Старший/а проєктний/а фахівець/чиня в проєкт«Стійке населення» / Senior Project Officer (Resilient Populations Project)

Загальна інформація

Програма «Партнерство за сильну Україну» Фаза 2 (PFRU-2) — це багаторічна донорська програма, що реалізується під управлінням Міністерства закордонних справ, справ Співдружності націй та розвитку (МЗС) Великої Британії у співпраці з українським урядом. Метою PFRU-2 є забезпечення українській державі кращих умов для керування інклюзивним відновленням і відродженням України в партнерстві з громадянським суспільством і приватним сектором в умовах російської агресії.

Основні завдання та обов’язки (ключові функції):

Старший(а) проєктний(а) фахівець(чиня) надає підтримку проєктному менеджеру в адмініструванні проєктів. Старший(а) проєктний(а) фахівець(чиня) виконує завдання з проєктного менеджменту, пов’язані з супроводом процесу розробки та реалізації проєктних заходів у рамках визначеного(их) проєкту(ів) PFRU-2. Він/вона демонструє повне володіння навичками виконання завдань базового рівня з адміністрування проєктів, що виконуються проєктними фахівцями, а також наставляє/скеровує роботу інших проєктних фахівців і асистентів. Він/вона працює доброчесно, зберігає конфіденційність, прагне досконалості, дотримується всіх правил і положень МЗС Великої Британії, договірних вимог, а також політик, систем і цінностей «Кімонікс».

Управління та реалізація проєктів

• Забезпечення збереження всієї відповідної документації щодо проєктів/заходів у відповідних папках проєктів. Збереження усіх відповідних файлів проєктів та погоджень в архівах проєктів.
• Пропонування та складання концептуальних записок щодо заходів підпроєкту/робочих напрямів для директора проєкту з урахуванням пропозицій технічних радників та відповідних зацікавлених сторін (підрозділу LAP і зовнішніх партнерів) відповідно до теорії змін, показників, стратегічної мети проєкту; пропонування планів реалізації.
• Складання та узгодження меморандумів про взаєморозуміння (Меморандумів) з партнерами / реципієнтами (у координації з підрозділом реалізації проєктів), забезпечення внесення реципієнтів у реєстраційну картку PFRU та дотримання бенефіціарами та реципієнтами вимог, викладених у меморандумі.
• Співпраця з адміністративним підрозділом з питань управління заходами, в тому числі складання програми та організації логістики для учасників.
• Допомога в організації логістики зустрічей, зокрема плануванні, підготовці програми, надсиланні запрошень для включення в календар, ведення та поширення протоколів, а також виконання завдань, поставлених на зустрічах.
• Складання звітів про завершення проєктних заходів відповідно до циклу проєктних заходів для розгляду проєктним менеджером і затвердження директором проєкту.
• Виконання інших призначених завдань, пов’язаних із адмініструванням проєктів.

Закупівлі

• Комунікація з партнерами з метою розробки специфікацій і вимог до запитів на закупівлю (PAR) та складання/подання PAR на розгляд проєктному менеджеру.
• Пропонування оціночних критеріїв для закупівель, які передбачають створення оціночної комісії, та участь у роботі оціночної комісії (за потреби).
• Інформування партнерів / реципієнтів про терміни реалізації проєктних заходів.
• Забезпечення підписання реципієнтами інспекційної форми та договорів про приймання-передачу після отримання обладнання.

Управління грантами

• Надання прямої підтримки в процесі присудження грантів за дорученням проєктного менеджера, в тому числі складання обсягу робіт за грантовим проєктом, термінів реалізації проєктних заходів, додатків та бюджету. Забезпечення відповідності грантів проєктним цілям.
• Комунікація з фондовим підрозділом з метою забезпечення отримання кінцевих результатів відповідно до узгодженого графіка та управління файлами організацій-грантоотримувачів на SharePoint.

