Менеджер з адміністративної діяльності Atlas Logistics (Administrative Officer)

Atlas Administrative Officer 

COUNTRY: UKRAINE 

REPORTS TO:  ATLAS PROJECT MANAGER TRANSPORT 

LOCATION: Dnipro 

Please send your CV in English

GENERAL MISSION 

Context of the mission 

Since 1993, Humanitarian and Inclusion (HI) provided logistic services to the humanitarian actors responding to crises in 15 different countries through its logistics platform known as Atlas Logistique. 

Since March 2022, Atlas Logistique (AL) has been operating in Ukraine to offer logistical solutions to humanitarian organizations (humanitarian-to-humanitarian approach) in order to facilitate the delivery of aid in a faster, safer and most efficient manner the most affected populations.  

Currently, with three logistics hubs in Dnipro, Kharkiv and Mykolaiv, HI proposes mutualized storage as well as transportation services (including in hard-to-reach destinations) to other humanitarian actors. As per needs observed on the ground, HI also proposes cold chain/temperature-controlled storage and transport services to organizations delivering temperature-sensitive humanitarian goods to affected populations and local partners.  

MISSIONS / RESPONSIBILITIES 

Under the supervision of Project manager, the main missions are: 

Mission 1. Data follow up and monitoring:  

1.1 He/she is collecting and checking the validity of all the carriers and partners’ documents (GPS coordinates, volume/weight of cargo on the SRF…) 

1.2 Ensures ATLAS transport activities/system/process are in compliance with federal, provincial, and territorial laws. 

1.3 Ensures compliance with the HI Platform's Procedures. 

1.4 Ensures the data collection and the well entry in the different database in terms of Storage and Transport (Excel). 

1.5 He/she is responsible for collection, recording, monitoring, and archiving all transport purchase files. 

1.6 Explains to carriers the clauses of contracts of carriage and/or the TTN. 

1.7 Provides communication and identification tools for carriers/conveyors (GPS, Tracker, Mission Order, visibility etc.), depending on Security Department  

1.8 Collects and integrates supplier information into the "Contract monitoring" database.  

Mission 2. Administrative follow up:  

2.1 Ensures the administrative and HR relationship between the Transport Administrative Officer and the Transport Expert and Market Analysis Officer. 

2.2 Check carrier invoices sent by the Transport Expert and Market Analysis Officer before giving them to the Transport Expert and Market Analysis Officer for validation. 

2.3 Follow the payment process and supplier payment balance receipts. 

2.4 Handles the management of the paper mill and the follow-up to the basic needs for the transport activity. 

2.5 Regularly or at the request of its hierarchy, reports and statistics on transport activities.  

2.6 Proposes modifications of tools and formats, participates actively in the dynamics of continuous improvement and search for efficiency of the platform project.  

2.7   Ensure good communication between operational activities, Transport Officer, Database & Process Officer and admin/Finance Department. 

2.8 Ensure the good archive all the purchase files and keep the folder up to date and clean. Archiving and maintaining the different files in order (soft and hard copy) 

Mission 3. Representation: 

3.1 Participates in weekly meetings with the Transport Department 

3.2 Participates in conveying a professional and cordial image to partners and carriers 

3.3 Coordinating deliveries to the Dangerous area and reporting movements to the Security department 

3.4 Carry out market surveys, quotation and negotiations with transporters.  

3.5 Ensure Operational Follow up of the Transports (contact with carriers, drivers, representatives)  

3.6 Ensure the good accountability of process documents and ensuring the accuracy of information. (TTN,Invoice, ACT, reporting) 

3.7 Analyse the Transport market on specific roads 

3.8 Provides and update Security Dept about the Transport Security Information (Zone, date updates, delivery addresses etc) 

3.9 Provides communication and identification tools for conveyors/conveyors (GPS, Tracker, Mission Order etc.) 

3.10 Conducting support missions (training, mentoring, support, recruitment, internal audit, handovers) 

3.11 Ensure good communication-coordination-information with and between members of the team 

3.12 Ensure proper logistical management of the operational team close collaboration with the support services 

3.13 Help the Partners about the appropriate logistic for their action and propose the best solution of transport 

PROFILE SOUGHT 

Qualification(s):

• Bachelors degree in a related field (logistics, development, etc) 

• Will accept experience in lieu of education 

• Preferable - Qualification in the field of logistics 

Experience:

• At least 3 year’s experience in Transport Sector or Supply Chain (NGO or private company) 

• Experience with an international NGO is a plus 

Skills:

• Ability to communicate in English and Ukrainian. 

