Менеджер по роботі з кадрами

Програма USAID з аграрного і сільського розвитку (АГРО) є семирічним проектом міжнародної технічної допомоги, що впроваджується компанією «Кімонікс Інтернешнл Інк.» у рамках Договору про співпрацю з Агентством США з міжнародного розвитку (USAID) починаючи з 15 листопада 2019 р.

Метою Програми є прискорення економічного розвитку сільських громад України, що потребують найбільшої підтримки, шляхом покращення управління в сільськогосподарському секторі, що сприятиме розвитку більш продуктивних, сучасних та прибуткових мікро-, малих та середніх сільськогосподарських підприємств (ММСП), які успішно інтегруватимуться в конкурентні українські та міжнародні ринки.

Цілі програми співпадають із трьома елементами ринкової системи: ланцюги доданої вартості, функції підтримки, нормативно-правова база. 

З метою забезпечення швидкого реагування на продовольчу кризу, що розгортається в Україні та світі, АГРО працює задля відновлення сільськогосподарського сектору, зокрема його модернізації, підвищення ефективності та диверсифікації, що в свою чергу сприятиме довгостроковому економічному відновленню України та покращенню глобальної продовольчої безпеки.

Кімонікс-АГРО працює над втіленням започаткованої USAID Ініціативи на підтримку стійкості агросектору (Agriculture Resilience Initiative) – AGRI-Україна, яка допоможе Україні зберегти бл. 1,5 млн. т зерна в рамках більш широких зусиль USAID зі збереження темпів виробництва та експорту зерна з України до інших країн світу.Діяльність АГРО ґрунтується на концептуальному підході, що передбачає розвиток ринкової системи (https://beamexchange.org).

У вересні 2022 року кошторисна вартість проекту збільшена до 120 000 000 дол. США, в сeрпні 2023 бюджет було збільшено до 205 000 000 дол. США строк реалізації – продовжено до 13.11.2026, на сьогоднішній день у Проекті працює понад 84 українських штатних працівників.

Мета роботи 

Менеджер по роботі з кадрами відповідає за координацію та підтримку всіх функцій, пов’язаних з кадрами. Сюди входить, але не обмежується, найм, адаптація співробітників, ведення файлів/записів, комунікація, організація навчання і відповідних спеціальних проектів. Менеджер по роботі з кадрами повинен завжди дотримуватися та діяти відповідно до Професійного кодексу етики компанії Кімонікс, а також дотримуватися норм і положень USAID, політик та процедур Кімонікс і законів України.

Основні обов’язки та зобов’язання (основні функції):

Посадові обов’язки Менеджера по роботі з кадрами включатимуть такі основні обов’язки та зобов’язання:

Ведення кадрової роботи, в тому числі:

• У співпраці з менеджментом проекту визначати потреби в наймі, та вимоги до позиції і до кандидатів на посади;
• Створення (підготовка) посадових інструкцій та описів вакансій; 
• Пошук ресурсів та платформ для публікації оголошень про вакансії; 
• Перегляд та розміщення оголошень про вакансії;
• Пошук і перевірка кандидатів на відповідність вимогам посадових інструкцій, створення короткого списку та, якщо необхідно, довгого списку;
• Збір резюме, форм біодат та інших супровідних документів;
• Організація та проведення співбесід;
• Написання протоколів співбесід;
• Проведення необхідних перевірок перед наймом співробітників, включаючи та не обмежуючись: перевірка трудового стажу, освіти, рекомендацій, валідності наданих документів, перевірка SAM, VC and YouControl
• Проведення навчання нових співробітників процесу найму;
• Забезпечення цілісності і конфіденційності файлів із наймання та процесу найму;
• Підготовка підтверджень працевлаштування нинішніх і колишніх працівників за запитом;
• Планування та проведення виробничої орієнтації (інструктажів);
• Ведення особових справ співробітників;
• Ведення листування та іншу комунікацію  з кандидатами на посади проекту;
• Складання повідомлень;
• Допомога в адаптації нових працівників, надання всебічної інформації новим працівникам;
• Ведення графіка відпусток співробітників;
• Впровадження та забезпечення дотримання стандартів у галузі кадрового менеджменту і кадрових операційних процедур;
• Проведення орієнтаційні зустрічі для нових співробітників, включаючи інформацію про cоціальний пакет та програмну політику та процедури за необхідності;
• Участь у тлумаченні та застосуванні політики та процедур; рекомендація та впровадження відповідних змін;
• Участь у призначенні і проведенні регулярних оглядів результатів роботи персоналу;
• Забезпечення документування продовження трудових договорів співробітників проекту;
• Участь у проведенні скорочень персоналу, звільнень і будь-яких інших припинень трудових відносин за власним бажанням або з ініціативи працедавця. Належне документування звільнення працівників, збір і належне зберігання заяв про звільнення та повідомлень про припинення трудових угод в залежності від ситуації, проведення співбесід при звільненні згідно з контрольним переліком питань програми;
• Внесення необхідних даних в HR розділ бази даних Smartsheet;
• Забезпечення заповнення усіх необхідних кадрових форм для всіх працівників і забезпечення їх зберігання в електронних і паперових особистих справах персоналу, а також оновлення їх у кадровому трекері;
• Участь, разом з відділом бухгалтерії у щомісячній звірці табелів зайнятого часу працівників проекту, збереження в відповідних папках їх запитів на відпустки та лікарняні;
• Випуск необхідних наказів, меморандумів, звітів, тощо, пов’язаних з веденням кадрового виробництва, в тому числі, але не обмежуючись для супроводу надання працівникам пільг, передбачених політиками компанії; 
• Ведення особистих справ місцевих працівників (як постійних, так і короткострокових) згідно контрольного переліку файлів та системою реєстрації і зберігання кадрових документів компанії «Кімонікс». Забезпечення надійного зберігання кадрової документації; 
• Активна участь у створенні актуальних органограм та оргчартів;
• Взаємодія з ГДІП або будь-яким іншим адміністратором із заробітної плати, для забезпечення своєчасної виплати заробітної плати персоналу; Координує з ГДІП або будь-яким іншим адміністратором кадрового діловодства кадрові питання, включаючи прийняття на роботу, звільнення з роботи, продовження трудових угод, відпустки, лікарняні, військовий облік;
• Забезпечення дотримання місцевого законодавства, положень USAID, політик компанії «Кімонікс» та кооперативної угоди АГРО, що вимагаються для прийняття персоналу на роботу і управління персоналом;
• Збір табелів і заяв на відпустку від усіх працівників, перевірка і подання директору/заступнику директора. Введення даних з табелів до файлу Обліку часу. Реєстрація та відслідковування заяв на відпустку та використовування днів відпустки;
• Залучення, за необхідності, до процесів відбору та найму короткострокових консультантів та ведення відповідних необхідних супровідних документів для здійснення оплати короткостроковим консультантам; 
• Проведення навчання персоналу (за необхідності та потреби);
• Організація реєстрації іноземних співробітників Програми згідно з українським законодавством, у тому числі забезпечення їх візами, посвідками на тимчасове проживання, реєстрація та дереєстрація. 
• Робота в програмі Microsoft Teams для виконання поставлених завдань та співпраці з персоналом програми;
• За вказівкою - участь у зборі та аналізі даних моніторингу і оцінки (MEL);
• На вимогу - підготовка розділів звітів, планів, історій успіху і подібних документів;
• Участь у регулярних обговореннях «АГРО» на тему Співпраці, Навчання та Адаптації (CLA);
• Виконання будь-яких інших завдань, поставлених директором або заступником директора або директором з фінансових і адміністративних питань, або уповноваженими ними особами, відповідно до кваліфікації працівника, цієї посадової інструкції, а також загальних вимог Програми «АГРО».

