Менеджер (управитель) проекту з фізичного та психологічного здоров’я / Health Project Supervisor

Health Project Supervisor 

 COUNTRY: Ukraine 

 REPORTS TO: Health Project Manager 

 LOCATION: Kharkiv  

Please send your CVs in English.  

GENERAL MISSION 

The Health Project Supervisor is managing one Handicap International (HI) multidisciplinary team. S/he reports to the Health Project Manager (PM) and is responsible to ensure all HI team activities are implemented smoothly and team(s) is well functioning to provide qualitative services to most vulnerable people, including people with disabilities and their support persons. S/he must keep all the data confidential, and share it only with the designated persons. The job is office based with field trips according to needs, and the team to manage consists of three physical therapists, two psychologists and two Psycho-Social (PSS) workers. 

MISSIONS/RESPONSIBILITIES 

Mission 1: Ensure the qualitative and timely implementation of HI services (rehabilitation and MHPSS) and follow the referral pathways in an emergency, in collaboration and coordination with HI technical unit and relevant stakeholders 

1. Ensure that services (MHPSS, rehabilitation, Inclusion) are reaching the most vulnerable people in respect with applicable quality standards (prioritization of cases, follow up, referrals) 

2. Is responsible for activity planning and the identification of geographical and sectoral priorities, with the support of the Health Project Manager. 

3. Is responsible for the logistic planning of activities (vehicles, stocks release request) up to quality standards and as requested by donors. 

4. Is responsible for the administrative planning of activities (donation certificates, travel request). 

5. Centralize all needs in equipment and tools identified by the health field staff and coordinate with the PM and the support team to ensure they are addressed. 

6. Under the supervision of the PM, design, consolidate and review the weekly team planning, according to the project objectives and priorities, and taking into account security issues. 

7. Ensure systematic and proper filling of all project related forms and tools, in liaison with the Rehabilitation Technical Officer (TO) and MHPSS TO. 

8. Plan implementation and logistic needs of technical training (content, translation, hands out, schedule, curriculums, IEC tools needed, etc.) for HI staff 

9. Is responsible for gathering and consolidating the mapping of services at zone/area level and submit it to his/her line manager 

10. Close monitoring of activities to make sure they are in line with sectoral quality standards, HI, and donor requirements. 

11. Make sure that team members are strictly maintaining the confidentiality of their beneficiaries.  

      

Mission 2:  Ensure qualitative management of the team, including capacity building, positive and constructive Teamwork 

1. Organize the monthly planning and objectives of his/her team with action plans  

2. Keep contact and be ready to support the mobile teams in the field 

3. In coordination with the Logistics department, ensure that the logistic aspects of the project at field level comply with HI and donors standards and regulations and followed by each team member 

4. Ensure the proper HR follow-up of his/her team (leaves, training), in coordination with the Health Project Manager and HR department 

5. In collaboration with the PM, conduct staff evaluation/appraisal and address HR issues that arise 

6. Ensure a good communication – coordination – information with your staff through regular coordination meetings 

7. Build and maintain a team dynamic cohesion and professionalism which enables the objectives of HI to be carried out 

8. Provide proper orientation and follow up to the team on protection issues in direct link with the technical unit, how to engage with beneficiaries, especially with children, adolescent, and women, in line with HI and donor PSEA, child protection and other relevant policies 

    

Mission 3: Reporting: Ensure the Health activities are implemented and reported in line with HI strategy. Support the monitoring and evaluation of activities, Reporting and Archiving 

1. Ensure the implementation of all Health project tools and processes; 

2. Send weekly reports to the Health PM on all activities conducted on the field by the teams 

3. Centralize all the data collected in the field and coordinate with the PM and MEAL team for data entry, ensuring that data is accurate 

4. Contribute to any internal and external project monitoring mission or project evaluation; 

5. Orientate and follow up with the team members on how to properly fill-up, gather, and archive all tools/assessment/format provided and guided to ensure qualitative services and timely data management.  

6. Support project monitoring and reporting by using reporting HI tools and review the progress with the support of the Health Project Manager. 