Кадри та підбір персоналу

• Складання обсягів робіт за стандартними шаблонами. Подання обсягів робіт на розгляд проєктному менеджеру та затвердження директору проєкту.
• Супровід процесу управління консультантами та технічними радниками, зокрема проведення початкового аналізу кінцевих результатів і табелів обліку робочого часу, отримання погоджень і актуалізація документації.
• Можливо здійснення прямого контролю за ефективністю та результатами роботи проєктних фахівців та/або асистентів. Наставництво та скеровування роботи проєктних фахівців і асистентів.

Ключові компетенції:

Для успішного виконання обов’язків старший(а) проєктний(а) фахівець(чиня) буде активно користуватися кожною з наведених нижче ключових компетенцій. Для ефективної підтримки своєї команди він(вона):

• приділятиме час і зусилля для розуміння цілей PFRU-2 та своєї ролі в їхньому досягненні шляхом налагодження відносин, що зміцнюють групову динаміку;
• із ентузіазмом братиметься за додаткові нові завдання, необхідні для набуття професійних навичок та сприяння досягненню цілей програми;
• використовує доступні ресурси (інструкцій, домашньої сторінки тощо) для визначення відповідних наступних кроків;
• пріоритезує завдання за терміновістю, необхідністю подальших дій з боку інших тощо для ефективного виконання роботи, а також вносить корективи, адаптується та виявляє гнучкість у разі зміни пріоритетів;
• виявляє проблеми та інформує про них свого керівника, а також пропонує рішення на основі розуміння проблеми;
• навчається на помилках, невдачах, успіхах, зворотному зв’язку з метою розуміння власних сильних сторін, потреб у розвитку та професійного зростання.

Кваліфікація:

• Бажано вища освіта чи еквівалентний досвід роботи в офісному середовищі.
• Вміння чітко та лаконічно спілкуватись (усно та письмово), сильні міжкультурні комунікативні навички та чутливість
• Підтверджений досвід багатозадачності та уважності до деталей, організованості та навичок тайм-менеджменту в динамічному середовищі.
• Підтверджений досвід дотримання стандартних практик і процедур, роботи на базі загальних вказівок і контролю, а також участь у проєктах та ініціативах (під час навчання чи після початку професійної діяльності).
• Відмінні навички обслуговування клієнтів та міжособистісного спілкування.
• Вміння працювати самостійно та в команді.
• Підтверджена винахідливість у вирішенні проблем та ініціативність в опануванні нових навичок.
• Глибоке знання програм Microsoft Office.
• Обов’язково вільне володіння англійською та українською мовами (письмово та усно).
• Наявність можливості/готовність їздити у відрядження на об’єкти, де працює PFRU-2.

Підпорядкування:

Старший(а) проєктний(а) фахівець(чиня) до проєкту «Стійке населення» підпорядковуватиметься Директору проєкту «Стійке населення».

Тривалість роботи/ обсяг залучення (LOE):

Рік, повна зайнятість.

Місце роботи:

Посада передбачає роботу в м. Київ (Україна).

Інструкції щодо подачі заявки: 

Подайте заявку за посиланням до 30 квітня 2026 року. У полі «На яку посаду ви подаєтесь?» слід вибрати посаду TD 141 Senior Project Officer (Resilient Populations) Для посад, які потребують знання англійської мови, бажано надсилати резюме англійською (але це не обов’язково). Заявки розглядатимуться на постійній основі. Будь ласка, не телефонуйте — з фіналістами зв’яжеться Chemonics. 

Посилання для подачі заявки: PFRU-2 Recruitment – Candidate Application

Background 

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine – Phase 2 (PFRU-2) is a multi-year, multi-donor funded programme managed by the UK’s Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO) and governed in collaboration with the Government of Ukraine. PFRU-2’s aim is to set improved conditions for the Ukrainian state, in partnership with civil society and the private sector, to lead on inclusive national recovery and revitalization in the context of Russia’s aggression.

Principal Services and Responsibilities (Essential Functions): 

The Senior Project Officer supports the Project Manager by providing support on project administration. The Senior Project Officer completes project management tasks related to supporting activity design and implementation under designated PFRU-2 project(s). They exhibit mastery of entry-level project administration tasks performed by project officers and mentor/guide other project officers and assistants. They operate with integrity and assurance of confidentiality, commitment to excellence, compliance with all FCDO rules and regulations, contractual requirements, and Chemonics policies, systems, and values.