Умови і терміни роботи та підпорядкування:

Для роботи на цій посаді передбачається укладення строкового трудового договору терміном дії на один рік на умовах повної зайнятості з можливою щорічною пролонгацією до завершення строку впровадження Програми (13 листопада 2026 р.) за умови включення відповідних завдань до наступних Річних планів робіт Програми.

Менеджер по роботі з кадрами працюватиме під безпосереднім керівництвом та підпорядковуватиметься Директору з фінансових та адміністративних питань.

Місце роботи – Київський офіс Проекту.

Визначене місце роботи: Київський офіс Проекту (м. Київ, Україна, за необхідності – віддалена робота).

Працівник/Працівниця може періодично їздити у відрядження в інші регіони України.

Необхідні навички та професійна кваліфікація:

Працівник/Працівниця повинен(-нна) бути здатним(-ною) задовільно виконувати всі основні обов'язки, зобов'язання та покладені на нього/неї відповідальності. Перелічені нижче кваліфікаційні вимоги відображають знання, вміння та/або здатності, необхідні для виконання основних обов'язків.

• Диплом магістра за напрямком управління персоналом / правознавство / економіка (або еквівалентний освітній рівень), поєднання освіти та релевантного професійного досвіду; 
• Щонайменше 5 років досвіду підбору або управління персоналом;
• Сильні комунікативні навички;
• Здатність працювати в динамічному середовищі з високими очікуваннями;
• Уміння зберігати конфіденційність;
• досвід роботи у проектах технічної допомоги USAID або інших міжнародних донорів буде перевагою;
• Всебічні знання систем і практик управління компанії «Кімонікс» буде перевагою;
• Спроможність використовувати в роботі такі програмні продукти як Office 365 Suite (Word, Excel, Outlook, Teams, Planner, PowerPoint, OneNote, Power BI тощо);
• Вільне володіння українською мовою;  
• Обов’язкове добре знання письмової та розмовної англійської мови;
• Готовність і можливість подорожувати за необхідності;
• Дуже добрі навички міжособистісного спілкування, побудови команди тощо;
• Увага до деталей, сильні організаційні здібності та вміння розставляти пріоритети; досвід організації та проведення тренінгів буде перевагою;
• Вміння працювати самостійно і в команді;
• Вміння працювати під тиском часу і одночасно над багатьма завданнями.

Порядок подання резюме 

Просимо надсилати резюме та супровідний лист на електронну адресу Відправити резюме не пізніше 30 листопада 2024 р. з поміткою Менеджер по роботі з кадрами та Вашим прізвищем у темі листа. Будь-ласка, жодних запитів за телефоном, ми зв’яжемося тільки з фіналістами.

Компанія «Кімонікс» - роботодавець, що надає рівні можливості всім кандидатам і працівникам та не дискримінує за ознаками раси, кольору шкіри, віросповідання, статі, національності, політичних переконань, сексуальної орієнтації, гендерної ідентифікації, сімейного статусу, інвалідності, генетичної інформації, віку, членства в професійних організаціях, або за іншими факторами, що не входять до переліку необхідних навичок та професійної кваліфікації.