INFORMATION MANAGEMENT MANAGER / Менеджер з управління інформацією

72 000 ₴  
Premiere Urgence Internationale
2 дня назад
20 февраля 2025
КиевСічових Стрільців, 50
В офисе/на месте
Полная занятость

Premiere Urgence Internationale (PUI) is a non-profit, non-political and non religious humanitarian NGO. PUI started humanitarian intervention in Ukraine in February 2015. The mission's objectives are to improve or restore equitable access to primary health care for the local and displaced population affected by the military conflict and to improve their living conditions by covering their fundamental needs.


GENERAL OBJECTIVE:
Reporting to the MEAL Coordinator, the Information Management Manager (IMM) will play a pivotal role in designing and overseeing data and information management systems at the PUI Ukraine mission level. The IMM's primary responsibility is to address information management (IM) gaps by establishing data collection and case management systems, as well as protocols for data storage, protection, and management. The IMM will ensure the consistency and quality of collected data, promoting efficiency in IM, data utilization, and reporting for both Programs and MEAL teams, aligned with their specific requirements. 


TASKS AND DUTIES:
Information Management System: 

  • Collaborate with the MEAL Coordinator and Technical Coordinators to design and implement a country-specific Information Management system tailored to PUI Ukraine's needs. 
  • Develop computerized tools to facilitate faster M&E tracking and reporting, providing support to the MEAL department for their application. 
  • Explore and implement innovative approaches to enhance database management, including the use of online and offline databases. 
  • Execute the PUI Information Management strategy, focusing on internal information management, data flows, Data Protection guidelines, and operational IM requirements. 
  • Ensure consistency and interoperability among various datasets and sources in collaboration with the MEAL Coordinator. 
  • Contribute to the establishment of a document management system for archiving project data. 
  • Shape the IM plan for new projects, emphasizing data management best practices and user-friendliness for MEAL and Program teams. 
  • Organize collected data for easy access, ensuring clarity and disaggregation for effective analysis and reporting. 
  • Consolidate all collected data into a centralized database for shared use by programs and MEAL staff. 
  • Adapt IM systems and strategies to evolving needs and emerging programming requirements, proposing innovative solutions to enhance data collection and case management efficiency.

Mobile Data Collection

  • Code and rigorously test assessment tools for both MEAL and Program teams using platforms such as Kobo or other relevant software. 
  • Provide technical expertise in tool design, including form logic, relevancies, constraints, scoring formulas, etc. 
  • Manage the upload of all data collection forms to the Kobo or relevant platform server. 
  • Review translations of data collection forms for coherence, questions, answers, skip logics, and make necessary final adjustments. 
  • Download data from the Kobo or platform server, conduct data cleaning, and share (and archive) the final, cleaned, and compiled dataset with MEAL and Program staff. 
  • Train staff and volunteers in the use of mobile data collection technologies, including tablets and form logics. 
  • Monitor data for trends and patterns, collaborating with program management and the MEAL Manager to share relevant key findings.

Data Quality Management

  • Monitor data quality in databases, identify missing or inconsistent data, and collaborate with program teams to rectify errors and enhance data quality for the mission. 
  • Manage the data collection software account, ensuring proper and authorized usage by PUI staff. 
  • Configure tablets and maintain up-to-date tablet OS and software. 
  • Regularly inspect equipment and systems to ensure high-quality data collection and management. 
  • Provide training on IM systems to PUI staff, offering technical support to enhance data quality and management for both MEAL and Program teams. 
  • Train staff on the IM Strategy and proper use of IM systems.

    Supervision of Information Management Assistant (IMA)
  • Provide guidance and supervision to the Information Management Assistant in executing IM tasks. 
  • Support the IMA in understanding and implementing IM systems and protocols. 
  • Ensure that the IMA is well-trained in mobile data collection technologies and data quality management. 
  • Collaborate with the IMA in monitoring data for trends and patterns and sharing key findings.

Internal Coordination

  • Collaborate with relevant teams or departments to streamline data collection and reporting processes.
  1. correct failures detected in the organization’s activity.
  2. To request and receive either personally or by the demand of direct supervisor any information and documents necessary for the fulfilment of his/her professional responsibilities from the heads of the structural departments and    specialists.  
  3. To request from the management of the organization any support in fulfilment of his/her professional responsibilities.

QUALIFICATIONS:
Education Degree: University Degree in Computer Science, Information Management, or related fields. 

Work experience: Minimum of two (2) years in similar roles with NGOs or private IT companies

Language Skills: Excellent command of English and Ukrainian languages (both written and verbal).

