Поиск работы на robota.uaukraine

Асистент відділу закупівель / Procurement Technical Assistant

Norwegian Refugee Council / NRC
2 дня назад
30 жовтня 2024
Днепр
В офисе/на месте
Полная занятость
Медицинская страховка
Офис с бомбоубежищем
Офис с генератором
Компенсация путешествий
Курсы иностранного языка

Про організацію:

Норвезька рада у справах біженців (NRC) є незалежною гуманітарною організацією, яка допомагає людям, які змушені тікати. Ми працюємо в кризових ситуаціях у більш ніж 31 країні, щороку надаючи надзвичайну та довгострокову допомогу мільйонам людей. Ми захищаємо людей, які змушені втікати, відстоюючи їхні права. NRC є роботодавцем рівних можливостей і прагне до різноманітності персоналу з точки зору віку, статі, етнічного походження, національності та фізичних здібностей.

Запрошуємо на роботу  Асистента відділу закупівель

Обов'язки позиції:

Загальні обов'язки:

  • Забезпечення дотримання політик NRC, довідників, інструкцій і вимог донорів.
  • Впровадження портфелю делегованих логістичних функцій відповідно до затвердженого плану дій.
  • Проведення та контроль щоденної оперативної матеріально-технічної діяльністі. 
  • Адміністрування ресурсів, щоб результати були досягнуті в рамках встановлених бюджетів, часових рамок і стандартів
  • Підготувка та розробка  звітів відповідно до вимог офісу в країні/регіоні
  • Підтримка в розробці регламентів  за запитом
  • Забезпечення належного оформлення всіх супровідних документів.
  • Просування та обмін ідеями щодо покращення процессів закупівель
  • Виконання інших обов'язків за дорученням безпосереднього керівника за процесами закупівель.

Конкретні обов'язки:

  • Сприяння розвитку закупівель у скліді служби підтримки в NRC Ukraine.
  • Виконання завдань відповідно до політики NRC, інструкцій та законодавства України. 
  • Консультувати та підтримувати персонал гуманітарних програм та департаментів підтримки для створення запиту на закупку, проводити дослідження ринку та надавати приблизні ціни. 
  • Участь у плануванні закупівель, участь в оцінці постачальників та допомога  керівнику групи логістики (закупівлі) з оновленням бази даних постачальників
  • Дотримання того, що процес закупівлі, такий як підготовка аналізу тендерних пропозицій, порівняльна таблиця, протокол зустрічі з відкриття тендерних пропозицій та інші документи для відкриття пропозицій, заповнення загальних накладних (GRN) супроводжується всіма необхідними та правильно заповненими документами.
  • Контроль над усією документацією про закупівлю, такою як запити на закупівлю, запити цінових пропозицій, аналіз тендерних пропозицій, протоколи та контракти/угоди/замовлення на закупівлю, належним чином підписуються уповноваженим персоналом перед тим, як будь-які замовлення на зобов’язання надсилаються постачальникам.
  • Отримання рахунків-фактури та перевірка правильності замовлень/контрактів/угод.
  •  Забезпечення того, що всі товари, замовлені та отримані з-за кордону, мають відповідну документацію (авіатранспортні накладні, коносаменти, комерційний рахунок-фактура, страхові сертифікати та будь-які інші відповідні документи).
  • Обробка скарги на місцях і від користувачів на всі придбані товари та послуги, а також суперечки з постачальниками, які переходять на розгляд керівника групи закупівлі. 
  • Відстеження строків  довгострокових угод, своєчасне їх продовження; підготувка проектів відмови та примітки до файлів, якщо це необхідно
  • Ввести всі необхідні дані та правильно відобразити всі етапи закупівлі в системі закупівель Agresso відповідно до посібника. Завантаження в систему Agresso всієї необхідної документації про закупівлю.
  • Завантаження всієї необхідної інформації в сховищє файлів відповідно до процедур і вимог NRC.
  • Підготовка друкованих копій файлів закупівель разом із платіжними документами та переконання що вони подані до Фінансового відділу.
  • Здійснення покупки готівкою відповідно до потреб гуманітарних програм або департаментів підтримки.
  • Повідомлення про всі потенційні випадки шахрайства безпосередньому керівнику.

Загальні професійні компетенції для цієї посади:

  • Досвід роботи із закупівлями в контексті гуманітарної/надзвичайної ситуації/відновлення
  • Попередній досвід роботи в складних і нестабільних умовах
  • Задокументовані результати, пов’язані з обов’язками посади
  • Знання англійської мови, як письмово, так і усно
  • Володіння українською та російською мовами, письмово та усно
  • Досконале володіння офісними програмами (Word, Excel)
  • Базове знання контексту в областях, де працює NRC

Ми пропонуємо: 

  • Офіційне працевлаштування, контракт до 31.12.2024
  • Графік роботи з 9 до 17, субота/неділя вихідний
  • Офіс в центрі міста
  • Медичне страхування

Резюме будуть розглянені до 06.11.2024

Будь ласка, зверніть увагу, що ми зв'язуємось тільки з кандидатами що відібрані у короткий список інтервью

Norwegian Refugee Council / NRC
Проверенная

Негосударственные организации / NGO Сайт компании
Norwegian Refugee Council / NRC: фото 2
Norwegian Refugee Council / NRC — вакансия в Асистент відділу закупівель / Procurement Technical Assistant: фото 2