Асистент/-ка проєкту (Emergency Response Team Project Assistant)

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 43 країнах.

Асистент/-ка проекту з екстреного реагування сприятиме впровадженню та звітуванню ERM ACTED, який полягає у наданні основних предметів першої необхідності у секторах ВСГ (вода, санітарія та гігієна), прихистку та продовольчої допомоги у прифронтових районах. Залежно від потреб проекту, це може включати проведення оцінки потреб, координацію та управління розподілом гуманітарної допомоги, а також координацію з місцевими органами влади, місцевими партнерами та іншими зацікавленими сторонами з метою забезпечення своєчасної та ефективної реалізації проекту.

ФУНКЦІЇ

 Планування проектів 

• Спільно з Командою екстреного реагування (Emergency Response Team) підтримувати планування етапів реалізації проекту у своїй області. 
•  Просувати та обмінюватися ідеями щодо вдосконалення та необхідних змін у діяльності на основі отриманих уроків та найкращих практик (внутрішнє та зовнішнє керівництво кластеру ACTED).

Реалізація проектів

• Разом з Командою екстреного реагування підтримувати реалізацію відповідних проектних заходів, які можуть включати, але не обмежуватися наступним: 
  1. Підтримка у проведенні швидкої оцінки потреб на місцях; 
  2.  Здійснення та контроль розподілу у безпечний та прозорий спосіб, а також підготовка та забезпечення належного заповнення всієї відповідної проектної документації; 
  3.  Підтримка введення даних і перевірка якості даних ризиків бенефіціарів
  4.  Підтримка телефонних та особистих контактів з бенефіціарами до та під час розподілу.
• Передбачати та пом'якшувати повсякденні перешкоди/проблеми, а також вирішувати будь-які непередбачувані проблеми під час реалізації проекту, в тому числі робити внесок у реєстр проектних ризиків ACTED.
• Швидко виявляти проблеми, які можуть призвести до ризику для програм або репутації для ACTED та його донорів, а також:
  1. негайно передати такі питання координатору проекту з надзвичайних ситуацій та відповідній команді проекту / групі відповідності та прозорості (за потреби); і
  2. за запитом брати участь у процесі/рішеннях щодо пом’якшення/подолання таких ризиків.

Внутрішня звітність і координація

• Регулярно підтримувати зв'язок з логістичною та/або фінансовою командами для полегшення процедур FLAT проекту.

Досвід та навички

• Готовність до поїздок у населені пункти, розташовані поблизу лінії зіткнення, у складних умовах безпеки, а також до можливих частих ночівель на базах ACTED (Добропілля, Харків, Дніпро та інші, до 60% часу). 
• Добре знання роботи систем місцевого самоврядування. 
•  Бажаний попередній досвід введення та збору даних. 
•  Мотивація працювати в команді в мультикультурному середовищі, що вимагає гнучкості та здатності працювати в стислі терміни. 

 Готовність подорожувати до інших офісів ACTED.

Functions

Project Planning 

• Jointly with the Emergency Response Team (ERT) support planning the stages of project implementation in their oblast.
• Promote and share ideas for improvement and necessary changes in the activities based on lessons learned and best practice guidance (ACTED internal and external cluster guidance).

Project Implementation

• Together with the Emergency Response Team, support the implementation of the relevant project activities, this may include, but is not limited to:

1. Support in conducting rapid needs assessments in the field;
2. Implements and monitors distributions in a safe and transparent manner, and prepare and ensure all relevant project documentation is properly completed;
3. Supports with data inputting and checking data quality of beneficiary risks
4. Support with phone and in-person outreach to beneficiaries before and during distributions.

• Anticipate and mitigate day to day obstacles/problems rand trouble-shoot any unforeseen challenges during the project implementation, including contributing to ACTED’s project risk register.
• Swiftly identify issues that may result in programmatic or reputational risk for ACTED and its donors, and:

1. immediately refer such issues to the Emergency Project Coordinator Manager and the relevant Project team / Compliance & Transparency team (as applicable); and
2. where requested, participate in the process /decisions to mitigate/overcome such risks.

Internal reporting and coordination

• Liaise regularly with the logistics and/or finance teams to facilitate project’s FLAT procedures.

Experience and skills

• Available for travel to the settlements located at proximity of the frontline,  in security challenging environments, and for possible frequent overnight stays in ACTED bases (Dobropillya, Kharkiv, DniproOdesa, Kherson and others, for up to 640% of the time).
• Good knowledge of the workings of local government systems.
• Previous experience with data inputting and collection desirable.
• Motivated to work as part of a teamwork in a multicultural environment, requiring flexibility and ability to work to tight deadlines

Willingness to travel to other ACTED offices.

Увага! Згідно чинного законодавства, при працевлаштуванні військовозобов'язані громадяни України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.

Attention! Per current legislation, individuals subject to military service duty must provide updated military registration documents while being employed

Умови:

• Офіційне працевлаштування згідно законодавства України;
• 3 місяці випробувального терміну
• Конкурентна офіційна заробітна плата, визначена тарифною сіткою ACTED;
• Регулярна оцінка роботи та підвищення заробітної плати;
• 28 робочих днів оплачуваної відпустки на рік;
• Дружня міжнародна команда професіоналів;
• Можливість розвитку кар'єри;
• Медичне страхування після 3 місяців роботи з ACTED.

_______________________________________________________________________________________________

“ACTED has a zero-tolerance approach to sexual exploitation, abuse and harassment (SEAH). Please note that any candidate offered a job will sign the Code of Conduct, and related policies, as part of their work contract. Misconduct can lead to dismissal.”