менеджер з логістики (Logistics and Procurement Assistant)

Про MAG:

MAG рятує життя та будує майбутнє, працюючи з іншими, щоб відновити землі, забруднені уламками конфлікту, знизити щоденний ризик смерті або ушкоджень для цивільних осіб та створити безпечні умови для розвитку. В 1997 році за свою роботу MAG розділила отримання Нобелівської Премії як член-засновник Міжнародної Компанії із заборони наземних мін.  Наше бачення – безпечне майбутнє для чоловіків, жінок та дітей, які постраждали від збройного насильства або конфлікту.

Про MAG в Україні:

З початку російського вторгнення 24 лютого 2022 року Україна зазнала сильного артилерійського обстрілу, ракет та авіаударів, а також використання наземних мін та касетних боєприпасів. Ступінь конфлікту та використання сильнодіючої та невибіркової зброї вимагає негайного реагування. Метою MAG є рятувати життя та будувати безпечне майбутнє шляхом надання людям освітньої інформації про ризики, щоб допомагати їм залишатися в живих. MAG також знаходиться в процесі акредитації, щоб розпочати проведення робіт зі знешкодження вибухонебезпечних предметів та розмінування в Україні з метою рятування життя людей, які постраждали від конфлікту.

ОПИС ВАКАНСІЇ:

Фахівець з логістики та закупівель відповідатиме за допомогу у виконанні процесів закупівель, діяльність на складі, відстеження активів та організацію транспортних потреб. Обов’язки включатимуть:

• Керувати замовленнями від постачальників та укладенням контрактів, забезпечуючи виконання політики та стандартів MAG на всіх етапах процесу.
• Відслідковувати та ділитись інформацією: всі трекери повинні оновлюватись якісними даними та бути доступними для керівництва на регулярній основі. 
• Допомагати Начальнику закупівель у пошуковій діяльності щодо закупівель, такої як огляд ринку, пошук постачальників, тендерні процеси.  
• Відвідувати складські приміщення, збирати реєстраційні документи та допомагати керівництву із закупівель залучати постачальників в разі необхідності. 
• Забезпечувати щоденну видачу та отримання актівів, дотримуючись системи відстеження MAG та процедур, які включають допомогу в інвентаризації активів, оновленні реєстру активів актуальною інформацією та забезпеченні паперового/електронного архівування активів MAG.   
• Допомагати у щоденній відправці транспортних засобів, плануванні руху, працюючи разом з колегами в різних локаціях для організації руху товарів та людей MAG, забезпечуючи своєчасне та коректне відстеження та документування.

ПРО ВАС:

Ми шукаємо кандидата з:

• Попереднім досвідом у закупівлях, зберіганні майна, знаходженні постачальників, проведенні ринкових досліджень тощо.
• Досвідом роботи з Microsoft Office 365 та навичками професійного спілкування електронними засобами зв’язку та по телефону.
•  Відмінними організаторськими навичками та навичками ведення записів.
• Навичками ставити пріоритети в роботі та дотримуватись строків.
• Високим рівнем грамотності та навичками IT.
• Достатньо високим рівнем письмової і усної англійської та української мов.

MAG Ukraine 

Position Title: Logistics and Procurement Assistant

Duty Station: KYV

Type of Appointment: 6 months

Estimated Start Date: ASAP

Closing Date: on-going 2024

Salary: 45,000 UAH per month gross / Approx. 36225 UAH per month net

About MAG:

MAG saves lives and builds futures by working with others to reclaim land contaminated with the debris of conflict, to reduce the daily risk of death or injury for civilians, and to create safe and secure conditions for development. MAG shared the 1997 Nobel Peace Prize as a founding member of the International Campaign to Ban Landmines for our work to ban landmines. Our vision is a safe and secure future for men, women and children affected by armed violence and conflict.

About MAG in Ukraine:

Since the Russian invasion of 24th February, Ukraine has been subjected to heavy artillery bombardment, missiles, and air strikes, as well as the use of landmines and cluster munitions. The scale of the conflict and the use of high impact and indiscriminate weapons requires an urgent and extensive response.  MAG seeks to save lives and build safer futures by providing risk education to communities, to help them stay safe. MAG is also in the process of seeking accreditation to start conducting explosive ordnance disposal and demining activities in Ukraine, to save the lives of people affected by the conflict. 

