Експерт із закупівель (Закупівлі)/Procurement Coordinator (Buying)

Save the Children International — гуманітарна організація з понад 100- річною історією. Save the Children була заснована у травні 1919 року в Лондоні.  SCI працює в Україні з 2014. Починала свою роботу на території Донецької області. В теперішній час SCI розширює свою діяльність на вісім міст України, і Дніпро є одним із них.  Ми працюємо в напрямках освіти, захисту дітей, подолання дитячої бідності, охорони здоров’я, а також проводимо адвокаційну діяльність, пов’язану із захистом прав дітей.

Мета позиції:  

Відповідальність за управління повсякденними процесами із закупівель товарів і послуг для задоволення операційних потреб організації. Експерт із закупівель забезпечує ефективне оброблення запитів на закупівлю, їх точне оформлення, вчасне завершення постачання, при цьому забезпечуючи дотримання організаційних політик і вимог безпеки.

Людина що обіймає цю посаду відповідатиме за загальну координацію та впровадження ефективних практик закупівель в офісах у Дніпрі та Харкові. На додаток до вищезазначених обов'язків, особа, яка обіймає цю посаду, буде відповідати за підтримку роботи складу, але не більше 30% робочого часу.

Ключові зони відповідальності:

 Закупівля:

• Нагляд за оперативною закупівельною діяльністю, включаючи отримання, перевірку та обробку заявок на закупівлю відповідно до бізнес-вимог та вимог програми.
• Забезпечення своєчасної та ефективної обробки замовлень на закупівлю, контрактів, обробки рахунків-фактур та закупівельної документації відповідно до політики організації.
• Керування процесами єдиного та простого запиту цінових пропозицій, забезпечуючи прозорість та дотримання процедур закупівель. 
• У разі необхідності допомагати у процесах пошуку постачальників, включаючи відкриті тендери та офіційні котирування, укладання рамкових угод, пошук постачальників, але не більше 20% робочого часу.
• Координувати своєчасну видачу замовлень на закупівлю та слідкувати за тим, щоб постачальники дотримувалися графіків постачання.
• Моніторинг та відстеження замовлень на закупівлю від моменту їх видачі до завершення, забезпечення наявності всієї необхідної документації та своєчасних поставок.
• Підтримувати зв'язок з внутрішніми відділами та польовими офісами, щоб забезпечити відповідність закупівельної діяльності вимогам та строкам проєкт. Консультування співробітників офісу щодо підготовки запитів на закупівлю (PRs) та надання цінових оцінок запитуваних товарів.
• Розв'язувати операційні проблеми, пов'язані із закупівлями, включаючи проблеми з постачання та затримками платежів, а також, за необхідності, передавати інформацію про невирішені питання лінійному керівнику.
• Впевнюватися, що усі процеси міжнародних закупівель, включно з дозволами на імпорт та безмитне ввезення, завершені вчасно та відповідно до урядових норм.
• Підтримувати та оновлювати інструменти та шаблони закупівель, включаючи трекери закупівель, бази даних та записи про постачальників.
• Надавати підтримку замовникам і затверджувачам у використанні систем закупівель, зокрема ProSave, а також забезпечувати точність і актуальність налаштувань постачальників і каталогів.
• Моніторинг роботи постачальників, забезпечення дотримання угод про закупівлю та організаційних політик захисту.
• Координація закупівельної діяльності з польовими офісами з метою посилення закупівельного потенціалу та забезпечення своєчасного постачання товарів і послуг.
• Участь у закупівельних заходах при надзвичайних ситуаціях в рамках подвійного мандату організації.

 Звітування

• Забезпечити впровадження систем щомісячної звітності у всіх польових офісах відповідно до Процедур SCI щодо ланцюга постачання для закупівель та активів.
• Відповідати за своєчасне подання звітів з усіх аспектів закупівель та управління KPI.
• Управління усіма подарунками у натуральній формі (GiK) у координації із підрозділами управління грантами та програмною діяльністю.
• Надання підтримки аудиторського огляду як для внутрішнього, так і для зовнішнього аудиту.

Кваліфікації:

• Вища освіта в суміжній галузі.
• Дипломатія, такт і навички ведення переговорів.

Досвід та навички

 Необхідні

• 2 роки досвіду в управлінні логістикою/постачанням/закупівлями;
• Навички роботи в команді.
• Навички гнучкості в процесі роботи під тиском та у відповідь на мінливі потреби.
• Увага до деталей і відмінні математичні здібності.
• Хороший досвід у сфері закупівель.
• Хороша письмова українська мова.
• Здатність вести чіткі та стислі записи.
• Прихильність до політики SCI щодо захисту дітей, рівних можливостей та гендерної політики.
• Прихильність гуманітарним принципам та цілям і завданням SCI Україна

 Бажано

• Попередній досвід роботи, в ідеалі з неурядовими організаціями, буде перевагою.
• Додаткова перевага - навчання або кваліфікація у сфері логістики.
• Досвід керівництва персоналом та вміння працювати в команді (інтеграція)

Вітається 

• Знання англійської мови (вільне володіння розмовною та письмовою мовою) буде перевагою. 

Додаткові посадові обов’язки

Обов'язки та відповідальність, викладені вище, не є вичерпними, і особа, яка виконує цю роль, може бути зобов'язана виконувати додаткові обов'язки, такі як складування та підтримка інших офісів у здійсненні закупівель тощо, в межах розумного рівня її навичок та досвіду.

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування
• Міжнародні умови праці
• Робочий день з 9 до 17 години
• Розташування офісу в центрі Дніпра

Рівні можливості

Особа, яка виконує цю роль, зобов'язана виконувати свої обов'язки відповідно до політики та процедур SCI щодо рівних можливостей та різноманітності.