7. In collaboration with other HI internal departments, ensure that team members are strictly following internal and external referral pathway 

8. Collect and document case study, lessons learned as per project needs and requested by the line manager. 

Mission 4: Strategy development: Design and implement the operational framework in link with program and technical coordinators 

1. Contribute to designing the different Health activities, strategy and operational framework in collaboration with Technical Unit and line manager; 

2. Identify possibilities to extend the different Health activities within HI strategy; 

3. Contribute to proposal writing and reporting by inputs concerning the Health needs and response; 

4. Participate in strategic planning exercises of the mission as per PM or Technical Specialists request; 

Mission 5: Capitalization: Produce regular reports on activities and documents to ensure the capitalization of the project: 

1. Provide regular activity reports when requested by PM or Technical Specialists. 

2. Participate in the analysis of data with MEAL department upon request. 

    

Mission 6:  Representation 

1. In cooperation with the PM, build relationships with relevant stakeholders, including other local and international humanitarian organizations, local authorities, clusters, etc... 

2. Represent the Health Project when needed with any relevant stakeholders, local, national and international partners; 

Mission 7: Security 

1. Ensure that the team members know and follow the security procedures 

2. Inform the PM of any security issues faced in the field by the team, and report any eventual incidents 

 PROFILE SOUGHT

Qualification(s): 

• Bachelor degree and/or master degree (Preferably Physical Rehabilitation or Psychology)
• Bachelor degree and/or master degree in paramedical background. 

Experience: 

• Previous experience in humanitarian programs in similar positions; 
• Experience of working in emergency and crisis contexts; 
• Experience with people with disabilities. 

Skills:

• Personal understanding and acceptance of HI's principles and mission is essential 
• Proven ability to mobilise community networks, raise awareness on Health. 
• Experience in participatory approach to work with Healths 
• Excellent reporting skills (written and oral communication) 
• Strong people and team management/supervision skills. 
• Proficiency in office software: word, excel, power point. 
• English language proficiency 
• Being capable of helping team members to plan and review the drafted plans 

Personal qualities:

• Patience, flexibility and diplomacy 
• Precision and punctuality 
• Resistance to stress in a very difficult environment 
• Respect and promote individual and cultural differences 
• Communication skills, open-mindedness, creativity, pro-activity. 
• Good problem solving skills 
• Ability to multi-task and prioritise. 
• Ensuring efficient use of resources 
• Autonomous and initiative-taking  
• Commitment to the most vulnerable 
• Good capacity to withstand pressure and manage stress  

COMMITMENTS: 

• Compliance with institutional policies: Child Protection Policy, PEASH Policy, Anti-Fraud and Corruption Policy, Disability, Gender, Age Policy, and Code of Conduct; 

• Compliance with the rules of procedure; 

• Respect for the safety rules defined in the Safety Plan. General safety is linked to the behavior of each individual. The behavior of each individual has an impact on the safety of all; 

• Report all relevant security information to the project security manager and inform immediately of security incidents involving our organization; 

• Attendance / Punctuality; 

• Availability: the technician may be required to travel outside his/her place of residence for extended periods of time, or to carry out activities or assignments during weekends and public holidays.  

The tasks and responsibilities described in this job profile are not exhaustive and may change according to the needs of the project. 

CONFIDENTIALITY AND PRIVACY

Because of His/Her position, certain information to which the employee has access is confidential.  

Any breach of confidentiality will be considered gross misconduct.  

WORKING CONDITIONS:

Contract: Employment contract (according to Ukrainian legislation) Fixed-Term

Type of employment: Full-time

Benefits Package:

• 30 calendar days for annual leaves 
• 12 days of internal wellbeing paid leaves annually (pro-rata)
• Medical Insurance for HI staff and one dependent (tax paid by HI)
• Individual counselling sessions for HI staff
• Relocation package might be granted for the managerial positions and key positions if needed 
• Relevant supportive measures for person with disabilities (if needed)

By submitting the CV application, the applicant gives his/her consent to the processing of his/her personal data (in accordance with the legislation of Ukraine).

EQUAL OPPORTUNITY

HI is an equal opportunity employer. We value diversity and we are committed to creating an inclusive environment based on mutual respect for all employees. We do not discriminate on the basis of age, sex, disability status, religion, ethnic origin, colour, race, marital status, or other protected characteristics. 

All interested candidates irrespective of age, sex, disability status, religion, ethnic origin, colour, race, marital status, or other protected characteristics are encouraged to apply for the vacancy.

If you have a disability and require any special arrangements to assist you during the interview, please inform us with the necessary details.

Handicap International has clear institutional policies on "Child Protection", "Anti-fraud, Bribery and Corruption", "Disability, Gender and Age" and "Protection of Beneficiaries from Sexual Exploitation, Abuse and Harassment”. It is therefore mandatory for all staff to commit themselves to respect, uphold and promote these policies, and to sign the HI Code and Conduct. 

