Фахівець з фандрейзингу та партнерства

Background

HELVETAS is the largest Swiss nongovernmental organization with a dual mandate for long-term development and humanitarian response. It has been present in Ukraine for several year implementing development projects mainly through local partners.

During 2022 HELVETAS initiated emergency assistance. Currently we are building our operational presence to deliver comprehensive response to the current humanitarian crisis. HELVETAS plan to be active in Ukraine for next 5 years.

Передумови 

ХЕЛЬВЕТАС - найбільша швейцарська неурядова організація з подвійним мандатом: довгостроковий розвиток та гуманітарне реагування. В Україні вона присутня вже кілька років, реалізуючи проєкти розвитку переважно через місцевих партнерів.

 Протягом 2022 року ХЕЛЬВЕТАС ініціювала надання надзвичайної допомоги. Наразі ми розбудовуємо нашу операційну присутність для надання комплексного реагування на поточну гуманітарну кризу. ХЕЛЬВЕТАС планує працювати в Україні протягом наступних 5 років.

Objective of the assignment

The Fundraising and Partnerships specialist will be responsible for leading the development of high-quality concept notes, proposals, and other key fundraising documents. This role will focus primarily on securing new funding through the effective and timely preparation of grant submissions, while supporting donor engagement strategies. The Manager will collaborate closely with technical teams, partners, and the Head Office to ensure alignment with donor priorities and organizational objectives.

Мета завдання
Спеціаліст з фандрейзингу та партнерства відповідатиме за розробку високоякісних концептуальних записок, заявок та інших ключових фандрейзингових документів. Ця роль буде зосереджена, в першу чергу, на забезпеченні нового фінансування шляхом ефективної та своєчасної підготовки грантових заявок, а також на підтримці стратегій залучення донорів. Фахівець тісно співпрацюватиме з технічними командами, партнерами та головним офісом, щоб забезпечити відповідність пріоритетам донорів та цілям організації.

Key responsibilities

Proposal Development and Concept Note Development

· Lead the coordination, drafting, and submission of high-quality concept notes and proposals for various donors, ensuring alignment with Helvetas country and global strategies.

· Collaborate with technical experts and program teams to integrate relevant project information, data, and inputs into proposals.

· Ensure compliance with donor requirements, guidelines, and submission deadlines, including managing the internal review and approval process for all submissions.

· Draft proposal annexes and required supporting documents in coordination with relevant teams (finance, program, MEAL).

· Facilitate brainstorming and design workshops with program teams and partners to conceptualize new project ideas.

Основні обов'язки
Розробка пропозицій та концептуальних записок
- Очолювати координацію, підготовку та подання високоякісних концептуальних записок та пропозицій для різних донорів, забезпечуючи їх відповідність національним та глобальним стратегіям Хельветас.
- Співпрацювати з технічними експертами та програмними командами для інтеграції відповідної проектної інформації, даних та матеріалів у пропозиції.
- Забезпечувати дотримання вимог донорів, інструкцій і термінів подачі заявок, включаючи управління процесом внутрішнього розгляду та затвердження всіх заявок.
- Підготовка додатків до заявки та необхідних супровідних документів у координації з відповідними командами (фінансовий відділ, програмний відділ, MEAL).
- Сприяти проведенню мозкових штурмів та дизайн-семінарів з програмними командами та партнерами для концептуалізації нових проєктних ідей.

Partnership Development

· Maintain up-to-date knowledge of donor priorities, guidelines, and strategies, particularly those related to Ukraine.

· Represent Helvetas in relevant donor meetings and events, ensuring strong visibility of the organization's work and identifying new funding opportunities.

· Support the Business Development team in maintaining relationships with current partners and exploring new partnerships.

· Contribute to maintaining a partnership tracker to document engagements and potential collaborations.

Розвиток партнерства
- Підтримувати актуальні знання про пріоритети, керівні принципи та стратегії донорів, особливо ті, що стосуються України.
- Представляти Хельветас на відповідних зустрічах та заходах з донорами, забезпечуючи високу видимість роботи організації та визначаючи нові можливості фінансування.
- Допомагати команді з розвитку бізнесу підтримувати відносини з поточними партнерами та шукати нових партнерів.
- Допомагати у веденні партнерського трекеру для документування взаємодії та потенційної співпраці.

Qualifications and Skills

· Minimum of 4 years of experience in fundraising, proposal writing, or grant management in the development/humanitarian sector.

· Demonstrated experience writing successful proposals for institutional donors such as USAID, ECHO, FCDO, etc.

· Excellent writing, editing, and communication skills, with a keen attention to detail and ability to translate complex information into clear, concise proposals.

· Strong organizational skills, including the ability to manage multiple deadlines and competing priorities.

· Fluency in English and Ukrainian

· Ability to work in a diverse, cross-cultural environment.

Кваліфікація та навички
- Мінімум 4 роки досвіду у фандрейзингу, написанні заявок або управлінні грантами у сфері розвитку/гуманітарному секторі.
- Продемонстрований досвід написання успішних заявок для інституційних донорів, таких як USAID, ECHO, FCDO тощо.
- Відмінні навички письма, редагування та комунікації, з особливою увагою до деталей та здатністю перетворювати складну інформацію на чіткі, лаконічні пропозиції.
- Сильні організаторські здібності, в тому числі здатність керувати кількома дедлайнами та конкуруючими пріоритетами.
- Вільне володіння англійською та українською мовами
- Здатність працювати в різноманітному, крос-культурному середовищі.