ABOUT THE ROLE:

The Logistics and Procurement Assistant will be responsible for supporting execution of procurement processes, warehousing activities, asset tracking and organizing transport requirements. Responsibilities will include:

Principle Responsibilities

• Procurement requests (PRF) focal point for delegated items categories: this role ensures that PRFs are filled in properly to be able to engage a successful procurement order, in procurement categories that are managed via contract of preferred suppliers list.
• Procurement order processing: the assistant will manage orders from pre-identified suppliers and contract, ensuring conformity to MAG policy and standards in all steps of the process
• Tracking and Information sharing: this role interacts with internal clients that are kept regularly up to date concerning any ongoing request in process, all trackers are kept up to date with quality data, and made available to management on a regular basis. 
• Support sourcing activities: the assistant provides support to Procurement lead on Procurement processes, such as Market Surveys, Suppliers Identification initiatives, and Tender Processes; by supporting data processing and management, ensuring quality archiving of the documentation, and any other delegated task. The assistant may also be asked to visit suppliers premises, collect registration documents, and will support procurement lead on engagement of suppliers.
•  Asset Tracking: in charge of delegated Asset Mgmt activities, the Assistant ensures day to day issuing and reception of assets, following MAG tracking system and procedures. He/She will provide support to Asset Inventory Physical Counts activities, keep the Asset Register up to date with most update information and ensure physical/electronic archiving for MAG asset is complete at any given moment.
• Inventory Management: the assistant supports day to day reception/issuing processes from MAG warehouse/storage rooms to requesting department, ensuring proper authorizations are obtained and tracking is performed for any movement of inventory. Works with the Logistics team in ensuring that MAG stock is in safe and secure conditions at all time, and actively follow up on any planned / ongoing stock management activity.  
• Fleet Management: provide support on the day to day vehicles dispatching, movement planning, and transport and dispatching activities. He/She works closely with counterparts across different locations and teams in order to organise movements of people and goods across MAG locations, ensuring tracking and documentation trail are in place and correctly archived. Works with the Fleet Management focal points to ensure vehicles are available to meet MAG needs, while complying with safety, security and economical standards. Supports in management of Spare Parts inventories, and works with the Mechanical team on their utilisation of stock.
• Facility and Office Mgmt.: the role supports in the management of MAG Office and other MAG facilities, by overseeing the regular and exceptional maintenances, monitoring execution of any planned work or delivery to the premises, ensures there is safe access management and all buildings meet minimum safety and security standards.
• Support team members with their workload when there is a peak of activities, and escalates to management any issue, problem or challenge on a timely matter.
• Carry out any other duties deemed relevant by the line manager or supervisor for the achievement of MAG’s operational goals 
• General 
  • Work within the framework of MAG’s core values, promoting its ethos and mission statement.
  • Keep informed of MAG’s activities.
  • Ensure familiarity with and adhere to all MAG’s policies and procedures.
  • Undertake any other duties appropriate to the post as may be required.
  • Understand and uphold the standards outlined in MAG’s Safeguarding Framework, acting with due care and attention to safeguard the wellbeing of anyone that comes into contact with MAG’s work and reporting concerns if they do arise.  
  • Essential Experience 
    • Previous experience of working in similar role, ideally within an NGO setting. 
    • Experience in working in Microsoft Office 365, and professionally communicating via email and phone 

  • Essential Skills and Knowledge

    • Ability to develop and maintain clear record keeping systems, including basic databases
    • Excellent organisational skills, with the ability to prioritise work and meet deadlines
    • Good literacy, numeracy and IT skills 
    • Written and spoken English a plus, on top of full proficiency in Ukrainian

  • Essential Aptitude

    • Team player, works well with team members and brings positive attitude to the office
    • Ability to work independently on delegated initiatives, asking for managerial support when needed
    • Self motivated, flexible, and able to multi-task when required
    • Attention to details, and committed to compliance and quality output 
    • Ability to communicate with clarity and credibility on paper and face-to-face 
    • Excellent attention to detail
      
      
    • How to apply:This opportunity is available to Ukrainian nationals only. Interested candidates are invited to submit applications by submitting a CV and covering letter by 15 March 2024.
       
      Due to the high volume of applications that we receive, we are not able to respond to every application. If you have not heard back from us within 3 weeks of applying, it means that your application has not been successful. 
      Please note that as part of MAG's commitment to safeguarding, this post is subject to background checks before an offer of employment is confirmed. 
      MAG is committed to the principles of diversity, equality and inclusion. If you think you would be suited to one of our roles we would welcome your application regardless of your background. We strive to provide an inclusive and supportive working environment where all employees feel respected and supported in fulfilling their potential.