Захист дітей

 Ми повинні забезпечити безпеку дітей, тому наш процес відбору, який включає ретельну перевірку біографічних даних, відображає нашу прихильність до захисту дітей від жорстокого поводження.

Здоров’я та безпека

Посадова особа зобов'язана виконувати свої обов'язки відповідно до політики та процедур SCI щодо охорони здоров'я та безпеки.

Різноманітність, справедливість та інклюзивність: 

SCI прагне створити справді інклюзивну, ефективну та репрезентативну організаційну культуру, заохочуючи справедливість і різноманітність серед своїх співробітників і усуваючи незаконну дискримінацію.

Готові найняти працівника з інвалідністю.

Якщо  Вас зацікавила вакансія, чекаємо на Ваш відгук. Резюме англійською мовою буде перевагою при розгляді. Також, будемо вдячні, якщо Ви вкажете очікуваний рівень зарплатні та рівень володіння англійською мовою.

Зверніть увагу, що ми зв’яжемося лише з відібраними кандидатами для проходження співбесіди. Письмові тести та співбесіди будуть проводитись поступово, а вакансія буде закрита при підтвердженні кандидатури на посаду.

Save the Children International is the humanitarian organization with more than 100 years of history. Save the Children was founded in May 1919 in London. SCI has been working in Ukraine since 2014. The Organization started its work in the territory of the Donetsk region. Currently, SCI is expanding its activities to eight cities of Ukraine, and Dnipro is one of them. We work in the directions of education, child protection, overcoming child poverty, health care, and also, we have advocacy activities related to the protection of children's rights.

ROLE PURPOSE:

Responsible for managing the day-to-day procurement of goods and services to meet the organization’s operationalneeds. This role ensures that purchase requisitions are processed efficiently, purchase orders are issued accurately, and deliveries are completed on time, while maintaining compliance with organizational policies and safeguardingrequirements.The post holder will be responsible for the overall coordination and implementation of effective procurement practicesin Dnipro and Kharkiv offices. In addition to mentioned above responsibilities the post holder will be responsible forsupport of Warehouse duties but not more than 30% of working time.

KEY AREAS OF ACCOUNTABILITY:

Buying:

• Oversee operational procurement activities, including receiving, validating, and processing purchaserequisitions to meet business and program requirements.
• Ensure the timely and efficient processing of purchase orders, contracts, invoice processing and procurementdocuments in line with organizational policies.
• Manage the single and simple quotation processes, ensuring transparency and compliance with procurementprocedures.
• In case of need assist with the sourcing processes, including open tenders and formal quotations andestablishing of framework agreements, sourcing pipelines but not more than 20% of working time.
• Coordinate the timely issuance of purchase orders and follow up with suppliers to ensure delivery schedulesare met.
• Monitor and track purchase orders from issuance to completion, ensuring that all required documentation isin place and deliveries are on time.
• Liaise with internal departments and field offices to ensure that procurement activities align with projectrequirements and timelines. Guide office staff on raising Purchase Requests (PRs) and provide priceestimations of goods requested.
• Handle any operational challenges related to procurement, including delivery issues and payment delays, andescalate unresolved matters as necessary.
• Ensure that all international procurement processes, including import and duty-free permits, are completedon time and in line with governmental regulations.
• Maintain and update procurement tools and templates, including procurement trackers, databases, andvendor records.
• Support requisitioners and approvers in the use of procurement systems, including ProSave, and ensuresupplier and catalogue setup is accurate and up to date.
• Monitor vendor performance, ensuring compliance with procurement agreements and organizationalsafeguarding policies.
• Coordinate procurement activities with field offices to enhance procurement capabilities and ensure timelydelivery of goods and services.
• Participate in emergency procurement activities as part of the organization’s dual mandate.Reporting
• Ensure monthly reporting systems are implemented across the field offices in line with SCI Supply ChainProcedures for Procurement, and Assets.
• Be responsible for submitting timely reports on all aspects of procurement and KPI management.
• Management of all Gift In Kind (GiK) in coordination with Award Management & Programme
• Support audit review for both internal and external audits.

QUALIFICATION:

• University Degree in a related field.
• Diplomacy, tact and negotiating skills.

EXPERIENCE AND SKILLS

Essential

• 2 years’ experience in Logistics/Sourсing/Buying Management;
• Team-working skills.
• Flexibility under pressure and in response to changing needs.
• Attention to detail and excellent numeracy.
• Good experience in Procurement.
• Good written and spoken Ukrainian as required.
• Ability to keep clear and concise records.
• Commitment to SCI child safeguarding policies, equal opportunity and gender policies.
• Commitment to humanitarian principles and with the aims and objectives of SCI Ukraine.

Desirable

• Previous work experience, ideally with non-governmental organizations would be an advantage.
• Logistics training or qualification an added advantage.
• Experience of supervision of staff and good team work (integration).
• English skilled (fluent in speaking and writing) will be an advantage.

Additional job responsibilities

The duties and responsibilities as set out above are not exhaustive and the role holder may be required to carry outadditional duties as warehousing and support of other offices with procurement activities, etc within reasonablenessof their level of skills and experience.

We offer:

• Official employment
• International working conditions
• Working day from 9 a.m. to 5 p.m
• Location of the office in the center of Dnipro

Equal Opportunities

The post holder is required to carry out the duties in accordance with the SCI Equal Opportunities and Diversity policies and procedures.

Child Safeguarding:

We need to keep children safe so our selection process, which includes rigorous background checks,reflects our commitment to the protection of children from abuse.

Health and Safety

The post holder is required to carry out the duties in accordance with SCI Health and Safety policies andprocedures.