Старший менеджер (управитель) з постачання / Supply Chain Supervisor

 SUPPLY CHAIN SUPERVISOR 

COUNTRY:  Ukraine 

REPORTS TO:   Supply and Facility Manager (East) 

LOCATION:  Kharkiv 

 GENERAL MISSION 

 Reporting to the Logistics Manager, the Procurement Supervisor contributes to ensure the efficient management of the concerned services in Ukraine (Areas under Dnipro Office). He or she is the focal point for the Logistics Manager in purchase & procurement and as such informs him or her of any problems that fall within his or her responsibilities and suggests solutions. 

He/she ensures the Procurement of goods, services or intellectual services needed for the running of the Program in an efficient manner (quality, cost and delivery) while contributing in planning, purchase, procurement and transport of goods. 

He or she is a key player in the rollout and implementation of HI’s logistics standards, which consists in reworking the positioning of logistics at HI and affirming the professional development principle. 

 MISSIONS / RESPONSIBILITIES 

 Mission 1. Standards and expertise:  

1. Implements Emergency Preparedness and Response’s logistics part with a strategic appreciation of the projects. 

2. Ensures compliance with and application of HI standards for his or her entire professional field with regard to policy, processes, tools and final reports. 

3. Ensures internal control in his or her fields of activity as well as the procurement officer/s under his/her responsibility. 

4. Provides capacity building to the procurement officer/s and internal stakeholders on his or her fields or activities.  

5. Guarantees compliance with and the application of internal rules, the rules of institutional donors, and country regulations in his or her fields of activity. 

6. Reports on incidents and their treatment to his or her Logistics Manager. 

7. Participates to HI external representation activities related to Procurement chain in the Area. 

8. Helps define the program’s purchasing strategy. 

    

Mission 2. Operational implementation: 

1. Ensures market survey/analysis and update of suppliers lists in the Area. 

2. Facilitates Procurement plans updates with Project managers as per schedule. 

3. Proposes markets for which Framework Agreements should be contracted in the area. 

4. Processes procurement activities in the area: 

• Cross checks all purchase requests with approved Procurement plan;  

• Ensures specifications and selection criteria are set by Budget Holders at purchase request stage;  

• Sets administrative compliance requirements at RFQ/tender issuing stage; 

• Prepares Bid Analysis; 

• Negotiates purchasing conditions and prepare contracts and amendments with suppliers.  

1. Process contracting authorizations within standard lead time.  

2. Purchase Monitoring Charts update (PMC) 

3. Ensure archiving is compliant and secure. 

4. Ensure regular meetings with the project managers to make sure procurements match technical specifications and deadlines. 

Mission 3. Purchase Management:  

1. Ensures the respect of HI (and donor if required) purchase procedures. 

2. Implements procurement processing and follows up of the approved PSR (purchase and service request) for program activities. 

3. Collects Supplier Quotations (SQ) as per the Procurement Guideline Thresholds then forwards them to the Logistics Manager; reports any difficulties (sourcing, stock outs, unavailability) immediately to the Logistics Manager and consults the applicant when needed. 

4. Prepares Summary Bid Analysis (SBA) for purchases through quotes. 

5. Prepares Supplier Purchase Order (SPOs) and service contracts when needed. 

6. Ensures the quality of the purchase and the delivery deadlines. 

7. Follows up the order/purchase until delivery. 

8. Ensures the accurate filling of purchases files: signatures, presence and validity of the documents, in order to guarantee accurate traceability of all purchases throughout the Procurement chain. 

9. Ensures preparation of weekly PMC (Procurement Monitoring Chart) and PSR tracker are updated accurately and forwarded to the Logistics Manager. 

10. Must be able to explain the procurement plan to project managers and put limits if needed to the demands of the program teams if they do not follow the procurement plan strategy. 

            

PROFILE SOUGHT 

Qualification(s): 

• Degree in Procurement Chain (2 years of higher education);  

• Qualification in the field of logistics (2 years of higher education); 

• High analytical and logical capacity. 

   

Experience:

• 2 years’ experience in Procurement chain (NGO or private company); 

• Experience in an international NGO is a plus. 

• Previous experience with HI. 

Skills:

• Good level in reading, writing and speaking English; 

• Proficient: Microsoft Word, Excel, PowerPoint. 

• Being capable of helping team members to plan and review the drafted plans. 

Personal qualities:

• Autonomy and ability to work in a team;  

• Public relations skills; 

• Real motivation to work in the humanitarian sector; 

• Easy to calculate; 

• Ability to follow instructions and to be a member of a team; 

• Flexibility; 

• Strong attention to details; 

• Good organizational skills; 

• Practical, dynamic and solution oriented. 

• Good capacity to withstand pressure and manage stress. 

WORKING CONDITIONS: 

Contract: Employment contract (according to Ukrainian legislation) Fixed-Term 

Type of employment: Full-time 

Benefits Package: 

• 30 calendar days for annual leaves  
• 12 days of internal wellbeing paid leaves annually (pro-rata) 
• Medical Insurance for HI staff and one dependent (tax paid by HI) 
• Individual counselling sessions for HI staff 
• Relocation package might be granted for the managerial positions and key positions if needed  
• Relevant supportive measures for person with disabilities (if needed) 

By submitting the CV application, the applicant gives his/her consent to the processing of his/her personal data (in accordance with the legislation of Ukraine). 

