Information Management and Data Officer/ Аналітик консолідованої інформації

Overall Purpose

Working as a critical member of a diverse team, the Information Management and Data Officer will support across all the sectors related to cash-based programming including with the MPCA/NFI, Shelter and MHPSS teams. They will primarily assist the MPCA Project Managers with information management functions, including: data management and consolidation, interaction with the financial service provider, prepare reports for the donors. The position also supports the Monitoring, Evaluation, Accountability & Learning (MEAL) team with post-distribution monitoring, creation of online data collection tools and data management for all sectors. 

About Medair

Medair is an international Christian humanitarian organization that provides emergency response to most vulnerable people occurring amidst conflict, disease, and disaster to ensure their life in dignity and hope. It launched its activities in Ukraine in early March 2022 as a result of Russian military actions escalation in Ukraine. Medair has implemented numerous interventions in various sectors, such as Shelter, Health, Cash and NFI, Case Management, WASH, Mental Health. Medair teams are located in the East, North and West of Ukraine to ensure multi-sectoral approach to assistance. We are looking for a qualified professional to join us in supporting vulnerable communities.

Technical Support

• Manage data collected by Medair and maintain the MPCA databases, including processing, registration, verification, validation, analysis, distribution, and post-distribution data.
• Participate in developing, implementing, and reviewing information management needs and solutions for all CVA programming.
• Design, update & maintain project and MPCA in-country dashboards to support the management with an overview of project progress.
• Coordinate and contribute to the data collection plan with MEAL. 
• Identifying IT security gaps and technical needs that support effective and efficient program implementation. 
• Creation and support of IM tools, including using open-source software (ona.io) and updates to case management software system. 
• Gathering and documenting requirements for developing any information system required to support the program's needs. 
• Develop training materials and train users on system modules and functionalities developed.
• Work with team members to determine the appropriate frameworks, tools, and technologies to implement any database or information system, considering context, existing capacity, and other guiding principles.
• Provide technical support and required training to project staff in technical usage of Medair Information Management systems as necessary. 
• Any other duties assigned related to this job description.

Communication

• Work closely with the Global Support Office Cash Advisor and MPCA Project Managers on planning work and data requirements.
• Work closely with MEAL unit and other sector leads on planning IM work and data requirements.  
• Communicate with the MPCA program lead about any problems or technical software updates during project implementation.

 Reporting 

• Assist in generating the final and interim reporting of different projects. 
• Support in analysis of collected data
• Support MEAL in data analysis and reporting
• Validate data collected and generate data exports as needed to support project progress reports and real-time MPCA dashboard. 
• Report to projects on data generated during implementation internally and externally to Medair as required.

 Teamwork

Work where required to help the various activities conducted by Medair Ukraine.

PERSON SPECIFICATION

Qualification / experience

Vocational qualification

Bachelors in computer sciences, science, finance, business administration, economics or related subjects. Desirable Understanding of Data collection principles. 

Interest in supporting Emergency Assistance.

Work experience

Two years of experience of working in an office and with large amounts of data and data collection tools (IM tools). Desirable NGO experience preferable.

Working knowledge of the UN Cluster System.

Languages

Ukrainian, Excellent knowledge of spoken and written English. 

IT

Excellent ability in Microsoft Excel. Knowledge of databases and how to create, manage and maintain data. Technical aptitude to pick up digital data collection methods. Developing, implementing, and supporting new IM tools. Excellent knowledge of  xls forms.

Desirable Good working knowledge of other Windows and Office packages.

Computer network hardware and software. Knowledge of SQL and programming languages. Knowledge of statistics platforms (Qlik) and software (SPSS, STATA).

COMPETENCIES

Motivation

Passionate about serving war-affected persons, self-motivated, and enthusiastic. Desirable Strong desire to learn.

Team-building

Team player with good interpersonal skills. Willing to support others and share workloads. Strong in working with cross-functional teams.

Desirable Experience working in a multicultural team.

Adaptability

Capacity to work under pressure and manage personal stress levels. Creative, open-minded, flexible, self-learner. Ability to adapt communication strategies for different situations.

Technical expertise

Effective communication, particularly verbal. IT knowledge and experience. Commitment to best practice and ability to problem solving.

Desirable Ability to translate between written Ukrainian and English

Management and leadership

Able to take initiative in data solutions and analytics.

Areas of expertise

Data Collection. Database Management

 MEDAIR UKRAINE BRANCH strives to create diverse and inclusive workplaces and is an equal employment opportunity employer. For more detailed information, please contact us.

 _______________________________________________________________________________________

Загальна мета

Працюючи як важливий член різноманітної команди, спеціаліст з управління інформацією та даними підтримуватиме всі сектори, пов’язані з програмуванням на основі готівки, включно з командами MPCA/NFI, Shelter та MHPSS. Вони в першу чергу допомагатимуть керівникам проектів MPCA з функціями управління інформацією, включаючи: управління та консолідацію даних, взаємодію з постачальником фінансових послуг, підготовку звітів для донорів. Посада також підтримує команду моніторингу, оцінки, підзвітності та навчання (MEAL) у моніторингу після розповсюдження, створенні онлайн-інструментів збору даних та керування даними для всіх секторів.

