Асистент з фінансових питань / Finance Assistant

МІСІЯ:

Гуманітарна організація «Ерцте дер Вельт» (Arzte der Welt) – це німецький підрозділ міжнародної мережі «Лікарі світу» (Medecins du Monde/Doctors of the World (MdM)). 

Мережа MdM складається з 17 громадських організацій, об'єднаних спільним баченням: світ, де здоров'я визнається фундаментальним правом людини.

Наша мережа реалізує понад 400 програм, як національних, так і міжнародних, у більш ніж 70 країнах світу. По всьому світу, ми надаємо можливість отримати доступ до якісних медичних послуг людям, чиє здоров'я знаходиться під загрозою.

MdM надає екстрену медичну допомогу в умовах катастроф і кризових ситуацій, об’єднує зусилля для забезпечення загального доступу до медичної допомоги і за можливості, допомагає у заходах з відновлення. У тому числі мережа бере активну участь у зниженні ризиків і забезпеченні готовності до них, а також у довгостроковому співробітництві в регіонах, що знаходяться у скрутному становищі, по всьому світу, та яким громадськість приділяє мало уваги. MdM Німеччина гарантує, що її медичні послуги на однакових умовах надаються найбільш уразливим громадянам, біженцям, внутрішньо переміщеним особам і приймаючим громадам, незалежно від їхнього етнічного та соціального походження, релігійних чи політичних переконань. Ми надаємо підтримку, сприяємо соціальним змінам і відстоюємо їх, а також боремося з несправедливістю. 

MdM працює в Україні з 2015 року, орієнтуючись на найбільш уразливі верстви населення та людей, покращуючи доступ та якість медичних послуг для населення. З лютого 2022 року організація MdM реструктурувала своє представництво в Україні та були внесені відповідні зміни до програми. Зараз MdM має координаційний офіс у Дніпрі та польові офіси у Вінниці та Краматорську. Реагування на надзвичайні ситуації в Україні наразі реалізується навколо двох основних компонентів: пряме надання послуг через багатопрофільні мобільні бригади (включаючи первинну медичну допомогу, статеве репродуктивне здоров’я, психосоціальну підтримку психічного здоров’я та підтримку жертв гендерного насильства) для ВПО та зміцнення місцевої системи охорони здоров’я шляхом розподілу ліків та медичних товарів для декількох лікарень і закладів первинної медичної допомоги.

ГЕОГРАФІЧНА СФЕРА ВТРУЧАННЯ:

Асистент з фінансових питань  знаходиться у Дніпрі.

 ОРГАНІЗАЦІЙНА СХЕМА:

Лінійний менеджер: Бухгалтер- експерт

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ:

Під керівництвом Головного експерта з адміністративної діяльності та Бухгалтера Помічник Бухгалтера допомагатиме йому/їй у виконанні наступних завдань: допомога у веденні бухгалтерського та податкового обліку згідно з українським законодавством; підготовка даних для подання звітності у контролюючі органи; здійснення процесу архівування документів; інші фінансові завдання за запитом.

• Контроль за отриманням, передачею первинної документації та інших фінансових документів.
• Підготовка, редагування, перевірка та впорядкування первинних та фінансових документів.
• Підготовка всіх первинних документів, необхідних для ведення бухгалтерського обліку та звітності на вимогу Головного експерта з адміністративної діяльності та бухгалтера.
• Під керівництвом бухгалтера створення, друк і зберігання журналів облікових записів.

• Бухгалтерське супроводження виданих авансів, розрахунків з постачальниками товарів та послуг, обліку виконаних робіт та послуг, оприбуткування на склад ТМЦ, оформлення видачі ТМЦ зі складу та їх списання, тощо. 
• Перегляд усієї кредиторської заборгованості, замовлень на закупівлю, грошових надходжень, заробітної плати, платіжних відомостей, рахунків за комунальні послуги та інших бухгалтерських записів та транзакцій, а також слідкувати за тим, що гроші розміщено для коректних рахунків і на балансі всіх рахунків.
• Формування банківських виписок в бухгалтерській програмі.
• Допомога Бухгалтеру в підготовці, організації та контролі оплати витрат, пов’язаних із щоденною роботою програм MdM Німеччини.
• Допомога в архівації всіх необхідних документів для бухгалтерського обліку відповідно до процедур MdM Німеччини та українських стандартів і законодавства.
• Підтримання системи зберігання облікових документів та здійснення щомісячного сканування.
• Допомога в підготовці та обробленні даних для формування фінансової звітності, надання даних для перевірки видатків згідно імплементованих програм тощо.
• Допомога в реєстрації всіх документів, пов'язаних з персоналом, у бухгалтерії та переконайтеся, що всі документи персоналу складені належним чином і підписані.
• Допомога в підготовці сум заробітної плати національного персоналу місії MdM Німеччина.
• Збирати та записувати всі дані, необхідні для оплати праці персоналу.
• Виконувати інші додаткові дії, що не суперечать цим, на вимогу Головного експерта з адміністративної діяльності. 