• Good translation, explanation, and negotiation skills 

• Good knowledge of the Ukrainian law 

• Microsoft Office Package 

• Good knowledge of Excel (will be tested) 

Personal qualities: 

• Ability to prioritize and take responsibility, strong organizational skills 

• Real motivation for working in the humanitarian sector 

• Autonomy and ability to work as part of a team 

WORKING CONDITIONS:

Contract: Employment contract (according to Ukrainian legislation) Fixed-Term

Type of employment: Full-time

Benefits Package:

• 30 calendar days for annual leaves 
• 12 days of internal wellbeing paid leaves annually (pro-rata)
• Medical Insurance for HI staff and one dependent (tax paid by HI)
• Individual counselling sessions for HI staff
• Relocation package might be granted for the managerial positions and key positions if needed 
• Relevant supportive measures for person with disabilities (if needed)

EQUAL OPPORTUNITY

HI is an equal opportunity employer. We value diversity and we are committed to creating an inclusive environment based on mutual respect for all employees. We do not discriminate on the basis of age, sex, disability status, religion, ethnic origin, colour, race, marital status, or other protected characteristics. 

If you have a disability and require any special arrangements to assist you during the interview, please inform us with the necessary details.

Handicap International has clear institutional policies on "Child Protection", "Anti-fraud, Bribery and Corruption", "Disability, Gender and Age" and "Protection of Beneficiaries from Sexual Exploitation, Abuse and Harassment”. It is therefore mandatory for all staff to commit themselves to respect, uphold and promote these policies, and to sign the HI Code and Conduct.

By submitting the CV application, the applicant gives his/her consent to the processing of his/her personal data (in accordance with the legislation of Ukraine).

Менеджер з адміністративної діяльності Atlas Logistics (Administrative Officer)

КРАЇНА:  Україна

ПІДПОРЯДКОВУЄТЬСЯ:  Керівник проектів та програм у сфері матеріального (нематеріального) виробництва (транспортна програма)

РЕГІОН:  Дніпро 

 Надсилайте, будь ласка, резюме англійською мовою

ЗАГАЛЬНІ ОБОВ’ЯЗКИ 

Контекст місії  

З 1993 року організація Humanity and Inclusion (HI) надає логістичні послуги гуманітарним організаціям, які реагують на кризи в 15 різних країнах, через свою логістичну платформу, відому як Atlas Logistique.  

З березня 2022 року Atlas Logistique (AL) працює в Україні, пропонуючи гуманітарним організаціям логістичні рішення (підхід «від гуманітарного до гуманітарного»), щоб сприяти швидшому, безпечнішому та ефективнішому наданню допомоги найбільш постраждалому населенню.   

Наразі, маючи три логістичні хаби в Дніпрі, Харкові та Миколаєві, HІ пропонує іншим гуманітарним організаціям послуги зі спільного зберігання та транспортування (у тому числі у важкодоступні місця). Відповідно до потреб на місцях, HІ також пропонує послуги зі зберігання та транспортування гуманітарних вантажів із дотриманням холодового ланцюга/температурного режиму організаціям, що доставляють чутливі до температури гуманітарні вантажі постраждалому населенню та місцевим партнерам. 

ЗАВДАННЯ / ОБОВ'ЯЗКИ 

Під керівництвом керівника проекту основними завданнями є: 

Місія 1. Відстеження та моніторинг даних: 

1.1 Він/Вона збирає та перевіряє дійсність усіх документів перевізників та партнерів (GPS координати, об’єм/вага вантажу на SRF…) 

1.2 Забезпечує відповідність транспортної діяльності/системи/процесу ATLAS державним, обласним та місцевим законам.  

1.3 Забезпечує дотримання процедур Платформи НІ.  

1.4 Забезпечує збір даних і належне введення в різні бази даних стосовно зберігання і транспортування (Excel).  

1.5 Він/вона несе відповідальність за збір, запис, моніторинг та архівування всіх файлів з закупівлі та транспорту. 

1.6 Роз’яснює перевізникам положення договорів на перевезення та/або ТТН.  

1.7 Забезпечує засоби зв’язку та ідентифікації для перевізників (GPS-трекер, службове завдання, розпізнавальні знаки тощо).  

1.8 Збирає та об’єднує інформацію про постачальників в базу даних «Моніторинг договорів».  

Місія 2. Адміністративне супроводження: 

2.1. Забезпечує адміністративні та кадрові відносини між спеціалістом з бази даних і обробки та фахівцем із транспорту.  

2.2. Перевіряє рахунки-фактури перевізника, надіслані фахівцем із транспорту, перш ніж надавати їх адміністратору бази даних та обробки даних для підтвердження.  

2.3. Слідкує за процесом оплати та квитанціями про отримання оплати постачальниками.     

2.4. Керує документообігом та забезпечує основні потреби транспортної логістики.  

2.5. Регулярно або на запит свого керівника, звітує та надсилає статистичні дані про транспортну діяльність.  

2.6. Пропонує модифікацію засобів та форматів, бере активну участь у динаміці постійного вдосконалення та пошуку ефективності проекту платформи.  

