Фахівець/чиня з інвентаризації обладнання (Facilities and Inventory Officer)

Одеса

Процес подання резюме

Усі кандидати мають надсилати супровідний лист та актуальне резюме (не більше чотирьох сторінок) виключно англійською мовою на електронну адресу Відправити резюме . Лише відібрані кандидати з відповідним досвідом роботи будуть запрошені на співбесіду.

ІНФОРМАЦІЯ ПРО ПРОЄКТ

Зусилля України здобути майбутнє – вийшовши з розв’язаної Росією повномасштабної війни готовою прискорити свій розвиток як суверенної, незалежної, демократичної та процвітаючої держави –  вимагають динамічного, інклюзивного економічного відновлення. Завдяки партнерству з урядом та активному залученню приватного сектору Проєкт USAID підтримує економічне зростання та стійкість України з 2018 року. Після жорстокого вторгнення Росії в Україну в лютому 2022 року та подальшої окупації частини України, Проєкт USAID змістив фокус своєї діяльності зі сходу України на пріоритети розвитку всієї країни, які відповідають її нагальним потребам в удосконаленні експортної логістики та інфраструктури.

ПІДТРИМКА ЛОГІСТИКИ ЕКСПОРТУ ЗЕРНА В РАМКАХ ІНІЦІАТИВИ «AGRI-УКРАЇНА» 

Проєкт «Економічна підтримка України» є одним із ключових партнерів USAID, що реалізує ініціативу «Розвиток стійкості сільського господарства (далі - AGRI-Ukraine), бюджет якої складає 350 мільйонів доларів. Ця ініціатива була розпочата у 2022 році з метою розвитку експорту зернових з України та подолання глобальної продуктової кризи, що була поглиблена через війну. В рамках ініціативи AGRI-Ukraine, проєкт «Економічна підтримка України» співпрацює з державними та приватними компаніями, інвестуючи у перевозку та перевалку критично необхідних зернових продуктів.

ПОКРАЩЕННЯ ІНФРАСТРУКТУРИ 

Проєкт «Економічна підтримка України» також безпосередньо підтримує Уряд України, включаючи Державне агентство з відновлення та розвитку інфраструктури України (SARDI), Державну митну службу та Українську залізницю, в рамках модернізації 42 українських пунктів пропуску (BCP). Сучасна та більш ефективна прикордонна інфраструктура та митні процедури зменшать експортні витрати та збільшать експортну спроможність, дозволяючи Україні масштабувати торгівлю та просуватись на шляху до інтеграції в ЄС.

ПІДТРИМКА ТА ВІДНОВЛЕННЯ ЕНЕРГЕТИКИ 

Як один із найбільш гнучких видів діяльності USAID, що реагує на нові та/або надзвичайні потреби, проєкт USAID розширює свої інтервенції, які допомагають українському бізнесу, громадам та окремим особам в осінньо-зимовий період (вересень 2024 - грудень 2025 рр.). Мета - мінімізувати вплив на населення та економіку України, враховуючи нещодавній дефіцит електроенергії. Це адаптивний компонент, і проєкт USAID може також реагувати на інші надзвичайні потреби в умовах триваючої російської агресії та атак на критично важливу інфраструктуру України.

Про позицію 

Фахівець(чиня) з інвентаризації обладнання відіграє важливу роль у забезпеченні ретельного обліку, пильного моніторингу та точної звітності щодо об'єктів інвентаризації, дотримуючись при цьому суворого дотримання вимог проєкту USAID. Ця роль охоплює широкий спектр обов'язків - від комплексних інвентаризаційних перевірок до ретельного маркування активів та ретельного управління ліцензіями на програмне забезпечення. працює у тісній координації з технічним персоналом компонентів проєкту USAID  для забезпечення енергетичної та екологічної оцінки інтервенцій проєкту USAID; у співпраці з групою із закупівель фахівець(чиня) з інвентаризації обладнання отримує, перевіряє та приймає всі товари, що надходять до проєкту USAID. Фахівець(чиня) з інвентаризації обладнання має гострий погляд на деталі, бездоганні організаторські навички та сильні комунікативні здібності для ефективної співпраці з постачальниками, клієнтами та проектними командами. Фахівець(чиня) з інвентаризації обладнання підпорядковується менеджеру з експлуатації приміщень та інвентаризації і базується в офісі у Одесі.

