Procurement Officer / Консультант з питань закупівель

Save the Children International — гуманітарна організація з понад 100-річною історією. Save the Children була заснована у травні 1919 року в Лондоні.  SCI працює в Україні з 2014. Починала свою роботу на території Донецької області. В теперішній час SCI розширює свою діяльність на вісім міст України, і Миколаїв є одним із них.  Ми працюємо в напрямках освіти, захисту дітей, подолання дитячої бідності, охорони здоров’я, а також проводимо адвокаційну діяльність, пов’язану із захистом прав дітей.

МЕТА ПОЗИЦІЇ:

Обраний кандидат відповідатиме за діяльність із закупівель в Південному регіональному офісі. Під керівництвом менеджера ланцюга поставок, кандидат буде відповідати за всі закупівлі.

Роль буде підпорядковуватися менеджеру поставок в Південному регіональному офісі та матиме технічну підтримку від нього.

КЛЮЧОВІ СФЕРИ ВІДПОВІДАЛЬНОСТІ:

• Забезпечення своєчасних та прозорих закупівель для програм та офісу.
• Дотримання політик та процедур закупівель Save the Children у всіх випадках.
• Досягнення оптимального співвідношення ціни та якості у всіх закупівлях.
• Ведення ряду закупівельних заходів – від простих запитів на пропозиції до національних тендерів.
• Співпраця з замовниками для підготовки детальної тендерної документації / запитів на пропозицію.
• Отримання пропозицій / котирувань та проведення аналізу конкурентних пропозицій, де це застосовно.
• Сприяння процесам та засіданням комітету із закупівель.
• Обробка замовлень відповідно до затвердженого аналізу / резюме конкурентних пропозицій та передачі постачальнику для доставки.
• Укладання та переговори щодо контрактів та рамкових угод з постачальниками.
• Своєчасна передача замовлень та затверджених зразків співробітнику складу для готовності до доставки товарів.
• Підготовка платіжних запитів та повного пакета відповідної документації для фінансового відділу.
• Створення місячного плану платежів.
• Підготовка щотижневого / щомісячного звіту про закупівлі для менеджера ланцюга поставок, що містить усі поточні закупівлі та іншу релевантну інформацію.
• Дотримання та просування всіх глобальних політик Save the Children, таких як захист дітей, викриття правопорушень, запобігання шахрайству та охорона здоров'я та безпека.
• Щоденна підтримка менеджера ланцюга поставок щодо всіх поточних закупівельних заходів.

ДОСВІД І НАВИЧКИ

Необхідні:

1. Понад 2 роки досвіду у сфері закупівель для авторитетної компанії / організації.
2. Досвід завершення численних процесів закупівель (включаючи запити на пропозицію та тендери).
3. Відмінні аналітичні навички та здатність використовувати основні інструменти аналізу, такі як Excel.
4. Здатність швидко налагоджувати ефективні робочі стосунки з широким колом людей, як всередині організації, так і зовні.
5. Сильні комунікативні навички – письмові та усні українською та англійською мовами.

Бажані:

Досвід у наступних сферах є бажаним:

1. Досвід у сфері ланцюга поставок / логістики у гуманітарних контекстах.
2. Досвід у технічних сферах операцій ланцюга поставок, включаючи закупівлі, транспорт, розподіл, складування та управління запасами, управління автопарком та управління активами.

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування
• Міжнародні умови праці
• Робочий день з 9.00 до 17.00
• Розташування офісу в центрі Миколаєва

Захист дітей:

Ми маємо забезпечити безпеку дітей, щоб наш процес відбору, який включає сувору перевірку репутації, відображав наше зобов’язання захистити дітей від насильства.

Здоров'я та безпека:

Виконувач обов’язків повинен виконувати свої обов’язки відповідно до політик і процедур SCI щодо охорони здоров’я та безпеки.

Різноманітність, справедливість та залучення:

SCI прагне створити дійсно інклюзивну, ефективну та репрезентативну організаційну культуру, заохочуючи справедливість і різноманітність серед своїх співробітників і усуваючи незаконну дискримінацію.

Готові прийняти на роботу працівника з інвалідністю.

ROLE PURPOSE:  

The role will be responsible for the Procurement activities in the South Area Office. Under the supervisions of the Supply Chain Manger, the role has accountability for all Procurements. The role will report to and will have technical support available from Supply Chain Manger, at the South Area Office. 

KEY AREAS OF ACCOUNTABILITY :  

• Ensuring that programme and office purchases are made in a timely and transparent manner 
• Ensuring Save the Children procurement policies and procedures are followed at all ties 
• Seeking to achieve value for money on all procurements;
• Leading on a range of procurement activities – from simple quotations to national tenders. 
• Working with requesters to prepare detailed tender / RFQ documentation 
• Receiving bids/quotations and completing competitive bid analysis where applicable
• Facilitating Procurement Committee processes and meetings
• Processing PO’s in line with approved competitive bid analysis/summary and sharing with the supplier for delivery
• Implementating and negotiating contracts and framework Agreements with suppliers.
• Timely sharing of PO’s and approved samples with warehouse officer is redness of delivery of goods. 
• Preparing the Payment Request and full pack of the relevant documentation for the Finance 
• Creating monthly plan of payments
• Preparing a weekly/monthly procurement Report to the supply chain manager, detailing all ongoing procurements and other relevant information.
• Complying with and promoting all Save the Children Global policies such as Child Safeguarding, Whistle blowing, Fraud, and Health and Safety.
• Daily support of the Supply Chain Manager for the all ongoing procurement activities 

EXPERIENCE AND SKILLS Essential: 

• Over 2 years experience in a procurement role for a reputable company / organisation. 
• Experience in completing multiple procurement processes (including RFQs and tenders). 
• Excellent analytical skills and ability to use basic analysis tools like Excel
• Ability to build effective working relationships quickly with a wide range of people, both internally and externally 
• Strong communication skills - written and spoken Ukrainian and English 

Desirable Experience in the following areas is desirable : 

• Supply chain / logistics experience in humanitarian contexts 
• Experience in technical areas of supply chain operations including procurement, transport, distribution, warehousing and stock management, fleet management and asset management.
  
  
  

We offer:

• Official employment
• International working conditions
• Working day from 9 a.m. to 5 p.m
• Location of the office in the center of Mykolaiv
  

Child Safeguarding: 

We need to keep children safe so our selection process, which includes rigorous background checks, reflects our commitment to the protection of children from abuse. 

Health and Safety:

The role holder is required to carry out the duties in accordance with SCI Health and Safety policies and procedures.

Diversity, Equity and Inclusion: 

SCI is committed to create a truly inclusive, effective and representative organizational culture, encouraging equity and diversity among its employees and eliminating unlawful discrimination. 

Ready to hire an employee with disability.