
    1. Надавати підтримку менеджеру з грантів у перегляді контрактів з донорами, вказуючи на будь-які моменти, що можуть суперечити процедурам NRC, а також брати участь у переговорах щодо укладення контрактів.
    2.    Спільно з менеджером з грантів у письмовій формі узагальнити основні вимоги щодо звітності та дотримання нормативних вимог (перелік вимог щодо дотримання), включаючи питання, які необхідно порушити на нарадах з відкриття гранту.
    3.    Співпрацювати з колегами з відповідних регіональних офісів, фахівцями з основних компетенцій, оперативними та допоміжними співробітниками, щоб забезпечити організацію та проведення засідань з відкриття гранту протягом 30 днів після активації гранту, а також наявність усіх обов’язкових внутрішніх документів (внутрішня логічна матриця, внутрішній бюджет, план закупівель, робочий план та матриця моніторингу та оцінки).
    
    
    Моніторинг/перегляд проектів та звітність перед донорами:
    
    1.    Координувати та організовувати наради з перегляду проектів за участю відповідних регіональних офісів та співробітників, що відповідають за ключові компетенції, з метою забезпечення узгодженості, належного виконання та дотримання графіку реалізації проектів. Це передбачає глибоке розуміння проекту та вимог донорів, що дозволяє своєчасно виявляти проблеми.
    2.    Повідомляти відповідальних за фінанси та бюджет про критичні фінансові проблеми, такі як недовикористання або перевитрата коштів, та надавати письмові підтвердження після усних обговорень.
    3.    Складання повідомлень для донорів з метою інформування про виклики та успіхи.
    4.    Координація підготовки звітів для донорів, забезпечення узгодженості між описовою частиною, логічною матрицею та фінансовими звітами, а також відповідності стандартам якості NRC та донорів.
    5.    Надавати підтримку у закритті грантів, включаючи проведення засідань із закриття грантів (GCM), у відповідному портфелі з акцентом на отриманий досвід.
    6.    Співпрацювати з колегами з відділу комунікацій, щоб забезпечити виконання ними календаря комунікацій на рік.
    
    
    Загальні професійні компетенції для цієї посади:
    
    •    Щонайменше 3 роки відповідного досвіду роботи з грантами або аналогічного досвіду в досвідченій НУО. 
    •    Досвід роботи з донорами та координації грантів (наприклад, з інституційними, гуманітарними та донорами у сфері розвитку), зокрема з такими донорами, як Державний департамент США, CDCS, GFFO, KfW, NORAD, SIDA та OCHA.
    •    Досвід роботи в складних умовах та з переміщеними особами.
    •    Глибоке розуміння правил та положень донорів та їх застосування до проектів.
    •    Доведені навички та досвід у самостійній підтримці розробки звітів та пропозицій.
    •    Відмінні особисті організаційні навички, включаючи комунікативні, координаційні та міжособистісні навички, управління часом, а також здатність дотримуватися термінів та працювати під тиском.
    •    Висока здатність бути гнучким та збалансовувати численні завдання та терміни у короткі проміжки часу.
    •    Готовність до відряджень у регіональні офіси та роботи в складних умовах відповідно до вимог щодо відряджень.
    •    Хороші аналітичні навички (робота з даними та фінансами).
    •    Здатність виступати посередником у стресових ситуаціях із суперечливими інтересами.
    •    Відмінні навички письмової та усної комунікації англійською мовою.

Навички, знання та досвід, пов’язані з контекстом:

•    Відмінні організаторські навички та вміння працювати в команді.

•    Глибоке розуміння культурних особливостей та чутливість до них. 

•    Здатність працювати в умовах стресу, самостійно та під обмеженим наглядом.

•    Знання особливостей діяльності НУО та динаміки гуманітарного сектору.

•    Вищі за середні навички роботи з комп’ютером, зокрема з програмами Microsoft Word та Excel.

•    Бере на себе відповідальність за прийняття рішень та ефективне управління ресурсами, а також вимагає від команди виконання покладених на неї обов’язків.

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування, фіксований національний контракт до кінця 2026 року;
• Конкурентну заробітну плата та медичне страхування;
• Графік роботи з 9.00 до 17.00;
• Можливості професійного зростання;
• Робота в динамічному та впливовому середовищі;
• Дана вакансія передбачає роботу в офісі.

Норвезька рада у справах біженців (NRC) – роботодавець, що надає рівні можливості для розвитку. Вашу заявку на вакансію буде розглянуто за критеріями необхідних для позиції професійних навичок. Інші особистісні характеристики (такі як стать, вік, інвалідність, релігія, національне походження, сексуальна ідентифікація та інші) не будуть враховуватись при розгляді резюме.

Ми контактуємо лише з кандидатами, які увійшли у “короткий список” претендентів за результатами відбору.

Ми лишаємо за собою право на власний розсуд зупинити цей конкурс в будь-який момент.
Щоб подати заявку на цю вакансію, натисніть посилання