Примітка: Цей перелік заходів не є повним і може змінюватись залежно від ситуації

НЕОБХІДНА КВАЛІФІКАЦІЯ:

Вища освіта: Диплом за спеціальністю Економіка / Фінанси або суміжною спеціальністю

ВИМОГИ:

• Вимоги до знання мов: Високий рівень володіння українською, англійською буде в пріоритеті
• Вимоги до комп’ютерних навичок: Володіння програмами MS Word, Excel, PDF, BAF, M.E.Doc

 ДОСВІД:

Успішний кандидат повинен мати:

• Мінімум 3 роки досвіду роботи бухгалтером
• Добре знання податкового, бухгалтерського законодавства, знання бухобліку основних засобів,товарів/матеріалів, взаєморозрахунків з постачальниками. Бажані навички нарахування заробітної плати, подання фінансової звітності. є великою перевагою.

Попередній досвід роботи в НУО є перевагою

  ПРОФІЛЬ КОМПЕТЕНЦІЙ:

• Здатність працювати швидко, під тиском і в стислі терміни.
• Здатність управляти пріоритетами та щоденно їх адаптувати з урахуванням контексту.
• Готовність адаптуватися до змінних умов та оточення.
• Культурна чутливість і здатність працювати в мультикультурному середовищі.
• Ability to listen and share decisions / Вміння слухати та спільно приймати рішення.
• Гарне почуття гумору
• Хороші письмові та комунікативні навички
• Командний гравець
• Відповідність принципам та етиці організації «Лікарі світу»

Початок: Якнайшвидше 

Контракт із фіксованим строком роботи із можливістю продовження залежно від фінансування

Заробітна плата: Відповідно до штатного розпису організації 

Якщо відповідь на заявку не надійшла протягом 15 днів, таку заявку слід вважати відхиленою. 

Наша організація запрошує людей з інвалідністю приєднуватися до нашої команди. Кандидати з інвалідністю матимуть перевагу в процесі відбору порівняно з кандидатами з таким самим рівнем кваліфікації.

Будь ласка, зауважте:

Організація «Лікарі світу» сприяє забезпеченню рівних можливостей для всіх людей. Ми дотримуємось політики позитивного ставлення до людей, які через функціональну відмінність або соціальне та / або культурне походження належать до груп, недостатньо представлених на запропонованих посадах.

Тому жодного з кандидатів, які відповідатимуть професійним вимогам, не буде виключено з процесу відбору через   функціональну відмінність, соціальне чи культурне походження, расову або етнічну приналежність, стать, гендер або будь-яку іншу соціальну або культурну ознаку.

MISSION:

The humanitarian aid organization Arzte der Welt e. V. is the German division of the international network Medecins du Monde/Doctors of the World (MdM). 

The MdM Network consists of 17 civil society organizations united by a shared vision: a world where health is recognized as a fundamental right.

Our Network operates more than 400 programs, both domestic and international, across over 70 countries. Around the world, we enable people whose health is in danger to access quality medical services.

MdM provides emergency medical aid in disaster and crisis situations, works collaboratively to ensure universal access to healthcare and, if possible, assists with reconstruction measures. The MdM Network works collaboratively to ensure universal access to healthcare. The network is also active in risk reduction and preparedness as well as long-term development co-operations in neglected regions around the world that receive little public attention. MdM ensures that its health services are provided equally to the most vulnerable citizens, refugees, internally displaced people and host communities, regardless of their ethnic, social, religious or political background. We provide care, bear witness, and advocate for social change, as well as fighting injustice. 

