Event Manager

Yalta European Strategy (YES) and Victor Pinchuk Foundation is looking for Event Manager who will support the execution of numerous international events in winter 2025. This is a temporary three-month role requiring strong organizational skills and the ability to manage multiple tasks under tight deadlines.

We are looking for someone to take responsibility for:

1. Producing detailed proposals for events (including timelines, venues, suppliers, legal obligations, staffing and budgets);
2. Managing and coordinating suppliers and all event logistics (for example, venue, catering, travel);
3. Handling budgeting and invoicing;
4. Liaising and negotiating with vendors;
5. Managing branding and communication;
6. Developing, implementing and managing events;
7. Supervising of set up, catering, security, sound and audiovisual rental needs, etc.;
8. Supervising and coordinating the activities of the team, subcontractors and staff during the project

Requirements:

1. 3+ years event management experience, including experience of planning & estimations, high level and detailed estimations, roadmaps, budgets (practical experience in high-level events with 500+ persons will be a plus);
2. Willingness for foreign business trips;
3. Risk management experience;
4. Strong organizational, leadership, communication, and interpersonal skills;
5. Ability to handle multiple tasks and meet deadlines;
6. Proficiency in English; other languages are an asset;
7. Flexibility to work extended hours as needed, especially near the event date.

Applications will close on Friday, 15 November, 2024.

Ялтинська Європейська Стратегія (YES) та Фонд Віктора Пінчука шукають Івент-менеджера/ку, який/а буде відповідати за проведення низки міжнародних заходів взимку 2025 року. Це тимчасова тримісячна посада, яка вимагає сильних організаційних навичок та здатності керувати декількома завданнями в умовах стиснутих термінів.

 Ми шукаємо людину, яка візьме на себе відповідальність за:

- Підготовку детальних пропозицій для заходів (включаючи графіки, місця проведення, постачальників, юридичні зобов'язання, персонал і бюджети);

- Управління та координацію постачальників і всієї логістики заходу (наприклад, локація, кейтеринг, транспорт);

- Ведення бюджету і виставлення рахунків;

- Співпрацю і переговори з постачальниками;

- Управління брендингом і комунікацією;

- Розробку, впровадження та керування заходами;

- Контроль за монтажем, кейтерингом, безпекою, орендою технічного обладнання, тощо;

- Контроль і координацію діяльності команди, підрядників та персоналу під час проєкту.

Вимоги:

- 3+ роки досвіду в управлінні заходами, включаючи досвід планування та оцінки дорожніх карт та бюджетів (практичний досвід в організації заходів на 500+ осіб буде перевагою);

- Готовність до закордонних відряджень;

- Досвід управління ризиками;

- Сильні організаційні, лідерські, комунікаційні та міжособистісні навички;

- Здатність виконувати кілька завдань одночасно і дотримуватись дедлайнів;

- Вільне володіння англійською мовою; знання інших мов буде перевагою;

- Готовність працювати понаднормово, особливо напередодні заходу.

Дедлайн подачі заявок — п'ятниця, 15 листопада 2024 року.