Please note: only short-listed candidates will be contacted.

_________________________________________________________________________________________________

Менеджер (управитель) проекту з фізичного та психологічного здоров’я 

  КРАЇНА: Україна 

 ПІДПОРЯДКОВУЄТЬСЯ: Керівник проекту з Фізичного та психічного здоров’я 

 РЕГІОН: Харків 

 Будь ласка надсилайте резюме англійською.

ЗАГАЛЬНІ ОБОВ’ЯЗКИ 

Старший фахівець проекту з Фізичного та психічного здоров’я керує однією мультидисциплінарною командою організації “Handicap International” (HI). Він/вона підпорядковується Керівнику проекту (PM) з Фізичного та психічного здоров’я та несе відповідальність за забезпечення безперебійної роботи команди HI з дітьми, підлітками та дорослими, а також за належне функціонування команди (команд) для надання якісної підтримки найбільш вразливим групам населення, включаючи людей з інвалідністю та осіб, які здійснюють догляд за ними. Він/вона повинен/повинна зберігати конфіденційність усіх даних і ділитися ними лише з визначеними особами. Робота виконується в офісі з виїздами на місця відповідно до потреб, а команда складається з трьох фізичних терапевтів, двох психологів та двох працівників психосоціальної підтримки.   

 ЗАДАЧІ / СФЕРА КОМПЕТЕНЦІЙ  

Задача 1: Забезпечувати якісне та своєчасне надання послуг від імені HI (реабілітація та ПЗПСП), та дотримання шляхів перенаправлення в екстрених випадках у співпраці та координації з технічною командою НІ та відповідними зацікавленими сторонами  

1. Забезпечувати, що послуги (ПЗПСП, реабілітація, інклюзія) надаються найбільш вразливим групам населення у відповідності до стандартів якості (пріоритизація кейсів, спостереження, переадресація, система кейс-менеджменту НІ з чітким відкриттям і закриттям кожного кейсу). 

2. За підтримки керівника проекту з Фізичного та психічного здоров’я, нести відповідальність за планування діяльності та визначення географічних і секторальних пріоритетів. 

3. Нести відповідальність за логістичне планування діяльності проекту (транспортні засоби, запит на видачу товарів зі складу тощо) відповідно до стандартів якості та вимог донорів.  

4. Нести відповідальність за адміністративне планування діяльності проекту (сертифікати про донацію, запити на відрядження). 

5. Централізувати всі потреби в обладнанні та інструментах, визначені персоналом проекту, який працює на місцях, і співпрацювати з керівником проекту та командою підтримки, щоб забезпечити їх задоволення.  

6. Під наглядом керівника проекту розробляти, консолідувати та переглядати щотижневе планування роботи команди відповідно до цілей та пріоритетів проекту, а також з урахуванням питань безпеки. 

7. Забезпечити систематичне та належне заповнення всіх форм та інструментів, пов'язаних з проектом, у співпраці з технічним фахівцем з реабілітації (Rehab ТО) та технічним фахівцем з ПЗПСП (MHPSS TO).  

8. Планувати реалізацію та логістичні потреби технічних тренінгів (зміст, переклад, роздаткові матеріали, графік, навчальні програми, необхідні IEC інструменти тощо) для персоналу HI.  

9. Відповідати за збір та консолідацію картування послуг (service mapping) на рівні регіону та подає її своєму безпосередньому керівнику. 

10. Ретельний моніторинг діяльності, щоб переконатися, що вона відповідає галузевим стандартам якості, вимогам НІ та донорів. 

11. Переконатися, що члени команди суворо дотримуються конфіденційності своїх бенефіціарів. 

     

Задача 2:  Забезпечення якісного управління відділом, включаючи розбудову потенціалу (capacity building), позитивну та конструктивну роботу команди  

1. Організовувати щотижневе планування діяльності та задач для команди;   

2. Підтримувати зв'язок і бути готовими підтримати мобільні команди на місцях; 

3. У координації з відділом логістики забезпечити відповідність логістичних аспектів проекту на місцевому рівні стандартам і правилам HI та донорів, а також дотримання цих стандартів і правил кожним членом команди; 

4. Забезпечувати відповідне ведення кадрової політики стосовно працівників відділу (відпустки, тренінги) у співпраці з керівником проекту з Фізичного та психічного здоров’я та відділом з персоналу; 

5.  Проводити оцінку/атестацію персоналу та вирішувати кадрові питання, що виникають; у співпраці з керівником проекту; 

6. Забезпечувати хорошу комунікацію - координацію - інформування зі своїм персоналом шляхом проведення регулярних координаційних зустрічей; 

7. Створювати та підтримувати динамічну згуртованість та професіоналізм команди, що дозволяє досягати цілей HI;  

8. Забезпечувати належну орієнтацію та подальшу роботу з командою стосовно питань захисту у безпосередньому зв'язку з технічною командою, стосовно того, як взаємодіяти з бенефіціарами, особливо з дітьми, підлітками та жінками, відповідно до політики HI та донорів у сфері захисту дітей, захисту дітей та інших відповідних політик. 