MdM has been operating in Ukraine since 2015, targeting the most vulnerable communities and people by improving access and quality of health care services for the population. Since February 2022 MdM has restructured its setting in Ukraine and adjusted the programme accordingly. Currently MdM GE maintains a coordination office in Dnipro and field offices in Vinnytsia and Kramatorsk. The emergency response in Ukraine is currently implemented around two main components: direct delivery of services through multidisciplinary mobile units (including PHC, SRH, MHPSS and support to GBV survivors) to IDPs and strengthening the local health system through distribution of medicines and medical supplies to several hospitals and primary health care facilities.

GEOGRAPHICAL SCOPE OF INTERVENTION / ГЕОГРАФІЧНА СФЕРА ВТРУЧАННЯ:

The Finance assistant is based in Dnipro.

ORGANIZATION CHART:

Line Manager: Finance Officer. 

JOB SUMMARY

Under the supervision of the Administrative Coordinator and Finance officer, the Finance Assistant will assist him/her in performing the following tasks: assisting in maintaining accounting and tax records following Ukrainian legislation; preparing data for reporting to regulatory authorities; carrying out the document archiving process; and other financial tasks upon request.

RESPONSIBILITIES DESCRIPTION: 

• Control over the receipt and transmission of primary documentation and other financial documents.
• Preparation, editing, checking and organizing primary and financial documents.
• Prepare all primary documents needed for accountancy and reporting at the request of the Administrative Coordinator and Finance Officer.
• Under the supervision of the Finance officer generation, printing, and filing logs on accounts.
• Accounting support for issued advances, settlements with suppliers of goods and services, accounting for performed works and services, posting of goods and services to the warehouse, registration of the issuance of goods and services from the warehouse and their write-off, etc.
• Review all accounts payable, mission orders, cash receipts, payroll, payment statements, utility bills, and other accounting records and transactions, and ensure that money is posted to the correct accounts and in balance across all accounts. 
• Generating bank statements in the accounting program.
• Support the Finance officer in preparing, organizing, and controlling payment of expenses related to the daily operation of the MdM Germany programs.
• Assist in archiving all necessary documents for accountancy following both MdM Germany procedures and Ukrainian standards and legislation.
• Maintaining a system for storing accounting documents and performing monthly scanning.
• Assistance in preparing and processing data for generating financial statements, providing data for verifying expenditures under implemented programs, etc.
• Assist in registering all personnel-related documents in the accounting department and ensure that all personnel documents are properly prepared and signed.
• Assistance in preparing salary amounts for national staff of the MdM Germany mission.
• Collect and record all data needed for staff payments.
• Perform other additional activities that do not contradict these at the request of the Administrative Coordinator. 

Note: This list of activities is not exhaustive and may change depending on the situation 

REQUIRED QUALIFICATIONS:

Academic background: Degree in Economics / Finance or related field 

 REQUIREMENTS:

• Language requirements: Advanced Ukrainian, English and Russian
• Computer requirements: Competency in MS Word and Excel, PDF, BAF, M.E.Doc

EXPERIENCE:

The successful candidate must have:

• Minimum 3 years of experience as an accountant
• Good knowledge of tax and accounting legislation, knowledge of accounting for fixed assets, goods/materials, and settlements with suppliers. Payroll and financial reporting skills are desirable is a great asset.

Previous experience with NGO is an asset.

COMPETENCE PROFILE:

• Ability to work quickly, under pressure, and with short deadlines.
• Necessity to manage priorities and to adapt them daily according to the context.
• Flexibility to adapt to changing requirements.
• Cultural sensitivity and ability to work in a multi-cultural environment.
• Ability to listen and share decisions.
• Sense of humor.
• Good writing and communication skills.
• Team player.
• Alignment with principles and ethics of Arzte der Welt.

AVAILABILITY

Incorporation date: ASAP

Fixed term contract with possibility of extension depending on funding

Only applications submitted in English will be considered.

If a response to the application is not received within 15 days, such application shall be deemed rejected.

Our organisation welcomes people with disability to apply and be part of our team. The candidates with disability will be given an advantage during the selection process compared to the candidates with the same level of qualification.

Please note:

Doctors of the World promotes equal opportunities for all people. We adhere to a policy of positive regard for people who, due to a functional difference or social and/or cultural backgrounds, belong to groups that are underrepresented in the positions offered.

Therefore, no candidate who meets the professional requirements will be excluded from the selection process based on functional differences, social or cultural origin, race or ethnicity, sex, gender, or any other social or cultural characteristic.