Supply Chain Assistant / Асистент з постачання

 Save the Children International — гуманітарна організація з понад 100-річною історією. Save the Children була заснована у травні 1919 року в Лондоні.

SCI працює в Україні з 2014. Починала свою роботу на території Донецької області. В теперішній час SCI розширює свою діяльність на багато міст України.

Ми працюємо в напрямках освіти, захисту дітей, подолання дитячої бідності, охорони здоров’я, а також проводимо адвокаційну діяльність, пов’язану із захистом прав дітей.

МЕТА ПОСАДИ:  

Відповідає за щоденну підтримку асистента керівника з питань закупівель та   партнерства для менеджерів у національному офісі з технічних аспектів. Основна мета цієї ролі полягає в ефективному забезпеченні функціонування відділу, організації інформації, підготовці коротких звітів, перевірці документів та виконанні поточних завдань у сфері закупівель та партнерства.

Посадова особа відповідатиме за загальне впровадження ефективної системи закупівель та партнерства.  

Закупівлі:

• Здійснення оперативної закупівельної діяльності, включаючи отримання та обробку заявок на закупівлю відповідно до бізнес-вимог та програмних вимог.
• Своєчасна та ефективна обробка замовлень на закупівлю, контрактів, обробка рахунків-фактур та закупівельної документації відповідно до політики організації.
• Проведення єдиного та простого процесу запиту цінових пропозицій, забезпечення прозорості та дотримання процедур закупівель.
• Своєчасна видача замовлень на закупівлю та подальша робота з постачальниками для забезпечення дотримання графіків поставок.
• Моніторинг та відстеження замовлень на закупівлю від моменту видачі до завершення, забезпечення наявності всієї необхідної документації та своєчасних поставок.
• Допомагати співробітнику із закупівель у вирішенні операційних проблем, пов'язаних із закупівлями, включаючи проблеми з поставками та затримками платежів, а також, за необхідності, передавати невирішені питання на розгляд керівництву.
• Оновлювати інструменти та шаблони закупівель, включаючи трекери закупівель, бази даних та записи про постачальників.
• Надавати підтримку замовникам та затверджувачам у використанні систем закупівель, зокрема ProSave, а також забезпечувати точність та актуальність налаштувань постачальників та каталогів.
• Моніторинг роботи постачальників, забезпечення дотримання угод про закупівлі та організаційних політик захисту.

Партнерство:

• Аналіз звітів партнерів та комплексна перевірка на відповідність політиці SCI 
• Допомога в проведенні оціночних візитів до партнерів 
• Допомога у створенні плану зміцнення потенціалу постачання для партнерів
• Перевірка прогресу виконання плану зміцнення потенціалу поставок 

Звітність:

• Підтримка менеджерів у поданні своєчасних звітів з усіх аспектів закупівель, партнерства та управління ключовими показниками ефективності (KPI).
• Підтримка аудиторських перевірок як внутрішніх, так і зовнішніх аудиторів.

КВАЛІФІКАЦІЯ: 

• Вища освіта у суміжній галузі.
• Дипломатичність, тактовність та навички ведення переговорів.

ДОСВІД ТА НАВИЧКИ

Обов'язково:

• 1-2 роки досвіду роботи в логістиці/сорсингу/закупівлях;
• Навички роботи в команді.
• Гнучкість під тиском та у відповідь на мінливі потреби.
• Увага до деталей та відмінні математичні навички.
• Хороший досвід у сфері закупівель.
• Здатність вести чіткі та стислі записи.
• Прихильність до політики SCI щодо захисту дітей, рівних можливостей та гендерної політики.
• Прихильність гуманітарним принципам та цілям і завданням SCI Україна.

Бажано:

• Попередній досвід роботи, в ідеалі з неурядовими організаціями, буде перевагою.
• Додаткова перевага - навчання або кваліфікація у сфері логістики.
• Хороша письмова та усна англійська та українська мови, за необхідності.
• Досвід нагляду за персоналом та вміння працювати в команді (інтеграція). 

