Молодший HR Спеціаліст / HR Agent

Міжнародна Солідарність (SI) в Україні відкриває зовнішній рекрутмент процес.

ПРЕЗЕНТАЦІЯ ОРГАНІЗАЦІЇ

Міжнародна Солідарність (SI) — міжнародна гуманітарна неурядова організація, яка понад 40 років надає допомогу населенню, яке постраждалому від збройних конфліктів і стихійних лих, забезпечуючи життєво важливі потреби в їжі, воді та житлі. Зокрема, SI бере участь у боротьбі з хворобами, пов’язаними з небезпечною водою, яка є одною з причин смерті у світію. SI надає експертизу у сфері доступу до питної води, покращенні умов санітарії та гігієні, а також у сфері продовольчої безпеки та засобів до існування. Присутні приблизно в двадцяти країнах команди SI — загалом 2000 осіб, які складаються з експатріантів, національного персоналу, постійного персоналу в штаб-квартирі та волонтерів — працюють з професіоналізмом і відданістю, поважаючи культуру.

Міжнародна Солідарність (SI) має намір запобігати та боротися з усіма видами зловживань – усіма актами експлуатації, зловживань та/або сексуальних домагань (ЗСЕН) проти членів спільнот-бенефіціарів, шахрайства, корупції, порушення прав осіб та/або власності, фінансування діяльності, яка завдає шкоди правам людини, – яка може бути здійснена в рамках її втручання. SI реалізує політику нульової терпимості щодо дій ЗСЕН.

Міжнародна Солідарність є справедливим роботодавцем, який зобов’язується виявляти всі форми дискримінації. SI ніколи не   вимагатиме винагороду за участь у процесі найму.

ОПИС ПОСАДИ

Фахівець відділу персоналу підтримує обробку кадрових та адміністративних завдань відповідно до процедур Solidarites International (SI)

ОБОВ'ЯЗКИ:

Рекрутмент

• Готувати вакансії до публікації та розміщувати їх на відповідних ресурсах
• Брати участь у формуванні short та long lists кандидатів
• Підтримувати комунікацію із кандидатами на усіх етапах рекрутменту
• Назначати та координувати проведення технічного тестування та інтерв’ю
• Брати участь у проведенні брифінгів для нових колег

Адміністративне супроводження та нарахування заробітної плати

• Організовувати підписання документів зі співробітниками, збирати та зберігати їх
• Брати участь у супроводженні цивільно-правових угод на рівні Координації
• Забезпечувати первинний контроль відповідності кадрових адміністративних форм відповідно до HR політик донорів та SI
• Брати участь у перевірці місячних даних для кожного працівника відповідно до табелю робочого часу, щомісячного планування та соціальних пільг працівників
• Вносити дані щодо працівників до HRM

Адміністративне супроводження іноземних співробітників

• На час відсутності HR Responsible, надавати підтримку експатріантам, щодо питань, пов’язаних із візою та дозволом на тимчасове проживання

Архівуванння

• Оновлювати та забезпечувати фізичне та електронне архівування всіх адміністративних документів і кадрових справ співробітників (трудових договорів, посадових інструкцій, відпусток, особистих адміністративних справ тощо)
• Друкувати, сканувати та зберігати документи відповідно до політики архівування SI

ВИМОГИ ДО КАНДИДАТІВ:

• Oсвіта : Управління персоналом, Економіка, Адміністрування
• Досвід: Попередній досвід роботи у HR або адміністративних посадах буде перевагою
• Знання мов : Англійська мова B1 та вище
• Знання IT програм : Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)
• Попередні курси з HR будуть перевагою
• Увага до деталей, ініціативність, швидкість та відкритість до навчання

УМОВИ ПРАЦІ:

• Місце роботи:   офіс за адресою м. Київ, вул. Олеся Гончара, буд. 57Б.
• Контракт: строковий трудовий договір (згідно українського законодавства)
• Вид працевлаштування: повна зайнятість 
• Заробітна плата: 1125 EUR gross (виплачується в гривнях, згідно з місячним курсом банку Європейської комісії)
• Додатково: відпустка 31 календарний день, оплачувана відпустки за сімейними обставинами, страхування життя

Будь-ласка, надішіть резюме і супровідний лист англійською мовою за формою подачі резюме. 

Кінцевий термін подання заявок: 06 травня 2024 року.

____________________________________________________________________________________________________

SOLIDARITES INTERNATIONAL launches the external recruitment.

PRESENTATION OF THE ORGANIZATION 

SOLIDARITES INTERNATIONAL (SI) is an international humanitarian NGO which, for more than 40 years, has been providing assistance to populations affected by armed conflicts and natural disasters by meeting their vital needs for food, water and shelter. Particularly involved in the fight against diseases linked to unsafe water, the first cause of death in the world, SI's interventions provide expertise in the field of access to drinking water, sanitation and hygiene promotion, but also in the essential area of food security and livelihoods. Present in around twenty countries, SI's teams - 2000 people in total made up of expatriates, national staff, permanent staff at headquarters, and a few volunteers - work with professionalism and commitment while respecting cultures.

Solidarites International (SI) is determined to prevent and fight all type of abuse – all act of exploitation, abuse and/or sexual harassment (SEAH) against members of beneficiary communities or collaborators, fraud, corruption, violation of persons and/or property, funding of activities harmful to human rights – that could be perpetrated in the frame of its interventions. SI implements a zero-tolerance policy regarding acts of SEAH.

Solidarites International is an equitable employer committed to find all forms of discrimination. SI will never ask for any remuneration to take part in a recruitment process.

DESCRIPTION OF THE POSITION

The HR agent supports the processing of HR and administrative tasks according to Solidarites International (SI) procedures.

RESPONSIBILITIES:

Recruitment

• Prepare and post job descriptions 
• Participate in the formation of short and long lists candidates
• Keep communication with candidates at all stages of the recruitment process
• Schedule technical tests & interviews
• Welcome and participate in the administrative briefing of new employees

Administrative follow up and payroll

• Arrange for the signing of administrative documents with employees and collect all their administrative documents
• Participate in the follow-up of civil law agreements at coordination level
• Ensure the 1st control of all personnel administrative forms in accordance with the HR policy of the donors and SI 
• Participate in the verification of the monthly variables of each employee according to the time sheets, the monthly planning and the social benefits of the employees
• Record all variables and trainings in HRM

Expat administrative follow up

• During the HR Responsible absence, support expatriate’s administrative follow up if needed with topics related to visa and temporary residence permit

Archiving

• Update and ensure the physical and digital archiving of all administrative documents and employee personnel files (employment contracts, job descriptions, leaves of absence, personal administrative files, etc.), as well as the securing of documents, while maintaining strict confidentiality
• Print, scan and file necessary documents in accordance with SI's archiving policy

PROFILE FORSAKEN:

• Studies: Administration, Economy, HR
• Experience: Previous experience in HR or Administrative positions will be advantage
• Language : English B1 and above
• IT: Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)
• Previous courses in HR will be advantage
• Attention to details, quick learner, initiative

WORKING CONDITIONS:

• Place of work: office at the address: Kyiv, Olesia Honchara str., building 57Б
• Contract: fixed-term contract (according to Ukrainian legislation) 
• Type of employment: full-time
• Salary: 1125 EURO gross (paid in UAH according to the monthly rate of the bank of the European Commission).
• Additionally:  paid vacation 31 calendar days, paid family leave, life insurance

Thank to send your application with cover letter in English

Application closing date: May 06, 2024.