Консультант з питань фінансів/ Finance Officer

Save the Children International — гуманітарна організація з понад 100-річною історією. Save the Children була заснована у травні 1919 року в Лондоні.  SCI працює в Україні з 2014. Починала свою роботу на території Донецької області. В теперішній час SCI розширює свою діяльність на вісім міст України. Ми працюємо в напрямках освіти, захисту дітей, подолання дитячої бідності, охорони здоров’я, а також проводимо адвокаційну діяльність, пов’язану із захистом прав дітей.  

ОСНОВНА РОЛЬ:

Консультант з питань фінансів відповідає за щоденні фінансові операції Save the Children International відповідно до Фінансового посібника Представництва Save the Children International в Україні, оперативно вирішує фінансові питання та підтримує хороші робочі стосунки з персоналом та постачальниками.

ОСНОВНІ СФЕРИ ВІДПОВІДАЛЬНОСТІ:

• Ведення повної фінансової звітності відповідно до Фінансового посібника Представництва Міжнародного фонду ""Save the Children" в Україні".
• Ведення Головної бухгалтерської книги та електронної таблиці готівки (GLACOS), щоденне введення фінансових даних за допомогою трекерів.
• Забезпечення належного кодування всіх платежів для віднесення їх до активних грантів та отримання повного дозволу відповідного розпорядника бюджетних коштів відповідно до Схеми делегування повноважень SCI в Україні.
• Забезпечити, щоб усі заходи з реалізації програм, які вимагають прямої чи опосередкованої участі у виплаті готівкових коштів постачальникам, підрядникам, бенефіціарам, були надійно захищені шляхом розподілу обов'язків.
• Допомагати Експерту з питань фінансів посилити системи внутрішнього контролю та середовище.
• Забезпечити належний розподіл обов'язків для кожного завдання з управління фінансами.
• Щомісяця відстежувати передоплати (наприклад, оренда, інтернет тощо) та контролювати графік у системі фінансового менеджменту FMS.
• Забезпечення регулярної підготовки щомісячних банківських звірок за всіма банківськими рахунками.
• Допомагати Експерту з питань фінансів у відстеженні всіх балансових рахунків щомісяця та в кінці кожного гранту.
• Вести щомісячні графіки та звірки активів і пасивів, а також слідкувати за тим, щоб усі баланси були звірені з системою фінансового менеджменту (FMS).
• Забезпечення систематичного, точного та прозорого вирішення щоденних фінансових питань.
• Здійснювати щоденний моніторинг грошових та банківських потоків та підтримувати тісну координацію з фінансовими установами для забезпечення безперебійного руху грошових коштів. Забезпечувати захист грошових коштів SCI від оцінених / відомих ризиків.
• Допомагати Експерту з питань фінансів під час проведення внутрішнього та зовнішнього аудиту, аудиту конкретних донорів, будь-якої уповноваженої третьої сторони, яка перевіряє фінансову документацію.
• Тісно співпрацювати з Координатором з питань грантів польових офісів для повного розуміння фінансових та нормативно-правових аспектів портфеля проектів, що фінансуються донорами, та використовувати Систему управління грантами (AMS) для розуміння вимог донорів щодо дотримання фінансових норм і правил.
• Підтримувати робочі відносини з партнерами SCI-Україна та надавати підтримку польовому офісу та представництву для забезпечення безперебійної фінансової реалізації проектів через партнерів.
• Повідомляти про будь-які помічені фінансові ризики / шахрайські дії безпосередньо Управителю напрямку програм та фінансовому директору представництва в країні.
• Допомагати Експерту з питань фінансів своєчасно подавати всі внутрішні та зовнішні фінансові звіти.
• Щодня переглядати офіційну електронну пошту, своєчасно та коректно відповідати на запити від постачальників та колег, а також повідомляти лінійному менеджеру про будь-які проблемні питання за першої ж нагоди.
• Перегляд звітів про партнерів від AOs
• Слідкувати за тим, щоб підзвітні особи на цій посаді повністю відповідали політиці та процедурам SCI в Україні, а також організовувати тренінги для розвитку навичок у сфері фінансового менеджменту.
• Тісно співпрацювати з Експертом з питань фінансів у підготовці щомісячної платіжної відомості персоналу Представництва в Україні.