Project Management and Implementation

• Ensure all relevant documentation for project/activities are stored in the relevant project folders. Saves all relevant project files and approvals in project files.
• Propose and draft activity concept notes for work under the sub-project/workstreams to Project Director with input from Technical Advisors and appropriate stakeholders (LAP team and external partners) in line with the theory of change, indicators, and strategic project objective and propose implementation plan.
• Draft and negotiate memoranda of understanding (MOUs) with partners/recipients (in coordination with Project Implementation team), ensuring recipients are added to the PFRU Registration Card and beneficiaries and recipients adhere to requirements set out in MOU.
• Work with admin team on event management including drafting agendas and organizing logistics for participants.
• Assist with meeting logistics, including scheduling, preparing agendas, sending calendar invites, taking and circulating notes, and following up on action items after meetings.
• Draft activity completion reports in line with the activity cycle process for review by the Project Manager and approval by the Project Director.
• Other tasks as assigned and relevant to project administration.

Procurement

• Liaise with partners to develop specifications and requirements for procurement action requests (PARs) and draft/submit PARs for Project Manager
• For procurements that require an evaluation committee, propose evaluation criteria and may participate in evaluation committee.
• Communicate delivery timelines to partners/recipients.
• Ensure recipients sign Inspection Form and Transfer Agreements upon delivery of equipment.

Grant Management

• Provide direct support over grant award process as delegated by the Project Manager, including drafting grant scope of work, delivery timeline, annexes, and budget. Ensure that grants align with project objectives.
• Liaise with internal Fund team to ensure deliverables are received based on the agreed upon timeline and manage the organisation grantee files on SharePoint.

Human Resources and Recruitment

• Draft scopes of work in accordance with standard templates. Submit scopes of work for Project Manager review and Project Director
• Supports management of consultants and technical advisors including conducting initial reviews of deliverables and timesheets, securing approvals, and maintaining updated records.
• May provide direct supervision over Project Officers and/or Project Assistants’ performance and delivery. Provide mentorship and guidance to Project Officers and Assistants.

Core Competencies:

A successful Senior Project Officer will be actively engaged across each of the core competencies listed below. They will effectively support their team by:

• Investing time and effort in understanding the PFRU-2 goals and objectives and their role in implementing them through relationship building that strengthens group dynamics.
• Enthusiastically take on additional new tasks and work as needed to build professional skill set while supporting program goals
• Utilise available resources (guidance documents, landing page, etc.) to determine appropriate next steps
• Prioritise tasks based on urgency, follow-up required from others, etc. to efficiently complete work; adjusts, adapts, and remains flexible to changing priorities.
• Determine, define, and raise issues to their supervisor and propose solutions based on understanding of issue.
• Use mistakes, failures, successes, and feedback as learning opportunities to understand own strengths, development needs, and improve professionally.

Qualifications:

• Degree or equivalent work experience in an office environment preferred.
• Communicates clearly and concisely, both verbally and in writing, with strong cross-cultural communication skills and sensitivity
• Demonstrable experience multitasking with attention to detail, organisation, and time management skills in a fast-paced environment.
• Demonstrable experience following standard practices and procedures, receiving general instruction and supervision, and contributing to projects and initiatives, whether in an academic or business setting.
• Excellent customer service and interpersonal skills.
• Works independently and as part of a team.
• Demonstrated resourcefulness in problem-solving and initiative to learn new skills.
• Strong knowledge of Microsoft Office applications.
• Fluency in written and spoken English and Ukrainian is required.
• Ability/willingness to travel to locations where PFRU-2 works.

Reporting:

The Senior Project Officer to Resilient Populations Project will report to the Project Director Resilient Populations.

Duration of Assignment/LOE:

One-year assignment, full-time position.

Application Details: 

Apply using the following link by April 16th, 2026. You should select the position TD 141 Senior Project Officer (Resilient Populations) in the field “What position you are applying for?”. For roles requiring English language skills, English language CVs are preferred (but not required). Applications will be considered on a rolling basis. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists.  

Application link: PFRU-2 Recruitment – Candidate Application