Обов’язки:

Прийом товарів та управління активами:

• Забезпечити точну та систематичну інвентаризацію всіх предметів, закуплених або переданих для проєкту USAID, відповідно до вимог проєкту USAID та контракту.
• Періодично виїжджати за межі проекту для перевірки доставки закуплених товарів та обладнання, за необхідності проводити ретельну фізичну інвентаризацію та підписувати всі акти приймання-передачі відповідно до Розподілу повноважень за проектом та Інструкції з проведення операційної діяльності.
• Координувати графіки поставок з членами команди з питань закупівель та комунікацій, відповідальними за підготовку всієї документації та належну організацію приймання товарів/обладнання.
• Наносити маркерування проєкту USAID та присвоювати унікальний інвентарний або ідентифікаційний номер проекту всім матеріальним активам через систему TAMIS.
• Ефективно впроваджувати та контролювати процедури перевірки предметів, що використовуються для семінарів, тренінгів або інших цілей за межами офісу, використовуючи запис про перевірку в системі TAMIS.
• У співпраці з командою ретельно реєструвати всі придбання програмного забезпечення в модулі інвентаризації TAMIS. Забезпечити включення неспростовних доказів ліцензування для майбутніх аудитів.
• Суворо дотримуватися встановлених інструкцій щодо ліцензування програмного забезпечення.

Закупівлі та інвентаризація товарів: 

• Систематично вносити всі предмети, придбані або отримані від клієнтів чи інших проектів, до модуля інвентаризації TAMIS. Це повинно охоплювати предмети тривалого користування, витратні матеріали та витратні матеріали.
• Вести вичерпні інвентаризаційні записи, оновлюючи такі дані, як місцезнаходження, стан, відповідальна особа або інформація про утилізацію за необхідності.
• Ретельно документувати будь-які зміни в статусі, місцезнаходженні, стані утилізації, відповідальній особі або відсутню інформацію в системі TAMIS (наприклад, ціну, дату придбання, серійний номер тощо).
• Забезпечити суворе дотримання процедур звітування та вирішення питань, пов'язаних із втратою, пошкодженням або викраденням майна проекту. 
• Створити надійну систему контролю доступу для захисту майна та обладнання від несанкціонованого використання або розпорядження.

Звітування та комунікації: 

• Ефективно комунікувати з відповідними зацікавленими сторонами проєкту USAID (грантовим менеджером, менеджером із закупівель, технічним керівником тощо), щоб переконатися, що вони знають про майбутні звіти про інвентаризацію та строки їх подання.
• Підготувати та подати всі необхідні звіти про інвентаризацію до USAID, дотримуючись встановлених термінів та форматів.
• Тісно співпрацювати з іншими відповідними співробітниками проєкту USAID та керівниками щодо будь-яких додаткових питань, пов'язаних зі звітністю або дотриманням вимог, за необхідності.

Кваліфікація: 

• Ступінь бакалавра в суміжній галузі (наприклад, логістика, управління ланцюгами поставок, економіка, фінанси).
• Досвід роботи в сфері енергетиці України та процедурах технічного комплаєнсу для підприємств різних галузей промисловості;
• Підтверджений досвід в управлінні запасами.
• Сильні організаторські, комунікативні навички та навички вирішення проблем.
• Виняткова увага до деталей та вміння працювати самостійно.
• Володіння процедурами закупівель та управління майном.
• Здатність керувати кількома завданнями та дотримуватися дедлайнів.
• Вільне володіння англійською та українською мовами в усній та письмовій формах є обов'язковим;
• Досвід підготовки технічних звітів та управління даними;
• Продемонстрована здатність ефективно працювати та координувати роботу з широким колом зацікавлених сторін
• Досвід роботи з міжнародними компаніями або проектами, що фінансуються донорами, є перевагою; 

МИ ПРОПОНУЄМО

Тривалість трудового договору: 12 місяців з можливістю продовження.