EQUAL OPPORTUNITY 

HI is an equal opportunity employer. We value diversity and we are committed to creating an inclusive environment based on mutual respect for all employees. We do not discriminate on the basis of age, sex, disability status, religion, ethnic origin, colour, race, marital status, or other protected characteristics.  

All interested candidates irrespective of age, sex, disability status, religion, ethnic origin, colour, race, marital status, or other protected characteristics are encouraged to apply for the vacancy. 

If you have a disability and require any special arrangements to assist you during the interview, please inform us with the necessary details. 

Handicap International has clear institutional policies on "Child Protection", "Anti-fraud, Bribery and Corruption", "Disability, Gender and Age" and "Protection of Beneficiaries from Sexual Exploitation, Abuse and Harassment”. It is therefore mandatory for all staff to commit themselves to respect, uphold and promote these policies, and to sign the HI Code and Conduct.  

How to apply: 

Attention: Only CVs written in English will be reviewed 

Please note that the recruitment will be ongoing until the position is occupied. Inteviews will be conducted on a rolling basis until the position is filled, and only shortlisted candidates will be contacted.

_________________________________________________________________________________________________

 СТАРШИЙ МЕНЕДЖЕР (УПРАВИТЕЛЬ) З ПОСТАЧАННЯ 

КРАЇНА:  Україна 

ПІДПОРЯДКУВАННЯ:   Керівник з логістики (схід) 

ЛОКАЦІЯ:  Харків

ЗАГАЛЬНІ ОБОВ'ЯЗКИ 

Старший менеджер (управитель) з постачання підпорядковується керівнику з логістики та забезпечує ефективне управління відповідними послугами в Україні (у сфері відповідальності дніпровського офісу організації). Фахівець виконує функції відповідального працівника з питань закупівель під керівництвом керівника з логістики, а отже інформує його про будь-які проблеми, що стосуються сфери відповідальності керівника, та пропонує варіанти вирішення цих проблем. 

Він/вона забезпечує ефективну закупівлю товарів, матеріальних чи інтелектуальних послуг, необхідних для роботи програми (за критеріями якості, вартості та  швидкості доставки/надання), водночас беручи участь у плануванні, закупівлі та транспортуванні товарів. 

Фахівець відіграє ключову роль у розгортанні та впровадженні логістичних стандартів HI, тобто працює над позиціонуванням логістики в системі HI та дотриманням принципу професійного розвитку.  

ЗАВДАННЯ / ОБОВ’ЯЗКИ  

Завдання 1. Стандартизація та експертна оцінка:  

1. Здійснює впровадження логістичної складової плану підготовки та реагування на надзвичайні ситуації у складі стратегії реалізації проектів. 

2. Забезпечує дотримання та застосування стандартів HI щодо політики, процедур, інструментів та кінцевих звітів у сфері відповідальності фахівця. 

3. Забезпечує внутрішній контроль у власній сфері відповідальності, а також у сфері відповідальності фахівців з закупівель, які йому/їй підпорядковуються.  

4. Забезпечує розвиток потенціалу фахівців з закупівель та внутрішніх учасників робочого процесу у власній сфері відповідальності.  

5. Гарантує дотримання та застосування внутрішніх правил, правил інституціональних донорів та законодавства країни у сфері відповідальності фахівця. 

6. Звітує про інциденти та реагування на них перед безпосереднім керівником. 

7. Бере участь у заходах з зовнішнього представлення інтересів HI, що стосуються ланцюжка закупівель на регіональному рівні. 

8. Сприяє складанню стратегії закупівель у рамках програми. 

    

Завдання 2. Операційне впровадження: 

1. Забезпечує проведення досліджень/аналізу ринку та оновлення списку постачальників на регіональному рівні. 

2. Сприяє оновленню планів закупівель спільно з керівниками проектів та згідно з графіком. 

3. Пропонує ринки для укладання рамкових угод на регіональному рівні.  

4. Контролює закупівлі на регіональному рівні: 

• Проводить перевірку усіх запитів на закупівлі на відповідність затвердженому плану закупівель;  

• Забезпечує встановлення особами, відповідальними за бюджет, специфікацій та критеріїв відбору на етапі запиту про закупівлю;  

• Встановлює вимоги з адміністративної відповідності на етапі запиту про котування/публікації тендеру; 

• Підготовлює аналіз пропозицій; 

• Веде переговори щодо умов закупівель та складає тексти договорів з постачальниками й поправок до них.  

1. Здійснює затвердження договорів у межах стандартного часу доставки.  

2. Оновлює графік моніторингу закупівель. 

3. Забезпечує відповідність нормам та безпечність процесу архівації. 

4. Проводить регулярні наради з керівниками проектів для забезпечення відповідності закупівель технічним специфікаціям та часовим рамкам. 