 Задача 3: Підзвітність: Забезпечувати проведення та звітування діяльності відділу згідно стратегій НІ. Підтримка моніторингу та оцінки діяльності, звітності та архівування 

1. Забезпечувати впровадження всіх інструментів і процесів проекту з Фізичного та психічного здоров’я; 

2. Надсилати щотижневі звіти керівнику проекту з Фізичного та психічного здоров’я про всі заходи, проведені командами в полях (на місцях); 

3. Централізувати всі дані, зібрані в полях та співпрацювати з керівником проектук та командою MEAL стосовно введення даних, забезпечуючи точність цих даних;  

4. Допомагати проводити внутрішні та зовнішні моніторингові місії проектів або оцінку; 

5. Спрямовувати та контролювати роботу працівників відділу щодо правильності заповнення, збору та архівації всіх використаних інструментів/оцінок/форм для забезпечення якості наданих послуг і своєчасного управління даними.  

6. Долучатися до процесу моніторингу діяльності проекту та формування звітів за допомогою інструментів для підготовки звітності НІ та контролювати даний процес за підтримки керівника проекту з Фізичного та психічного здоров’я. 

7. У співпраці з іншими внутрішніми підрозділами НІ забезпечити, щоб члени команди суворо дотримувалися внутрішньої та зовнішньої схеми перенаправлення. 

8. Збирати та документувати ситуаційний аналіз (case study), підводити підсумки та вивчати досвід проекту (lessons learned) згідно до потреб проекту та на запит безпосереднього лінійного керівника. 

 Завдання 4: Розробка стратегії: Проектувати та впроваджувати організаційні структури згідно вимог програми та технічних координаторів. 

1. Сприяти розробці різних видів діяльності проекту з Фізичного та психічного здоров’я, створювати стратегії та операційні структури разом із технічним підрозділом і лінійним керівником; 

2. Визначати можливості для розширення різних видів діяльності проекту з Фізичного та психічного здоров’я відповідно до стратегій організації НІ; 

3. Сприяти написанню пропозицій та звітів, подаючи інформацію щодо потреб у сфері охорони здоров’я та реагування на них; 

4. Брати участь у заходах зі стратегічного планування місії на вимогу керівника проекту або технічних спеціалістів; 

 Завдання 5: Капіталізація (аналіз проекту з метою його вдосконалення): Регулярно готувати звіти щодо видів діяльності та відповідної документації для капіталізації проекту:  

1. Надавати регулярні звіти про діяльність на вимогу керівника проекту або технічних спеціалістів. 

2. Брати участь в аналізі даних з відділом MEAL за запитом. 

 Задача 6:  Представництво:  

1. У співпраці з керівником проекту налагоджувати відносини з відповідними зацікавленими сторонами, включаючи інші місцеві та міжнародні гуманітарні організації, місцеві органи влади, кластери тощо... 

2. За необхідності представляти Проект з Фізичного та психічного здоров’я перед усіма зацікавленими сторонами, місцевими, національними та міжнародними партнерами; 

 Задача 7: Безпека  

1. Переконатися, що члени команди знають і дотримуються процедур безпеки;  

2. Інформувати керівника проекту про будь-які проблеми з бепекою, з якими стикається команда в польових умовах, і повідомляти про будь-які можливі інциденти.  

 БАЖАНІ АНКЕТНІ ДАНІ 

Кваліфікація(-ї):

• Диплом бакалавра та/або магістра (бажано фізична реабілітація або психологія) 
• Ступінь бакалавра та/або магістра за парамедичною спеціальністю. 

Досвід роботи:

• Попередній досвід роботи в гуманітарних програмах на схожих посадах; 
• Досвід роботи в надзвичайних і критичних ситуаціях; 
• Досвід роботи з людьми з інвалідністю. 

