Надання адміністративної підтримки Відділу КАМ.

Перевірка правильності оформлення документів з постачальниками.

Підготовка паперового пакету документів для оплати рахунків.

Опрацювання відповідних інформаційних матеріалів відділу (аналітичні таблиці, презентації).

Робота з фотозвітами в базі.

Завантаження документів на узгодження в системі EPOS.

Організація та забезпечення своєчасного планування та внесення в систему даних.

Забезпечення процесу обміном інформації зі всіма працівниками свого відділу, а також взаємодія з іншими відділами компанії.

Отримання оригіналів документів (договорів, доповнень до договору, рахунків, актів) та підтверджуючих документів для оплати послуг від клієнтів.

Перевірка підстав для оплати. Узгодження даних, в разі потреби, з бухгалтерією/представниками клієнтів.

Моніторинг статусу проведеної оплати.

Участь у проектах відділу (організація зустрічей, підготовка презентацій, аналітики, збір та консолідація інформації, створення звітів, ведення нотаток зустрічей та отримання інформації від учасників стосовно прогресу по погоджених діях, тощо).

Подання запитів про ділові відрядження співробітників відділу, звітів з відрядних витрат, інших фінансових звітів та забезпечення виконання всіх платежів, пов'язаних з перебуванням співробітників відділу у ділових відрядженнях.

Узгодження потрібних кроків стосовно підготовки ділових відряджень, бронювання готелів, замовлення квитків та таксі для співробітників Відділу по роботі з ключовими клієнтами.

Реєстрація вхідної та вихідної документації відділу.

Виконання всіх інших завдань, поставлених безпосереднім керівником і пов'язаних з посадовими обов'язками.

Ключові обов’язки:

Забезпечення опрацювання зворотного зв’язку від відділів продажів із суміжними департаментами (юридичний, фінансовий, будівельний, бухгалтерія тощо).

Вирішення робочих питань між підрозділами та контроль виконання домовленостей.

Участь в організації заходів департаменту (організація корпоративів, у тому числі і закордоном, тімбілдинги, тренінги)

Повний супровід документообігу департаменту, щодо реєстрації кормів для тварин у державних установах

Підготовка наказів, внутрішніх положень та інших документів. Облік матеріальних та нематеріальних активів департаменту та їх введення у експлуатацію у системі 1С

Робота з системами 1С та Вчасно.

Ведення протоколів нарад, фіксація рішень та контроль виконання доручень.

Контроль підписання та погодження фінансових документів.

Ведення календаря керівника, пріорітизація завдань.

Комунікація з постачальниками послуг (організація свят та відряджень)

Організація покращень життєдіяльності офісу (вибір згідно потреб, замовлення та роздача працівникам канцелярії, квітів для офісу, посуду і т.д.)