Працювала в 2 компаніях 12 років 5 місяців

Медицина та Охорона здоров'я, Енергетика та Енергоносії

Начальник відділу діловодства

СДУ "УЦТК"

Медицина та Охорона здоров'я

4 роки 8 місяців

06.2021 - до теперішнього часу

Запровадження системи електронного документообігу (далі – СЕД) СЕД «МІА:Документообіг» в державній установі з нуля.
Організація діловодства в електронній формі, створення ТЗ для розробника СЕД відповідно до вимог чинного законодавства з діловодства, контроль за його виконанням та впровадженням. Організація навчання щодо створення документів в СЕД для співробітників установи.
Ведення документообігу через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ ОВВ).
Отримання та відправлення документів через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ ОВВ) за допомогою системи електронного документообігу СЕД «МІА:Документообіг».Взаємодія з розробником СЕД «МІА:Документообіг».
Створення технічних завдань за результатами виявлених недоліків в існуючій системі електронного документообігу з метою вдосконалення системи електронного документообігу та підвищення рівня результативності документообігу в установі.
Безпосереднє керівництво роботою відділу діловодства, забезпечення затвердження Інструкції з діловодства і номенклатури справ Установи.
Координація роботи з іншими структурними підрозділами з питань роботи відділу діловодства та організації електронного та паперового документообігу в Установі.
Забезпечення організації діловодства за зверненнями громадян; здійснення обліку та опрацювання інформаційних запитів на надання публічної інформації в Установі.
Надання практичної та методичної допомоги працівникам структурних підрозділів Установи з питань, що належать до компетенції відділу.
Контроль реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції в Установі, проходженням та дотриманням порядку, строків розгляду та правильним оформленням службових документів в системі електронного документообігу та в паперовому вигляді.
Здійснення контролю за дотриманням Інструкції з діловодства та інших нормативних актів з діловодства Установи.Забезпечення дотримання працівниками установи зведеної номенклатури справ та правильність формування, оформлення і зберігання справ, що підлягають передачі в установленому порядку до архіву.
Організація роботи з підготовки пропозицій щодо удосконалення роботи відділу діловодства, удосконалення електронного та паперового документообігу та його архівного зберігання в Установі.
Забезпечення складання звітності про виконану роботу відділу; про загальний стан документообігу в установі, дотримання порядку та строків розгляду службових документів, а також іншу інформацію в сфері документообігу в Установі; щодо опису справ, що надходять для зберігання до архіву.
Керування працівниками відділу діловодства Установи та розподіл посадових обов'язків та завдань. Ознайомлення працівників відділу діловодства з необхідними для роботи нормативно-методичними документами та інформаційними матеріалами, стежить за змінами у профільному законодавстві, доводить інформацію про такі зміни до працівників відділу діловодства (за необхідності – до інших працівників Установи).
Розробка Інструкції з діловодства, участь у складанні номенклатури справ установи, шаблонів уніфікованих форм документів, бланків, інших нормативних актів, що закріплюють систему діловодства; Організація діловодства за зверненнями громадян, здійснення обліку та опрацювання інформаційних запитів на надання публічної інформації; Координація роботи з іншими структурними підрозділами з питань роботи відділу діловодства та організації документообігу; Документаційне та організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів, а також оперативних нарад за участю генерального директора (підготовка порядку денного, ведення протоколу тощо).