    

Завдання 3. Управління закупівлями: 

1. Забезпечує дотримання процедур закупівель HI (та аналогічних процедур донорів за необхідності). 

2. Виконує опрацювання закупівель та затверджених запитів на закупівлю товарів чи послуг для цілей програми. 

3. Збирає котування постачальників згідно з пороговими значеннями вартості закупівель та направляє їх керівнику з логістики; оперативно інформує керівника з логістики про будь-які труднощі (відбір постачальників, тимчасова чи постійна відсутність товарів у продажу) та звертається до автора запиту про закупівлю за необхідності. 

4. Підготовлює підсумковий аналіз пропозицій для закупівель згідно з котуваннями. 

5. Підготовлює замовлення на закупівлю в постачальника та угоди про надання послуг за потреби.  

6. Забезпечує високу якість закупівель та дотримання термінів постачання. 

7. Відстежує замовлення/закупівлю до моменту доставки. 

8. Забезпечує правильне заповнення документів про закупівлю: їхню наявність та чинність, наявність підписів для цілей гарантування точного відстежування усіх закупівель вздовж ланцюжка поставок. 

9. Забезпечує підготовку щотижневого графіка моніторингу закупівель та своєчасне оновлення засобу відстежування запитів на закупівлю з направленням цих даних керівнику з логістики. 

10. Фахівець має бути здатен роз’яснити план закупівлі керівникам проектів та за потреби встановити рамки для вимог програмних команд, якщо вони не відповідають стратегічному плану закупівель. 

            

ХАРАКТЕРИСТИКИ ПРАЦІВНИКА

Кваліфікація: 

• Диплом у сфері ланцюжка закупівель (2 роки вищої освіти);  

• Диплом у сфері логістики (2 роки вищої освіти); 

• Відмінні навички аналізу та логічного мислення. 

   

Досвід:

• 2 роки досвіду роботи в сфері ланцюжка закупівель (неурядова організація чи приватна компанія); 

• Досвід роботи в міжнародній неурядовій організації буде перевагою. 

• Попередній досвід співпраці з HI буде перевагою. 

Навички:

• Володіння письмовою та усною англійською мовою; 

• Вміння працювати  у Microsoft Word, Excel, PowerPoint. 

• Здатність допомогти членам команди складати та перевіряти складені плани. 

Особисті якості: 

• Автономність і здатність працювати в команді;  

• Навички зв’язків з громадськістю; 

• Реальна вмотивованість працювати в гуманітарному секторі; 

• Здатність проводити обчислювання; 

• Здатність виконувати вказівки керівництва та бути членом команди; 

• Гнучкість; 

• Увага до деталей; 

• Хороші організаційні навички; 

• Практичність, динамічність, орієнтованість на пошук рішень; 

• Здатність витримувати тиск та управляти стресом. 

УМОВИ РОБОТИ 

Контракт: Трудовий договір (згідно законодавства України) Строковий  

Тип зайнятості: Повна зайнятість 

Переваги: 

• 30 календарних днів щорічної відпустки 
• 12 днів щорічної оплачуваної відпустки для гарного самопочуття (пропорційно відпрацьованому часу) 
• Медичне страхування для співробітників HI та одного члена сім'ї (додаток сплачує HI) 
• Індивідуальні психологічні консультації для співробітників HI 
• Релокаційний пакет може бути наданий для керівних посад і ключових посад, якщо це необхідно 
• Відповідні заходи підтримки для людини з обмеженими можливостями (за потреби) 

МОЖЛИВОСТІ 

HI є роботодавцем рівних можливостей. Ми цінуємо різноманітність і прагнемо створити інклюзивне середовище, засноване на взаємній повазі до всіх співробітників. Ми не дискримінуємо за віком, статтю, інвалідністю, релігією, етнічним походженням, кольором шкіри, расою, сімейним станом чи іншими захищеними ознаками. 

Усім зацікавленим кандидатам, незалежно від віку, статі, інвалідності, релігії, етнічного походження, кольору шкіри, раси, сімейного стану чи інших ознак, заохочуємо подати заявку на вакансію. 

Якщо ви маєте інвалідність і потребуєте будь-яких особливих заходів для допомоги під час співбесіди, будь ласка, повідомте нам необхідні деталі. 

Handicap International має прозорі інституційні політики щодо «Захисту дітей», «Протидії шахрайству, хабарництву та корупції», «Інвалідність, Стать і вік», а також «Захист бенефіціарів від сексуальної експлуатації, знущання та домагань». Вони є обов’язковими для виконання усіма співробітниками, які зобов’язані поважати, підтримувати та просувати ці політики, а також підписати «Кодекс поведінки» HI. 

Подаючи резюме, претендент надає згоду на обробку його персональних даних (відповідно до законодавства України). 

Як подати заявку: 

Увага: Розглядатимуться лише резюме, написані англійською мовою. 

Зверніть увагу, що набір триватиме до моменту заповнення посади. Співбесіди проводитимуться на постійній основі, і лише відібрані кандидати будуть запрошені до наступних етапів.