Про організацію:
Норвезька рада у справах біженців (NRC) є незалежною гуманітарною організацією, яка допомагає людям, які змушені тікати. Ми працюємо в кризових ситуаціях у більш ніж 31 країні, щороку надаючи надзвичайну та довгострокову допомогу мільйонам людей. Ми захищаємо людей, які змушені втікати, відстоюючи їхні права. NRC є роботодавцем рівних можливостей і прагне до різноманітності персоналу з точки зору віку, статі, етнічного походження, національності та фізичних здібностей.
Запрошуємо на роботу Асистента відділу закупівель
Обов'язки позиції:
Загальні обов'язки:
- Забезпечення дотримання політик NRC, довідників, інструкцій і вимог донорів.
- Впровадження портфелю делегованих логістичних функцій відповідно до затвердженого плану дій.
- Проведення та контроль щоденної оперативної матеріально-технічної діяльністі.
- Адміністрування ресурсів, щоб результати були досягнуті в рамках встановлених бюджетів, часових рамок і стандартів
- Підготувка та розробка звітів відповідно до вимог офісу в країні/регіоні
- Підтримка в розробці регламентів за запитом
- Забезпечення належного оформлення всіх супровідних документів.
- Просування та обмін ідеями щодо покращення процессів закупівель
- Виконання інших обов'язків за дорученням безпосереднього керівника за процесами закупівель.
Конкретні обов'язки:
- Сприяння розвитку закупівель у скліді служби підтримки в NRC Ukraine.
- Виконання завдань відповідно до політики NRC, інструкцій та законодавства України.
- Консультувати та підтримувати персонал гуманітарних програм та департаментів підтримки для створення запиту на закупку, проводити дослідження ринку та надавати приблизні ціни.
- Участь у плануванні закупівель, участь в оцінці постачальників та допомога керівнику групи логістики (закупівлі) з оновленням бази даних постачальників
- Дотримання того, що процес закупівлі, такий як підготовка аналізу тендерних пропозицій, порівняльна таблиця, протокол зустрічі з відкриття тендерних пропозицій та інші документи для відкриття пропозицій, заповнення загальних накладних (GRN) супроводжується всіма необхідними та правильно заповненими документами.
- Контроль над усією документацією про закупівлю, такою як запити на закупівлю, запити цінових пропозицій, аналіз тендерних пропозицій, протоколи та контракти/угоди/замовлення на закупівлю, належним чином підписуються уповноваженим персоналом перед тим, як будь-які замовлення на зобов’язання надсилаються постачальникам.
- Отримання рахунків-фактури та перевірка правильності замовлень/контрактів/угод.
- Забезпечення того, що всі товари, замовлені та отримані з-за кордону, мають відповідну документацію (авіатранспортні накладні, коносаменти, комерційний рахунок-фактура, страхові сертифікати та будь-які інші відповідні документи).
- Обробка скарги на місцях і від користувачів на всі придбані товари та послуги, а також суперечки з постачальниками, які переходять на розгляд керівника групи закупівлі.
- Відстеження строків довгострокових угод, своєчасне їх продовження; підготувка проектів відмови та примітки до файлів, якщо це необхідно
- Ввести всі необхідні дані та правильно відобразити всі етапи закупівлі в системі закупівель Agresso відповідно до посібника. Завантаження в систему Agresso всієї необхідної документації про закупівлю.
- Завантаження всієї необхідної інформації в сховищє файлів відповідно до процедур і вимог NRC.
- Підготовка друкованих копій файлів закупівель разом із платіжними документами та переконання що вони подані до Фінансового відділу.
- Здійснення покупки готівкою відповідно до потреб гуманітарних програм або департаментів підтримки.
- Повідомлення про всі потенційні випадки шахрайства безпосередньому керівнику.
Загальні професійні компетенції для цієї посади:
- Досвід роботи із закупівлями в контексті гуманітарної/надзвичайної ситуації/відновлення
- Попередній досвід роботи в складних і нестабільних умовах
- Задокументовані результати, пов’язані з обов’язками посади
- Знання англійської мови, як письмово, так і усно
- Володіння українською та російською мовами, письмово та усно
- Досконале володіння офісними програмами (Word, Excel)
- Базове знання контексту в областях, де працює NRC
Ми пропонуємо:
- Офіційне працевлаштування, контракт до 31.12.2024
- Графік роботи з 9 до 17, субота/неділя вихідний
- Офіс в центрі міста
- Медичне страхування
Резюме будуть розглянені до 06.11.2024
Будь ласка, зверніть увагу, що ми зв'язуємось тільки з кандидатами що відібрані у короткий список інтервью