 Knowledge & skills: 

  • Formulate IM systems and technical requirements. 
  • Analytical skills in research, information management, and analysis. 
  • Experience in electronic data collection tools like ActivityInfo, Kobo, ODK, CommCare. 
  • Proficiency in statistical software 
  • Competence in graphic design and geographic information systems. 
  • Strong knowledge of MS-SQL server and SharePoint. 
  • Proficiency in Excel and Access or other database platforms. 
  • Database creation and maintenance. 
  • Data security and protection policies.  

Transversal skills: 

  • Commitment to humanitarian principles and integrity. 
  • Patience and readiness to triangulate information. 
  • Reliability and rigor. 
  • Strong organizational skills, initiative, and ability to manage priorities. 
  • Analytical thinking and problem-solving. 
  • Autonomy and dedication. 
  • Flexibility, innovation, and adaptability. 
  • Strong commitment to colleagues' capacity development. 
  • Ability to work effectively under pressure and within a team. 

CONDITIONS:
Location: Kyiv

Working days: Monday to Friday

  • Interested candidates please submit your resume  in English.
  • The test for this position will also be in English. 
  • Only shortlisted candidates will be contacted. PUI reserves the right to close the vacancy prior last day of application submission.

PUI is an equal-opportunity employer that prioritizes staff safety and security. We are committed to diversity and inclusion within our workforce and encourage qualified female and male candidates of all backgrounds, including candidates with disabilities to apply for the position. 

*********************************************************************************************

Прем'єр Уржанс Інтернасьональ (ПУІ) є неприбутковою, неполітично і нерелігійною гуманітарною неурядовою організацією. ПУІ розпочала гуманітарну діяльність в Україні в лютому 2015 р., маючи на меті відновлення та забезпечення доступу до первинних послуг охорони здоров'я для місцевого населення й внутрішньо переміщених осіб, що постраждали внаслідок озброєного конфлікту та покращення умов життя шляхом забезпечення їхніх базових потреб.

ЗАГАЛЬНЕ ЗАВДАННЯ:
Підзвітний керівнику MEAL, менеджер з управління інформацією відіграватиме ключову роль у розробці системам управління даними та інформацією на рівні місії в Україні, а також нагляду за ними (далі за текстом – керівник). Основним завданням керівника є усунення прогалин в управлінні інформацією шляхом створення систем збору даних та управління справами, а також протоколів зберігання, захисту та управління даними. Керівник забезпечуватиме узгодженість та якість зібраних даних, сприяючи підвищенню ефективності управління інформацією, використання даних та звітності як для програм, так і для команд MEAL відповідно до їхніх конкретних вимог.


ЗАВДАННЯ ТА ОБОВ’ЯЗКИ:
Система управління інформацією: 

  • Співпрацювати з керівником MEAL та технічними керівниками над розробкою та впровадженням системи управління інформацією для конкретного контексту, адаптованої до потреб ПУІ в Україні. 
  • Розробити комп'ютеризовані інструменти для прискорення відстеження та звітування за результатами моніторингу та оцінки, надаючи підтримку відділу MEAL у їх застосуванні. 
  • Дослідити та впровадити інноваційні підходи для покращення управління базами даних, включно з використанням онлайн та офлайн баз даних. 
  • Впроваджувати стратегію управління інформацією ПУІ, зосереджуючи увагу на внутрішньому управлінні інформацією, потоках даних, керівних принципах захисту даних та оперативних вимогах до управлінням інформацією. 
  • Забезпечувати узгодженість та оперативну сумісність між різними базами даних і джерелами у співпраці з керівником MEAL. 
  • Сприяти створенню системи управління документообігом для архівування проєктних даних. 
  • Формувати план управління інформацією для нових проєктів, звертаючи особливу увагу на найкращі практики управління даними та зручність для користувачів MEAL і програмних команд. 
  • Систематизовувати зібрані дані для легкого доступу, забезпечуючи чіткість і деталізацію для ефективного аналізу та звітності. 
  • Консолідувати всі зібрані дані в централізованій базі даних для спільного використання програмним відділом та персоналом MEAL. 
  • Адаптувати системи та стратегії управління інформацією до потреб, що змінюються, та нових програмних вимог, пропонуючи інноваційні рішення для підвищення ефективності збору даних та управління справами.