2.7. Забезпечує належний зв’язок між операційною діяльністю, фахівцем з транспорту, адміністратором бази даних та обробки даних та адміністративним/ фінансовим відділом.  

2.8. Забезпечує належне архівування усіх файлів закупівель та підтримує актуальну базу в порядку. Архівує та підтримує різні файли в порядку (електронні та паперові копії). 

Місія 3. Комунікація щодо проекту HI Platform 

3.1 Бере участь у щотижневих зустрічах з Транспортним департаментом 

3.2 Бере участь у формуванні професійного та доброзичливого іміджу серед партнерів та перевізників 

3.3 Координує доставлення в небезпечні зони та звітує про переміщення до відділу безпеки 

3.4 Проводить дослідження ринку, отримання комерційних пропозицій та переговори з перевізниками 

3.5 Забезпечує оперативний контроль за транспортуванням (контакт з перевізниками, водіями, представниками) 

3.6 Забезпечує належний облік процесних документів та точність інформації (ТТН, рахунок-фактура, Акт, звітування) 

3.7 Аналізує ринок транспортних послуг на окремих маршрутах 

3.8 Надає та оновлює відділ безпеки інформацією про транспортну безпеку (зона, дати оновлень, адреси доставлення тощо) 

3.9 Забезпечує інструменти зв'язку та ідентифікації для конвоїв (GPS, трекери, накази на місії тощо) 

3.10 Проводить підтримувальні місії (навчання, наставництво, підтримка, набір, внутрішній аудит, передача обов’язків) 

3.11 Забезпечує належну комунікацію, координацію та обмін інформацією між членами команди 

3.12 Забезпечує належне логістичне управління операційною командою у тісній співпраці з службами підтримки 

3.13 Надає допомогу партнерам щодо належної логістики для їхніх дій і пропонує найкращі транспортні рішення

НЕОБХІДНІ КОМПЕТЕНЦІЇ 

Кваліфікація(ї): 

• Ступінь бакалавра в суміжній галузі (логістика, девелопмент тощо) 
• Прийматиметься досвід замість освіти 
• Бажано - Кваліфікація випускника в галузі логістики 

Досвід роботи:

• Щонайменше 3 роки досвіду роботи в транспортному секторі або ланцюгу поставок (НУО або приватна компанія) 
• Досвід роботи в міжнародній неурядовій організації є перевагою

Навички:

• Вміння спілкуватися англійською та українською мовами. 
• Хороші навички перекладу, пояснення та ведення переговорів 
• Хороші знання українського законодавства в сфері вантажного трансопрту  
• Знання пакету Office 
• Добре знання Excel (буде перевірено) 

Особисті якості:

• Вміння розставляти пріоритети та брати на себе відповідальність, сильні організаторські здібності 
• Реальна мотивація до роботи в гуманітарному секторі 
• Автономність та вміння працювати в команді 

УМОВИ РОБОТИ

Контракт: Трудовий договір (згідно законодавства України) Строковий 

Тип зайнятості: Повна зайнятість

Переваги:

• 30 календарних днів щорічної відпустки
• 12 днів щорічної оплачуваної відпустки для гарного самопочуття (пропорційно відпрацьованому часу)
• Медичне страхування для співробітників HI та одного члена сім'ї (додаток сплачує HI)
• Індивідуальні психологічні консультації для співробітників HI
• Релокаційний пакет може бути наданий для керівних посад і ключових посад, якщо це необхідно
• Відповідні заходи підтримки для людини з обмеженими можливостями (за потреби)

МОЖЛИВОСТІ

HI є роботодавцем рівних можливостей. Ми цінуємо різноманітність і прагнемо створити інклюзивне середовище, засноване на взаємній повазі до всіх співробітників. Ми не дискримінуємо за віком, статтю, інвалідністю, релігією, етнічним походженням, кольором шкіри, расою, сімейним станом чи іншими захищеними ознаками.

Усім зацікавленим кандидатам, незалежно від віку, статі, інвалідності, релігії, етнічного походження, кольору шкіри, раси, сімейного стану чи інших ознак, заохочуємо подати заявку на вакансію.

Якщо ви маєте інвалідність і потребуєте будь-яких особливих заходів для допомоги під час співбесіди, будь ласка, повідомте нам необхідні деталі.

Handicap International має прозорі інституційні політики щодо «Захисту дітей», «Протидії шахрайству, хабарництву та корупції», «Інвалідність, Стать і вік», а також «Захист бенефіціарів від сексуальної експлуатації, знущання та домагань». Вони є обов’язковими для виконання усіма співробітниками, які зобов’язані поважати, підтримувати та просувати ці політики, а також підписати «Кодекс поведінки» HI.

Подаючи резюме, претендент надає згоду на обробку його персональних даних (відповідно до законодавства України).