LOGISTICS Officer

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 43 країнах.

Main duties and responsibilities include:

I.   Procurement:

1.1. Undertake procurement for the Mykolaiv office and operational needs, ensuring alignment with ACTED procurement procedures, in collaboration with the logistics team in Odesa;

1.2. Conduct contracting of external services, including transport, maintenance, and office-related services;

1.3. Proactively address procurement challenges, such as material shortages, by maintaining strong communication with suppliers.

ІІ. Warehouse Management: 

2.1. Manage the receipt and issuance of inventory, ensuring all goods are recorded in STO-05 IN and STO-03 OUT with 100% accuracy;

2.2. Conduct regular inventory updates and ensure proper maintenance of the STO-02 storage records;

2.3. Coordinate warehouse activities, including loading, unloading, and secure handling of goods.

ІІІ. Fleet and Transportation Management 

3.1. Coordinate transport requests and driver schedules for staff travel within the Mykolaiv/Kherson area and beyond;

3.2. Monitor vehicle maintenance schedules and ensure timely updates of ODESA_Vehicle Follow-Up documentation;

3.3. Process travel documentation, including waybills and mission leave requests, without delays;

3.4. Ensure timely communication with the Odesa Logistics Team to align route planning and transport changes.

ІV. Office and Guesthouse Management:

4.1. Maintain office supplies, conduct inventory checks, and ensure the proper functioning of office equipment;

4.2. Submit utility meter readings and ensure timely payment of office and guesthouse utilities;

4.3. Perform minor repairs and coordinate with service providers for larger maintenance tasks;

4.4. Monitor guesthouse readiness, including regular inspections, contingency box checks, and appliance repairs.

V. Filing and Reporting:

5.1. Maintain accurate and organized physical and electronic filing of logistics documentation in compliance with ACTED procedures;

5.2. Assist with providing supporting documentation to the T&C and Finance departments during audits and monthly closures.

VI.Training and Development:

6.1. Participate in at least one training session to enhance knowledge of advanced logistics procedures;

6.2. Share newly acquired knowledge and best practices with team members to improve overall operational efficiency. 

Any other tasks assigned by line manager.

Увага!Згідно чинного законодавства, при працевлаштуванні військовозобов'язані громадяни України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.

Attention!Per current legislation, individuals subject to military service duty must provide updated military registration documents while being employed.

Ми пропонуємо

• Офіційне працевлаштування;
• Регулярний перегляд зарплат;
• 28 календарних днів відпустки на рік;
• Дружня мультикультурна команда;
• Комфортний офіс у центральній частині міста;
• Кар'єрний ріст;
• Медичне страхування після випробувального терміну (3 місяці).

_______________________________________________________________________________________________

“ACTED has a zero-tolerance approach to sexual exploitation, abuse and harassment (SEAH). Please note that any candidate offered a job will sign the Code of Conduct, and related policies, as part of their work contract. Misconduct can lead to dismissal.”