КВАЛІФІКАЦІЯ

• Ступінь бакалавра в галузі фінансів або бухгалтерського обліку.

ДОСВІД ТА НАВИЧКИ

Обов'язково

• Попередній 1-2 річний досвід фінансового менеджменту з хорошими навичками математики.
• Досвід роботи в мультивалютному середовищі.
• Здатність працювати швидко і точно, уважність до деталей, особливо в умовах стресових ситуацій
• Хороші навички роботи з MS Excel та аналітичні навички, вміння працювати з великими обсягами даних.
• Хороші організаційні та адміністративні навички, щоб забезпечити своєчасну та доступну подачу всієї документації 
• Хороші комунікативні навички спілкування по телефону, особисто та в письмовій формі, щоб вміти чітко пояснювати процеси та вирішувати питання з постачальниками та іншими колегами.
• Енергійний, гнучкий та проактивний підхід зі здатністю працювати як самостійно, так і в команді та підтримувати хороші робочі стосунки
• Здатність працювати в рамках встановлених правил щодо оплати рахунків/витрат та виявляти випадки коли ці правила не дотримуються.
• Прихильність до цінностей Save the Children

Бажано

• Знання фінансової системи Agresso або будь-якої іншої автоматизованої фінансової системи
• Добре володіння письмовою та усною англійською мовою
• Досвід роботи у сфері реагування на надзвичайні ситуації

Додаткові посадові обов'язки

Посадові обов'язки та відповідальність, викладені вище, не є вичерпними, і від працівника, який обіймає дану посаду, можуть вимагати виконання додаткових обов'язків, що відповідають його рівню кваліфікації та досвіду.

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування
• Міжнародні умови праці
• Робочий день з 9 до 17 години
• Медичне страхування та страхування життя
• Курси іноземної мови за рахунок організації

Політика захисту дітей:

Ми повинні гарантувати безпеку дітей, тому наш процес відбору передбачає сувору перевірку даних та відображає наше зобов’язання захищати дітей від насильства. 

Здоров'я і безпека:

Очікується, що всі працівники виконуватимуть свої обов’язки відповідно до нашої глобальної політики щодо боротьби проти переслідування.

Різноманітність, справедливість та інклюзивність: 

SCI прагне створити справді інклюзивну, ефективну та репрезентативну організаційну культуру, заохочуючи справедливість і різноманітність серед своїх співробітників і усуваючи незаконну дискримінацію.

Готові найняти працівника з інвалідністю.

Якщо  Вас зацікавила вакансія, чекаємо на Ваш відгук. Резюме англійською мовою буде перевагою при розгляді. Також, будемо вдячні, якщо Ви вкажете очікуваний рівень зарплатні та рівень володіння англійською мовою. 

Save the Children International is the humanitarian organization with more than 100 years of history. Save the Children was founded in May 1919 in London. SCI has been working in Ukraine since 2014. The Organization started its work in the territory of the Donetsk region. Currently, SCI is expanding its activities to eight cities of Ukraine. We work in the directions of education, child protection, overcoming child poverty, health care, and also we have advocacy activities related to the protection of children's rights.

ROLE PURPOSE:

The Finance Officer (FO) is responsible for daily financial operations of Save the Children International as per Save the Children International Ukraine Country Office (SCI-Ukraine CO) Finance Manual, resolving queries promptly, and maintaining good working relationships with staff and suppliers.