Про Медейр

Medair (Медейр) — це міжнародна християнська гуманітарна організація, яка надає екстрену допомогу найбільш уразливим людям, які опинилися в умовах конфлікту, хвороб і катастроф, щоб забезпечити їхнє життя в гідності та надії. Вона розпочала свою діяльність в Україні на початку березня 2022 року внаслідок ескалації військових дій Росії в Україні. Medair реалізувала численні заходи в різних секторах, таких як: житло, охорона здоров’я, готівка та нефінансова інформація, соціальний супровід, WASH, психічне здоров’я. Команди Medair розташовані на сході, півночі та заході України, щоб забезпечити багатосекторальний підхід до допомоги. Ми шукаємо кваліфікованого фахівця, щоб приєднатися до нас у підтримці незахищених громад. 

Посадові обов'язки з технічної підтримки

• Керувати даними, зібраними Medair, і підтримувати бази даних MPCA, включаючи обробку, реєстрацію, перевірку, підтвердження, аналіз, розповсюдження та дані після розповсюдження.

• Брати участь у розробці, впровадженні та перегляді потреб і рішень щодо управління інформацією для всіх програм CVA.

• Розробляти, оновлювати та підтримувати інформаційні панелі проекту та MPCA в країні для підтримки керівництва з огляду прогресу проекту.

• Координувати та сприяти плану збору даних з MEAL.

• Виявлення прогалин у безпеці ІТ та технічних потреб, які підтримують ефективне та дієве впровадження програми.

• Створення та підтримка інструментів IM, у тому числі з використанням програмного забезпечення з відкритим кодом (ona.io) та оновлень системи програмного забезпечення для управління справами.

• Збір і документування вимог для розробки будь-якої інформаційної системи, необхідної для підтримки потреб програми.

• Розробити навчальні матеріали та навчити користувачів розробленим системним модулям і функціям.

• Робота з членами команди, щоб визначити відповідні рамки, інструменти та технології для впровадження будь-якої бази даних або інформаційної системи, враховуючи контекст, наявний потенціал та інші принципи управління.

• За необхідності надати технічну підтримку та необхідне навчання персоналу проекту щодо технічного використання систем управління інформацією Medair.

Будь-які інші обов’язки, пов’язані з цією посадовою інструкцією.

Комунікація

• Тісна співпраця з грошовим консультантом відділу глобальної підтримки та керівниками проектів MPCA щодо планування роботи та вимог до даних.

• Координація з підрозділом MEAL та іншими галузевими лідерами щодо планування роботи IM та вимог до даних.

• Спілкування з керівником програми MPCA щодо будь-яких проблем або оновлень технічного програмного забезпечення під час реалізації проекту.

 Звітність

• Допомога у формуванні підсумкової та проміжної звітності різних проектів.

• Підтримка аналізу зібраних даних

• Підтримка MEAL в аналізі даних і звітності

• Перевірка зібраних даних та створення експортних даних, якщо це необхідно для підтримки звітів про хід виконання проекту та інформаційної панелі MPCA в реальному часі.

• Звітувати перед проектами про дані, отримані під час впровадження внутрішньо та зовнішньо для Medair, якщо це необхідно.

 Командна робота

Працюйте там, де потрібно, щоб допомогти різноманітним заходам, які проводить Medair Ukraine.

Вимоги до кандидата

Кваліфікація / досвід

Професійна кваліфікація - бакалавр комп’ютерних наук, наук, фінансів, бізнес-адміністрування, економіки або суміжних предметів. Бажане розуміння принципів збору даних.

Зацікавленість у підтримці екстреної допомоги.

Досвід роботи

Два роки досвіду роботи в офісі та з великими обсягами даних та інструментами збору даних (IM tools). Бажано досвід роботи в громадській організації. Практичні знання Кластерної системи ООН.

Мови

Добре знання української мови. Високий рівень розмовної та письмової англійської мови.

IT

Чудове володіння Microsoft Excel. Знання баз даних і способів створення, управління та підтримки даних. Технічна здатність підібрати методи збору цифрових даних. Розробка, впровадження та підтримка нових інструментів обміну миттєвими повідомленнями. Відмінне знання xls форм.

Бажано добре знання інших пакетів Windows та Office.

Апаратне та програмне забезпечення комп’ютерної мережі. Знання SQL та мов програмування. Знання статистичних платформ (Qlik) та програмного забезпечення (SPSS, STATA).

КОМПЕТЕНЦІЇ

Мотивація - Захоплений служінням постраждалим від війни, самовмотивований та ентузіазм. Бажано Велике бажання вчитися.

Командоутворення - Командний гравець з хорошими навичками спілкування. Бажання підтримати інших і розділити навантаження. Сильний у роботі з міжфункціональними командами. Бажаний досвід роботи в мультикультурному колективі.

Адаптивність - Здатність працювати під тиском і керувати рівнем особистого стресу. Креативний, відкритий, гнучкий, здатний самонавчатися.

Технічна експертиза

Ефективне спілкування, особливо вербальне.

ІТ знання та досвід.

Відданість найкращим практикам і здатність вирішувати проблеми. Бажано вміння письмово перекладати українською та англійською мовами.

Менеджмент і лідерство - Здатний проявляти ініціативу в рішеннях для даних і аналітиці.

Галузі знань - Збір даних, Управління базами даних

ФІЛІЯ МЕДЕЙР В УКРАЇНІ прагне створити різноманітні та інклюзивні робочі місця та є роботодавцем, який передбачає рівні можливості працевлаштування. За більш детальною інформацією просимо зв'язатись із нами.