Навички:

• Особисте розуміння та прийняття принципів та місії НІ є дуже важливим 
• Доведена здатність мобілізувати громадські мережі, підвищувати обізнаність стосовно питань охорони здоров’я.  
• Досвід партисипативного підходу до роботи з організаціями охорони здоров’я. 
• Відмінні навички підготовки звітів (письмова та усна комунікація).  
• Професійні навички керування/консультування осіб і команд. 
• Високий рівень володіння офісними програмами: Word, Excel, Power Point. 
• Професійне володіння англійською мовою.  
• Здатність допомагати членам команди складати та переглядати плани роботи 

Особисті якості:

• Терпіння, гнучкість і дипломатичність 
• Точність і пунктуальність  
• Стійкість до стресу в дуже складних умовах  
• Повага та заохочення індивідуальних та культурних відмінностей  
• Комунікабельність, відкритість, креативність та проактивність.  
• Хороші навички вирішення проблем 
• Вміння працювати в режимі багатозадачності та розставляти пріоритети. 
• Забезпечення ефективного використання ресурсів 
• Автономність та ініціативність  
• Прихильність до найбільш вразливих верств населення 
• Здатність працювати під тиском та керувати стресом.  

Зобов’язання: 

• Виконувати вимоги інституційних політик: Захисту дитини, Захисту від сексуального насильства, знущань і домагань, Протидії шахрайству та корупції, Інвалідності, статі і віку, а також Кодекс поведінки; 

• Виконувати вимоги правил і процедур: 

• Дотримуватись правил безпеки, вказаних у Плані безпеки. Загальна безпека пов’язана з поведінкою кожної окремої особи. Поведінка кожної особи впливає на безпеку всіх осіб. 

• Передавати усю необхідну інформацію з техніки безпеки менеджеру з безпеки та невідкладно повідомляйте про інциденти, пов’язані з безпекою нашої організації;  

• Присутність / Пунктуальність; 

• Доступність: технічному фахівцю іноді доводитиметься виїжджати за межі свого місця проживання на певний період часу або виконувати заходи або завдання на вихідних та під час громадських свят.  

Завдання та обов’язки, описані в цій посадовій інструкції є невичерпними і можуть  змінюватися відповідно до потреб проекту.  

КОНФІДЕНЦІЙНІСТЬ І ОСОБИСТА ІНФОРМАЦІЯ  

Через особливості посади, певна інформація, до якої співробітник має доступ, є конфіденційною.  

Будь-яке порушення конфіденційності вважатиметься грубим порушенням.  

УМОВИ РОБОТИ

Контракт: Трудовий договір (згідно законодавства України) Строковий 

Тип зайнятості: Повна зайнятість

Переваги:

• 30 календарних днів щорічної відпустки
• 12 днів щорічної оплачуваної відпустки для гарного самопочуття (пропорційно відпрацьованому часу)
• Медичне страхування для співробітників HI та одного члена сім'ї (додаток сплачує HI)
• Індивідуальні психологічні консультації для співробітників HI
• Релокаційний пакет може бути наданий для керівних посад і ключових посад, якщо це необхідно
• Відповідні заходи підтримки для людини з обмеженими можливостями (за потреби)

МОЖЛИВОСТІ

HI є роботодавцем рівних можливостей. Ми цінуємо різноманітність і прагнемо створити інклюзивне середовище, засноване на взаємній повазі до всіх співробітників. Ми не дискримінуємо за віком, статтю, інвалідністю, релігією, етнічним походженням, кольором шкіри, расою, сімейним станом чи іншими захищеними ознаками.

Усім зацікавленим кандидатам, незалежно від віку, статі, інвалідності, релігії, етнічного походження, кольору шкіри, раси, сімейного стану чи інших ознак, заохочуємо подати заявку на вакансію.

Якщо ви маєте інвалідність і потребуєте будь-яких особливих заходів для допомоги під час співбесіди, будь ласка, повідомте нам необхідні деталі.

Handicap International має прозорі інституційні політики щодо «Захисту дітей», «Протидії шахрайству, хабарництву та корупції», «Інвалідність, Стать і вік», а також «Захист бенефіціарів від сексуальної експлуатації, знущання та домагань». Вони є обов’язковими для виконання усіма співробітниками, які зобов’язані поважати, підтримувати та просувати ці політики, а також підписати «Кодекс поведінки» HI.

Подаючи резюме, претендент надає згоду на обробку його персональних даних (відповідно до законодавства України).

Зверніть увагу: ми зв'яжемося лише з тими  кандидатами, які пройшли перший етап відбору та потрапили до короткого списку.