Додаткові посадові обов'язки

Обов'язки та відповідальність, викладені вище, не є вичерпними, і від виконавця ролі може знадобитися виконання додаткових обов'язків та підтримка інших підрозділів у сфері закупівель, тощо, в межах його рівня кваліфікації та досвіду

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування
• Міжнародні умови праці
• Робочий день з 9 до 17 години
• Медичне страхування з першого робочого дня
• Курси іноземної мови за рахунок організації
• Офіс в центрі

Політика захисту дітей:

Ми повинні гарантувати безпеку дітей, тому наш процес відбору передбачає сувору перевірку даних та відображає наше зобов’язання захищати дітей від насильства. 

Здоров'я і безпека:
Очікується, що всі працівники виконуватимуть свої обов’язки відповідно до нашої глобальної політики щодо боротьби проти переслідування.

Різноманітність, справедливість та інклюзивність: 
SCI прагне створити справді інклюзивну, ефективну та репрезентативну організаційну культуру, заохочуючи справедливість і різноманітність серед своїх співробітників і усуваючи незаконну дискримінацію.

Готові найняти працівника з інвалідністю.

Очікується, що всі працівники виконуватимуть свої обов’язки відповідно до нашої глобальної політики щодо боротьби проти переслідування. Якщо Вас зацікавила вакансія, чекаємо на Ваш відгук. Резюме англійською мовою буде перевагою при розгляді. Також, будемо вдячні, якщо Ви вкажете очікуваний рівень зарплатні та рівень володіння англійською мовою. 

________________________________________________________________________________________________

ROLE PURPOSE:  

Responsible for support SC Assistant with day-to-day support with the technical aspects of Procurement and Partnership for the Managers in Country office. The main purpose of this role is to effectively ensure the functioning of the department, organize information, prepare brief reports, check documents, and perform current tasks in procurement and partnership

The post holder will be responsible for the overall implementation of effective procurement and partnership.  

KEY AREAS OF ACCOUNTABILITY:

Buying:

• Execute operational procurement activities, including receiving and processing purchase requisitions to meet business and program requirements.
• On-time and efficient processing of purchase orders, contracts, invoice processing and procurement documents in line with organizational policies.
• Proceeding the single and simple quotation processes, ensuring transparency and compliance with procurement procedures. 
• Timely issuance of purchase orders and follow up with suppliers to ensure delivery schedules are met.
• Monitor and track purchase orders from issuance to completion, ensuring that all required documentation is in place and deliveries are on time.
• Support the SC officer in dealing with operational challenges related to procurement, including delivery issues and payment delays, and escalate unresolved matters as necessary.
• Update procurement tools and templates, including procurement trackers, databases, and vendor records.
• Support requisitioners and approvers in the use of procurement systems, including ProSave, and ensure supplier and catalogue setup is accurate and up to date
• Monitor vendor performance, ensuring compliance with procurement agreements and organizational safeguarding policies.

Partnership:

• Partners reports review and comprehensive check for compliance with SCI policies 
• Assistance with the assessment visits to the Partners 
• Support with the creation of the Supply Chain Capacity Strengthening plan for the Partners
• Progress check for Supply Chain Capacity Strengthening plan 

Reporting:

• Support the SC Managers in submitting timely reports on all aspects of procurement, partnership and KPI management.
• Support audit review for both internal and external audits.

QUALIFICATION:

• University Degree in a related field.
• Diplomacy, tact and negotiating skills.

EXPERIENCE AND SKILLS

Essential:

• 1-2 years’ experience in Logistics/Sourcing/Buying activities.
• Team-working skills.
• Flexibility under pressure and in response to changing needs.
• Attention to detail and excellent numeracy.
• Good experience in Procurement.
• Ability to keep clear and concise records.
• Commitment to SCI child safeguarding policies, equal opportunity and gender policies.
• Commitment to humanitarian principles and with the aims and objectives of SCI Ukraine

Desirable:

• Previous work experience, ideally with non-governmental organizations would be an advantage.
• Logistics training or qualification an added advantage.
• Good written and spoken English and Ukrainian as required.
• Experience of supervision of staff and good team work (integration).

Additional job responsibilities

The duties and responsibilities as set out above are not exhaustive and the role holder may be required to carry out additional duties and support of other offices with procurement activities, etc within reasonableness of their level of skills and experience.