KEY AREAS OF ACCOUNTABILITY :

• Maintain complete books of accounts, as per Save the Children International SCI-Ukraine CO Finance Manual.
• Prepare Bank and cash General Ledger and Cash Offline Spreadsheet (GLACOS), financial data entry on daily basis with trackers.
• Ensure that all payments are properly coded to record against active Awards and complete authorization of respective Budget Holder as per SCI-Ukraine Scheme of Delegation.
• Ensure that all program implementation activities require direct or indirect involvement of disbursement of hard cash to suppliers, contractors, beneficiaries should safe guarded by segregation of duty.
• Assist FC to strengthen internal controls & internal controls environment.
• Ensure appropriate segregation of duties for each & every financial management task.
• On monthly basis follow-up prepayments (like rent, Internet service etc.) and manage schedule on Financial Management system FMS.
• Ensure that monthly bank reconciliations for all Bank accounts are prepared on regularly basis.
• Assist FC in tracking of all balance sheets accounts on monthly basis and at the end of each award.
• Maintain Asset & liabilities monthly schedules & reconciliations & ensure that all balances are reconciled with Financial Management system (FMS).
• Ensure that daily financial matters are handled in a systematic, accurate and transparent manner.
• Monitor cash & bank flows on daily basis and maintain close coordination with financial institutions to ensure smooth cash flows. Safeguard SCI- cash from assessed / known risks.
• Assist FC during Internal & external audit, donor specific audit, any authorized third-party review of financial records.
• Closely work with Field Office Awards Coordinator to fully understand financial & compliance aspects of donor funded portfolio and use Award Management System (AMS) to understand donor financial compliance requirements.
• Maintain working relationship with SCI-Ukraine partners and support Field Office & Country Office to ensure smooth financial implementation of projects through partners.
• Escalate any noted financial risks / fraud activities directly to Field Manager and Country Finance Director.
• Assist FC in Submit all Internal & external financial reports in a timely manner.
• Review the official e-mails on a daily basis, respond to queries from suppliers and colleagues in a timely and appropriate manner, and ensure any problematic issues are raised with the line manager at the earliest opportunity.
• Review partner report from AOs
• Ensure that reporting position to this post fully comply with SCI-Ukraine policy & procedures and arrange on / off job trainings to grow skills in the Field of financial management.
• Work Closely with FC in preparation for Ukraine CO staff payroll on a monthly basis.

QUALIFICATIONS :

• Bachelor degree in Finance or Accounting.

EXPERIENCE AND SKILLS

Essential

• Previous 1-2 years financial management experience with good numeracy skills.
• Experience of working in a multi-currency environment.
• Ability to work quickly and accurately and attention to detail especially under pressure
• Good MS Excel and analytical skills, ability to work with large amounts of data.
• Good organisation and administration skills to ensure that all documentation is filed on a timely basis and is easily accessible
• Good communication skills on the phone, face-to-face and in writing to be able to explain processes clearly and resolve queries with suppliers and other colleagues.
• An energetic, flexible and proactive approach with the ability to work both independently and co-operatively within a team setting and maintain good working relationships
• Ability to work within set guidelines for the payment of invoices/expenses and identify instances when the guidelines are not being followed.
• Commitment to Save the Children values

Desirable

• Knowledge of Agresso finance system or any other automated financial system
• Good written & oral English proficiency
• Experience of working for emergency responses

Additional job responsibilities

The job duties and responsibilities as set out above are not exhaustive and the post holder may be required to carry out additional duties within reasonableness of their level of skills and experience.
 
WE OFFER:

• Employment in accordance with Ukrainian legislation
• Working hours from 09.00 till 17.00
• Medical and Life insurance starting the first working day
• English courses paid by organization
• Office in the central part of the city
• Coffee and cookies in the office

Child Safeguarding: 

We need to keep children safe so our selection process, which includes rigorous background checks, reflects our commitment to the protection of children from abuse. 

Health and Safety:

The role holder is required to carry out the duties in accordance with SCI Health and Safety policies and procedures. 

If you are interested in the vacancy, we are looking forward for your application. A СV in English will be an advantage. Also, we will be grateful if you indicate the expected salary level and the level of English language proficiency.