Начальник відділу тендерних закупівель / зовнішньоекономічної діяльності та маркетингу

ПАТ «Інститут транспорту нафти»

Енергетика та Енергоносії

7 років 9 місяців

06.2013 - 02.2021

Складання договорів з іноземними партнерами, налагодження контактів з іноземними компаніями;
Маркетингові дослідження; підготовка до участі у виставках; розміщення та контроль за рекламним матеріалами;
Розробка та впровадження політики здійснення закупівель, контроль та організація процесу закупівель відповідно до внутрішніх регламентуючих документів ПАТ «ІТН» та ЗУ «Про публічні закупівлі»;
Співпраця з керівниками виробничих підрозділів ПАТ «ІТН» та надання пропозицій щодо оптимізації та автоматизації процесу закупівель;
Відслідковування змін в Законодавстві, правовій базі з підготовки тендерної документації, проведенні державних закупівель;
Забезпечення надання методологічної та консультаційної допомоги структурним підрозділам ПАТ «ІТН» з питань, пов'язаних з проведенням процедур закупівель товарів, робіт та послуг і документальним оформленням інформації щодо проведення процедур закупівель товарів, робіт та послуг.
Встановлення та підтримання робочих відносин з українськими та іноземними постачальниками;
Здійснювати діяльність у сфері реклами та стимулювання збуту проектної продукції, надання інжинірингових послуг у галузі зовнішньоекономічної діяльності;
Вирішення конкретних маркетингових завдань, організовування пошуку та відбір вірогідних джерел інформації щодо кон’юнктури світового ринку, аналіз інформації;
Дизайн, створення сувенірної продукції, рекламних матеріалів;
Планування робочого дня генерального директора (зустрічі, дзвінки, прийоми);
Складання листів, запитів та інших документів за дорученням генерального директора;
Участь у перемовах, ділових зустрічах, спеціальних прийомах; ведення протоколів та інших документів;
Здійснення технічного забезпечення діяльності генерального директора (замовлення транспорту, квитків; організація зустрічей, перемов);Узгодження окремих питань з працівниками структурних підрозділів за дорученням генерального директора, доведення до них вказівок та розпоряджень керівника; контроль над виконанням вказівок та розпоряджень;
Здійснення збору матеріалів та інформації в нафтогазовій галузі, підготування аналітичних, інформаційних, довідкових та інших матеріалів.

Ключова інформація

Досвід з впровадження з нуля, організація роботи та безпосереднє створення, надсилання всіх видів управлінських документів в системі електронного документообігу.
Досвід роботи в організаціях з впровадженою системою менеджмента якості відповідно до міжнародних стандартів з якості ISO 9001:2015.
Організація діловодства в електронній та паперовій формах.

Навчалась в 1 закладі

Київський національний університет ім. Т. Г. Шевченко, Інститут Міжнародних відносин

Зовнішньоекономічна діяльність, міжнародний бізнес

Київ, 2010

Володіє мовами

Англійська

вільно

Може проходити співбесіду на цій мові

ELS Language Centers, Intensive Language course

Німецька

поглиблений

Диплом, Институт Международных Отношений, Киевского Национального Университета имени Тараса Шевченка

Французька

середній

Диплом, Институт Международных Отношений, Киевского Национального Университета имени Тараса Шевченка

Українська

вільно

Може проходити співбесіду на цій мові

Курси, тренінги, сертифікати

Специалист по развитию бизнеса

Киев, 2021

Стратегическое управление, управление бизнес-процессами, маркетинговый менеджмент, психология управления, практика ведения деловых переговоров, разработка и анализ инвестиционных проектов, бизнес-планирование, юридическое регулирование предпринимательской деятельности.

Тренінг для учасників: "Навчимо перемагати в тендерах", Академія "Радник Державних Закупівель"

Київ, 2019

Сертифікат засвідчує готовність до проведення процедур закупівель у системі ProZorro

English for Business Administration and Management

Мерзебург (Германия), 2007

Университет прикладных наук Hochshule Mrseburg (FH), Германия,

г. Мерзебург. Сертификаты: English for Business Administration and Management;

Deutsch als Fremdsprache; Marketing Principles; Operational Marketing.

Додаткова інформація

Водійське посвідчення

Водійські права категорії В

Анастасія

Начальник відділу

Київ

45 000 грн

38 років

Працює, але відкритий для пропозицій

повна зайнятість

Оновлено 6 днів тому