Офіс-менеджер в гуманітарну організацію

IsraAID — неурядова організація зі штаб-квартирою в Ізраїлі, яка була заснована в 2001 році і з моменту створення працює в надзвичайних ситуаціях та умовах забезпечення довгострокового розвитку в більш ніж 54 країнах світу.

Місія IsraAID — підтримувати людей, що постраждали від гуманітарної кризи, шляхом партнерства з місцевими спільнотами по всьому світу з метою надавати невідкладну допомогу, сприяти відновленню та зменшити ризики катастроф у майбутньому.

IsraAID веде діяльність в Україні з початку 2022 року, коли організація відповіла на невідкладні гуманітарні потреби, що виникли в результаті війни. З того часу ми перемістили фокус уваги на впровадження довготермінової стратегії програм, включаючи програми з охорони здоров’я, програми водопостачання та гігієни (WaSH), психічного здоров’я та психосоціальної підтримки.

Робота IsraAID в Україні сприяє сталим та інклюзивним вирішенням задач із приділенням особливої уваги розбудові стійкості спільнот до майбутніх викликів, а також тісній співпраці з лідерами спільнот, регіонів та націй.

Фахівець з адміністративної та фінансової діяльності відповідає за управління офісними операціями, наданням підтримки співробітникам щодо політик та процедур, а також проведенням орієнтацій для нових працівників. Співпрацює з командами логістики, закупівлі, веде та відповідає за бронювання і забезпечення операційних потреб місії на Півдні. Надає фінансові звіти по роботі Південного офісу, забезпечує дотримання звітних стандартів.

ФУНКЦІОНАЛЬНІ ОБОВ'ЯЗКИ:

1. Адміністративні питання

• Управляти офісними питаннями та бути контактною особою щодо операційних потреб
• Надавати настанови співробітникам щодо політик та процедур та проводити орієнтацію новим співробітникам
• Вести логістичну підготовку для команди: бронювання перельотів, квитків на місцевий транспорт, організація проживання, зв’язку та іншого.

2. Закупівлі

• Бути контактною особою з усіх логістичних потреб офісу
• Обслуговувати щоденні операції місії, включаючи замовлення необхідних матеріалів для підтримання життєдіяльності офісу
• Відповідати за перемовини та закупівлі по офісу

3. Фінанси та облік

• Надавати фінансову звітність та аналіз місії в країні, регулярно та за запитом.
• Забезпечити дотримання внутрішніх та зовнішніх вимог до звітності та обліку
• Тісно співпрацювати з головою місії, безпосереднім керівником, операційним та логістичним персоналом над фінансовим та адміністративним менеджментом програм.

СУТТЄВІ НАВИЧКИ, ЗНАННЯ ТА КОМПЕТЕНЦІЇ

• Досвід роботи на посаді адміністратора, офіс-менеджера, фінансового фахівця від 2 років
• Відмінні навички адміністрування офісу
• Досвід роботи з фінансовим обліком та звітністю, ведення документації
• Базові знання нормативно-правових актів
• Рівень англійської - Upper Intermediate
• Високий рівень самоорганізованості, мультизадачність та уважність
• Вміння орієнтуватися у форс-мажорних ситуаціях та працювати з терміновими запитами
• Вміння розміщувати пріоритети
• Ініціативність та проактивність
• Вміння працювати в команді
• Відповідальність

МИ ПРОПОНУЄМО:

• Цікаву та важливу роботу у галузі гуманітарної допомоги
• Офіційне працевлаштування та прозорі умови співпраці
• Конкурентоспроможну заробітну плату та прозорі умови співпраці
• Медичне страхування та страхування життя
• Програму підтримки добробуту команди
• Професійний розвиток та можливість навчання
• Підтримку мотивованої команди
• Гібридний формат роботи
• Офіс в центрі міста

IsraAID дотримується політики нульової терпимості до будь-якої форми шахрайства, хабарництва, корупції або неправомірної поведінки, включаючи сексуальні домагання, домагання, експлуатацію та жорстоке поводження. Про будь-які випадки неправомірної поведінки за участю співробітників, партнерів або постачальників послуг IsraAID можна повідомити за допомогою форми: https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSd3ntBOeSQxapH3X9iFcZA9yG19mUx05Me4eF7tU5vqQJaxkA/viewform