Асистент з питань управління інформацією / IM Assistant

HEKS / EPER Ukraine є міжнародною гуманітарною організацією, яка працює в Україні з метою підтримки та захисту прав людини, розвитку громадянського суспільства та підтримки вразливих груп населення. У зв'язку з розширенням діяльності, ми шукаємо асистента з питань управління інформацією) / IM Assistant для нашого офісу у місті Дніпро.

Обов'язки:

- Забезпечення підтримки в управлінні та обробці інформації 

- Ведення баз даних та документації 

- Підтримка у проведенні заходів та зборі інформації 

- Робота з офісною технікою та програмним забезпеченням 

Вимоги:

- Вища освіта у сфері інформаційних технологій, менеджменту чи аналогічна 

- Досвід роботи на аналогічній посаді вітається 

- Відмінні навички роботи з офісними програмами та базами даних 

- Відповідальність, організованість та уважність до деталей 

Ми пропонуємо:

- Соціальний пакет та конкурентна заробітна плата

- Медичне страхування

- Можливість професійного зростання та розвитку 

- Цікаві проекти та співпраця з міжнародними партнерами 

Якщо ви готові до нових викликів та хочете долучитися до нашої команди, надсилайте своє резюме у Відгуки. Ми чекаємо саме на вас!

Under direct management of the M&E Manager, the Information Management Assistant provides general data management and reporting support to Program departments.

The aim of the position is to ensure high standards of accountability and visibility on project progress and enable proper centralization of data related to the project activities. The position will support all members of the project teams through provision of relevant data and lists, whilst at the same time collecting and storing data and records and providing regular reports to the M&E Manager as required.

Tasks and responsibilities
 

• Ensure all project activities are recorded in the relevant databases,
• Make sure the databases designed by the IM Officer and M&E Manager are not modified and are properly filled in.
• Ensure all data on the databases are an accurate reflection of the activities in the field and of other records which exist (receipts, distribution lists).
• To enforce specific IT support related to IM issues. 
• Development of interactive products based on HEKS/EPER Ukraine data and data provided by partners. This support will include development of interactive product concept, design and functionality.
• Support Program teams by providing beneficiary lists based on agreed vulnerability criteria, targeted needs and donor requirements.
• Ensure data confidentiality and protection according to any restrictions identified by MEAL Coordinator. 
• Support Program teams in archiving documents (Distribution Records, Receipts, Forms) according to the MEAL Coordinator’s directives. 
• Provide weekly updates on project activities to MEAL Officer and IM Officer. 
• Provide specific data on request through dashboards and other visual materials.
• Support Field Officers in timely computerization of all the data collected and cleaning the data.
• Support data processing, data analysis, and data visualization activities in cooperation as requested by M&E Manager.
• Extract new data from field staff’s tablets or phones on daily basis and ensure proper back-up of data.
• Check the quality of all data received from field officers and ensure all relevant information is included and if not, provide feedback to Team Leaders.
• Compile and consolidate information in databases.
• Manage and update relevant tracking tools on a daily / weekly basis (number of kits distributed, number of cash transfers paid, etc.).
• Ensure proper and regular back-up of project data using agreed tools (in coordination with MEAL Coordinator) and proper archiving based on guidance from Coordinator.

Competencies and requirements

• Knowledge of regulatory and methodical materials regarding the organization of automated management systems
• Knowledge of managing data protection, including data encryption, user and group management, views, and security modes.
• Knowledge of Power BI, Tableau or similar visualization tool.
• Knowledge of mobile data collection platforms (e.g., KoboToolbox or other ODK-based including XLS form coding and troubleshooting).
• Knowledge of GIS packages (e.g. QGIS) Solid use of the MS office software (including Word, Excel, Outlook).
• Knowledge of labor discipline, labor protection and safety rules, fire-prevention requirements, industrial sanitation and labor hygienerules.
• Soft skills: attention to detail, systematicity, project management skills, communication skills, focus on results, flexibility
• English В1/В2

Qualifications

• Baccalaureate / Secondary diploma (including but not limited to: IT Management, Data management, Information management).
• 2-year relevant professional experience in data and information system management is compulsory
• 6-month experience in NGOs/On-site training in IT or monitoring work is desirable.

HEKS/EPER offers : official employment, Employment agreement , competitive and decent salary, social package in accordance with the Labor Code, equipped workplace, medical insurance etc.