    Мобільний збір даних
  • Розробити та ретельно протестувати інструменти оцінки як для MEAL, так і для програмних команд, використовуючи такі платформи, як Kobo або інше відповідне програмне забезпечення. 
  • Надавати технічну оцінку в розробці інструментів, включно з логікою форми, релевантністю, обмеженнми, формулами підрахунку балів тощо. 
  • Керувати завантаженням усіх форм для збору даних на сервер Kobo або відповідної платформи. 
  • Перевіряти переклади форм для збору даних на узгодженість, питання, відповіді, логіку пропусків і вносити необхідні остаточні корективи. 
  • Завантажувати дані з сервера Kobo або платформи, проводити очищення даних і надавати (та архівувати) остаточний, очищений і складений набір даних співробітникам MEAL та відділу програм. 
  • Навчати персонал і волонтерів користуватися мобільними технологіями збору даних, зокрема планшетами та логікою форм. 
  • Проводити моніторинг даних для виявлення тенденцій і закономірностей, співпрацювати з керівництвом відділу програм та керівником відділу MEAL для обміну відповідними ключовими висновками.

    Управління якістю даних
  • Проводити моніторинг якості даних у базах даних, виявляти відсутність або неузгодженість даних та співпрацювати з програмними командами для виправлення помилок і підвищення якості даних для місії. 
  • Керувати обліковим записом програмного забезпечення для збору даних, забезпечуючи його належне та авторизоване використання працівниками ПУІ. 
  • Налаштовувати планшети та підтримувати актуальність операційної системи та програмного забезпечення планшетів. 
  • Регулярно перевіряти обладнання та системи для забезпечення якісного збору даних та управління ними. 
  • Проводити тренінги з систем управління інформацією для персоналу ПУІ, пропонуючи технічну підтримку для підвищення якості даних та управління ними як для відділу MEAL, так і для програмних команд. 
  • Навчати персонал стратегії управління даними та правильного використаня систем управління даними.

    Керувати роботою молодшого фахівця діяльності з управління інформацією 
  • Надавати рекомендації молодшому фахівцю діяльності з управління інформацією (далі за текстом – молодшого фахівця) при виконанні ним завдань у сфері управління інформації, та керувати його роботою. 
  • Підтримувати молодшого фахівця в розумінні та впровадженні систем і протоколів управління інформацією. 
  • Забезпечити належну підготовку молодшого фахівця щодо технологій мобільного збору даних та управління якістю даних. 
  • Співпрацювати з молодшим фахівцем у моніторингу даних для виявлення тенденцій і закономірностей та обміну ключовими висновками.

    Внутрішня координація
  • Співпрацювати з відповідними командами або відділами для оптимізації процесів збору даних та звітності.

КВАЛІФІКАЦІЙНІ ВИМОГИ:
Освіта: диплом про вищу освіту за фахом комп’ютерні науки, інформаційний менеджмент або за іншою пов’язаною спеціальністю. 

Досвід роботи: щонайменше два (2) роки на схожій посаді в іншій НУО або у приватних компаніях, що займаються ІТ.

Знання мов: відмінне володіння англійською та українською мовами (усно та письмово).

Знання та навички:

  • Формулювати системи обміну інформацією та технічні вимоги. 
  • Аналітичні навички в дослідженнях, управлінні інформацією та аналізі. 
  • Досвід роботи з електронними інструментами збору даних, як-от Kobo, ODK, CommCare. 
  • Володіння статистичним програмним забезпеченням 
  • Компетентність у графічному дизайні та геоінформаційних системах. 
  • Знання сервера MS-SQL та SharePoint. 
  • Володіння Excel та Access або іншими платформами баз даних. 
  • Створення та підтримка баз даних. 
  • Політика безпеки та захисту даних.

Наскрізні навички: 

  • Відданість гуманітарним принципам і доброчесність. 
  • Терпіння і готовність до тріангуляції інформації. 
  • Надійність і точність. 
  • Сильні організаторські здібності, ініціативність та вміння розставляти пріоритети. 
  • Аналітичне мислення та здатність вирішувати проблеми. 
  • Автономність і цілеспрямованість. 
  • Гнучкість, інноваційність та адаптивність. 
  • Відданість розвитку потенціалу колег. 
  • Здатність ефективно працювати під тиском та в команді.


УМОВИ:
Локація : м. Київ

Робочі дні: з понеділка по п'ятницю

  • Зацікавлені кандидати повинні подати своє резюме англійською мовою. 
  • Тест та інтерв'ю буде також виключно англійською мовою.
  • PUI залишає за собою право проводити співбесіди з кандидатами на постійній основі, тому кандидат може бути обраний до дати закриття.

Yehor

Premiere Urgence Internationale
Проверенная

Негосударственные организации / NGO Сайт компании
Premiere Urgence Internationale: фото 2

Вся Украина