Пакет переваг:

• 28 календарних днів щорічної відпустки;
• 10 днів оплачувального лікарняного на рік;
• Медичне страхування співробітників ERA та їхніх сімей;
• Страхування життя співробітників ERA та одного члена сім’ї;
• Покриття всіх витрат на відрядження;
• Військове бронювання можливе і надається, якщо ви перебуваєте на відповідному військовому обліку

Дата початку: жовтень 2024 року

Усі кваліфіковані заявники отримають право на роботу незалежно від раси, кольору шкіри, релігії, статі, сексуальної орієнтації, гендерної ідентичності, національного походження, інвалідності, віку чи статусу захищеного ветерана.

Кінцевий термін подання резюме: 27 вересня 2024 року.

ERA BACKGROUND

Ukraine’s efforts to win the future – emerging from Russia’s full-scale war ready to accelerate its development as a sovereign, independent, democratic, and prosperous state – require a dynamic, inclusive economic recovery. Through partnerships with the government and robust private sector engagement, ERA has supported economic growth and resilience in Ukraine since 2018.

Following Russia’s brutal invasion of Ukraine in February 2022 and subsequent occupation of the part of Ukraine, ERA shifted from its focus on Eastern Ukraine to cover development priorities across the country that address Ukraine’s urgent needs in export logistics and infrastructural improvements.

AGRI-UKRAINE GRAIN EXPORT LOGISTICS

USAID’s Economic Resilience Activity (ERA) is one of USAID’s core partners implementing the $350 million Agriculture Resilience Initiative – Ukraine (AGRI-Ukraine) that was established in 2022 to bolster Ukrainian agricultural exports and alleviate the global food security crisis exacerbated by the war. Under AGRI-Ukraine, ERA partners with public and private companies to complement and leverage urgently-needed grain transportation and transshipment investments.

INFRASTRUCTURAL IMPROVEMENTS

ERA also directly supports the Government of Ukraine, including the State Agency for Restoration and Development of Infrastructure of Ukraine (SARDI), the State Customs Service and Ukrainian Railways, to upgrade 42 of Ukraine’s border crossing points (BCPs). Modern and more efficient border infrastructure and customs procedures will reduce export costs and increase export capacity, enabling Ukraine to scale trade and advance its path to EU integration.

ENERGY AND EMERGENCY RESPONSE (EER) SUPPORT 

As one of USAID’s most flexible activities that responds to emerging and/or emergency needs, ERA is expanding its interventions that assist Ukraine businesses, communities or individuals in the fall and winter (September 2024-December 2025). The goal is to minimize the impact on the Ukrainian people and economy given recent power deficits. This is an adaptive component and ERA may also need to respond to other emergency needs in the face of ongoing Russian aggression and attacks on Ukraine’s critical infrastructure.

JOB OVERVIEW 

The Facilities and Inventory Officer plays an instrumental role in ensuring the meticulous recording, vigilant monitoring, and accurate reporting of inventory items, all while maintaining strict compliance with USAID ERA’s Fields Operations Manual stipulations. This role encompasses a wide spectrum of responsibilities, from comprehensive inventory audits to meticulous asset labeling and diligent software license management. works in close coordination with the AGRI and BCP technical staff and Environmental Compliance team to ensure power- and energy-related and environmental assessment for ERA’s interventions; In collaboration with the Procurement team, the Facilities and Inventory Officer receives, inspects, and accepts all goods delivered to USAID ERA. The Facilities and Inventory Officer possesses a keen eye for detail, impeccable organizational skills, and strong communication abilities to collaborate with vendors, clients, and project teams effectively. The Facilities and Inventory Officer reports to the Facilities and Inventory Manager and is based in the Odesa office.

