Фахівець з питань складського забезпечення

Про IRC

Міжнародний комітет порятунку (IRC) реагує на найгірші гуманітарні кризи у світі та допомагає людям вижити та відновити своє життя. Заснований у 1933 році на прохання Альберта Ейнштейна, IRC надає життєво важливу допомогу та підтримку біженцям, які змушені тікати від війни або катастрофи. Сьогодні працюючи в понад 40 країнах і 22 містах США, ми відновлюємо безпеку, гідність і надію для мільйонів людей, які були змушені покинути свої домівки та борються за виживання. IRC веде шлях від небезпеки до дому.

ОГЛЯД РОБОТИ

Фахівець з питань складського забезпечення є невід’ємним членом відділу забезпечення і несе основну відповідальність за управління інвентарем, майном та складом. Посада відповідає за впровадження політик інвентаризації IRC для всіх проектних предметів, включаючи періодичну інвентаризацію, звіт про розбіжності та управління холодовим ланцюгом, де це може бути застосовано.

КЛЮЧОВІ ОБОВ’ЯЗКИ

Прийом та відправка матеріалів

• Прийом та документування матеріалів від постачальників та інших джерел.
• Інспекція матеріалів при отриманні та оновлення необхідної документації.
• Співпраця зі старшим фахівцем з питань складського забезпечення та керівником відділу забезпечення для інформування програмного персоналу про можливі нестачі товарі та надання оновлень щодо рівнів запасів.
• Організація системи холодового ланцюга та забезпечення належного оброблення предметів холодового ланцюга.
• Інспекція матеріалів, відправлених з центральних складів у Києві та Дніпра, та оновлення відповідних документів про відправку/доставку.
• Обробка всіх приходів у натуральній формі та інвентаризація залишків закритих грантів.
• Забезпечення точності та повноти документів і матеріалів, отриманих від постачальників та інших джерел.
• Забезпечення своєчасної відправки матеріалів зі складів та точного оновлення пов’язаних документів про відправку.
• Дотримання стандартних операційних процедур (SOP) GSC (Глобальний ланцюг постачання) щодо управління товарами.

Документація складу

• Регулярне оновлення карток запасів та систем обліку.
• Впровадження стандартних процесів документації складу, таких як звіт про доставку, накладні, випуски зі складу та картки запасів.
• Ведення записів складу (тобто реєстру складу) для всіх вихідних та вхідних документів та діяльності.
• Забезпечення актуальності графіка авторизації складу та його відображення у видимому місці на складі.

Контроль складу

• Участь у річних інвентаризаційних перевірках та формування звітів.
• Повна участь у періодичних 20% циклічних інвентаризаційних перевірках для всіх запасів.
• Проведення періодичних внутрішніх перевірок інвентарю. Документування всіх висновків, розбіжностей та узгоджень.
• Дотримання процедур FIFO, FEFO та LIFO для товарів на складі.
• Забезпечення ефективного та ефективного розташування складських приміщень з відповідним плануванням та видимими знаками.
• Призначення завдань та нагляд за тимчасовими працівниками.

Безпека та охорона складу

• Забезпечення фізичної безпеки складу шляхом обмеження відвідувачів та доступу несанкціонованих осіб.
• Впровадження та забезпечення ефективних та зрозумілих процедур безпеки.
• Забезпечення обслуговування будівель складу, обладнання та фурнітури.
• Ведення та документування ефективної програми боротьби зі шкідниками на складі.
• Обслуговування та періодичне обслуговування вогнегасників.

Звітність

• Підготовка та подання своєчасних про інвентаризацію менеджеру відділу забезпечення відповідно до вимог донорів щодо активів.
• Оновлення планів розподілу матеріалів складу за потреби.

І будь-які інші додаткові завдання за запитом безпосереднього керівника.

Вимоги до роботи: 

Освіта:

• Диплом коледжу або еквівалент у галузі управління ланцюгом постачання, логістики, ділового адміністрування або суміжної галузі. 

Досвід роботи:

• Мінімум 1 рік досвіду роботи в операціях з логістики та забезпечення (склад).
• Попередній досвід роботи на посадах у сфері складської логістики або складського забезпечення в багатокультурному середовищі.

Демонстровані навички та компетенції:

• Володіння програмним забезпеченням Microsoft Office365, включаючи Word, Excel та Outlook, а також ERP-системами, включаючи Microsoft Dynamics365.
• Загальні знання процедур та інструментів ланцюга постачання.
• Добрі математичні навички.
• Сильне почуття особистої порядності.
• Увага до деталей та здатність виконувати кілька завдань одночасно.
• Командний дух та здатність до вирішення проблем.
• Відмінні міжособистісні та комунікативні навички.
• Здатність до збереження продуктивності в умовах стресу.
• Демонстрація систематичного та ефективного підходу до роботи.
• Вміння працювати з людьми різних культур, статей та походження.

Вимоги до знання мов:

• Вільне володіння українською мовою та вище середнього англійською (усно та письмово).

Ключові робочі відносини:

• Посада підпорядковується: Керівнику відділу забезпечення у м. Харків
• Пряме підпорядкування: Немає
• Інші внутрішні та/або зовнішні контакти:
  1. Внутрішні: Регулярні відносини з програмним персоналом, операційним персоналом та персоналом відділу забезпечення на всіх рівнях.
  2. Зовнішні: Постачальники, партнери.

Робоче середовище:

У деяких частинах країни триває активний конфлікт, і є можливість подальшого розширення конфлікту та насильства в інші райони. Персонал повинен дотримуватися всіх політик та процедур безпеки IRC, що застосовуються до міжнародного персоналу. Питання безпеки буде ретельно обговорено під час співбесіди.

Стандарти професійної поведінки:

IRC та працівники IRC повинні дотримуватися цінностей та принципів, викладених у Кодексі поведінки IRC Way. Це цілісність, служіння та відповідальність. Відповідно до цих цінностей, IRC впроваджує та забезпечує дотримання політик щодо захисту бенефіціарів від експлуатації та зловживань, захисту дітей, створення робочого місця без домагань, фінансової цілісності, боротьби з репресіями, боротьби з торгівлею людьми та інших.

IRC є роботодавцем, що надає рівні можливості. IRC розглядає всіх кандидатів на основі заслуг, незалежно від раси, статі, кольору шкіри, національного походження, релігії, сексуальної орієнтації, віку, сімейного стану, статусу ветерана або інвалідності.