RESPONSIBILITIES:

Acceptance of Goods and Asset Management:

• Ensure precise and systematic inventory of all items procured or transferred to the project, aligning with project and contract requirements.
• Periodically travel to the offsite location to check the delivery of procured products and equipment, as needed, conduct thorough physical inventories, and get signed all Acts of Acceptance as per the Project Schedule of Authority (PSOA) and the Field Operations Manual(FOM).
• Coordinate delivery schedules with Procurement and Communications team members responsible for ensuring that all documentation is prepared, and acceptance of goods/equipment is organized in a proper order.
• Apply USAID stickers (mandatory for USAID-funded projects) and allocate a unique project inventory or identification number to all physical assets via the TAMIS system.
• Effectively implement and oversee procedures for the checkout of items used for workshops, training sessions, or other offsite purposes, utilizing the TAMIS checkout record.
• In cooperation with the ICT team, meticulously record all software acquisitions within the TAMIS inventory module. Ensure the inclusion of irrefutable proof of licensing for future audits.
• Adhere rigorously to established guidelines for software licensing.

Inventory and Records Keeping:

• Systematically input all items procured or received from clients or other projects into the TAMIS inventory module. This should encompass non-expendable, expendable, and consumable items.
• Maintain exhaustive inventory records, updating details such as location, condition, responsible person, or disposal information as needed.
• Rigorously document any changes in status, location, disposition status, responsible person, or missing information within TAMIS (e.g., price, date purchased, serial number, etc.).
• Ensure strict adherence to procedures for reporting and addressing lost, damaged, or stolen project property. 
• Establish a robust access control system to safeguard property and equipment from unauthorized use or disposition.

Reporting and Communication:

• Effectively communicate with relevant project stakeholders (Grants Manager, Procurement Manager, Technical Lead, etc.) to ensure they are aware of impending inventory reports and deadlines.
• Prepare and submit all required inventory reports to USAID, adhering to the specified timelines and formats.
• Collaborate closely with other relevant ERA staff and HO managers for any additional reporting or compliance matters as necessary.

QUALIFICATIONS

• Bachelor's degree in a related field (e.g., logistics, supply chain management, economics, finance).
• Experience in Ukrainian power energy and technical compliance procedures for the enterprises of different industries;
• Proven experience in inventory management.
• Strong organizational, communication, and problem-solving skills.
• Exceptional attention to detail and the ability to work independently.
• Proficiency in procurement procedures and property management.
• Capability to manage multiple tasks and meet deadlines.
• Spoken and written fluency in English and Ukrainian is a must;
• Experience producing technical reports and managing data;
• Demonstrated ability to work and coordinate effectively with a wide variety of stakeholders
• Work experience with international companies or donors- funded projects preferred; 

JOB EXPECTATIONS:

In this position, you are expected to share the DAI four core values: 

• Integrity: commit to civil and ethical behavior, play by the rules, and do the right thing; 
• Responsibility: be accountable to clients, partners, grant recipients, beneficiaries, colleagues, and communities where we work. If you fall short, you own up, fix the problem, and get it right the next time;
• Excellence: adhere to the highest technical and professional standards in innovation, learning, and service;
• Global Citizenship: respect the cultural diversity and treat everyone everywhere with professionalism and dignity to make the world a better place. 

WE OFFER

Contract length: 12-month employment agreement with a possibility of extension.

Benefits Package:

• 28 calendar days of annual leave
• 10 days of internal well-being paid leave per annum
• Medical Insurance for ERA staff and their families
• Life Insurance for ERA staff
• Coverage of all expenses for the business trips
• Military reservation is possible and granted if you are on a relevant military register

Start date: October 2024

Application process

All applicants must send a cover letter and updated CV (no longer than four pages) in English to Відправити резюме  

All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, disability, age, or status as a protected veteran.

Closing date for applications: September 27, 2024.

For further information about DAI GLOBAL LLC, please consult our website era-ukraine.org.ua.