WASH Manager / Керівник відділу водопостачання, санітарії та гігієни

Project Overview

As an integrated emergency response, Medair aims to address urgent needs in post-conflict areas along the border, providing multi-purpose assistance for HEALTH, SHELTER, MPCA, NFI, MHPSS, and WASH services. 

80% of the WASH project intends to rehabilitate the damaged Water, Sanitation, and Centralized Heating Systems and infrastructures in rural and urban areas, including health facilities. That includes pipeline rehabilitation, construction of water towers, drilling of deep boreholes, provision of equipment, etc.

20% of the WASH project intends to respond to emergency needs in volatile areas close to the frontline by providing short-term responses (e.g., water distribution and construction of new water points through drilling).

MAIN ACTIVITIES

Technical WASH Activities

• Provide leadership of the assigned projects, ensuring both short and long-term positive impacts and outcomes for the beneficiaries, local authorities, and staff.
• Identify WASH needs and gaps and contribute to the design of WASH responses in affected populations by conducting comprehensive assessments (in the field), strong communications, and follow-up with different key informants. Provide leadership in opening new areas for WASH intervention.
• Contribute to writing WASH Needs Assessment reports.
• Contribute to coordinate WASH activities with local authorities and INGOs.
• Provide drawings, Cost Estimates (BOQs), and a tender document with all required technical specifications to ensure the good and timely selection of a subcontractor.
• Provide strong leadership in managing sub-contractors, monitoring, and ensuring quality and timely work for all WASH infrastructure rehabilitation or construction (drilling of boreholes, installation of water tanks, pipeline renovation, etc.…), according to drawings and BOQs.
• Provide technical training to Vodakanals or local authorities representatives to maintain the equipment provided.
• Ensure continual improvement based on priorities identified through monitoring & evaluation activities with the support of relevant advisors and the involvement of the project teams.
• Ensure accurate and timely reporting as required by internal policies, government regulations, and donor requirements.

Staff Management

• Direct line manages from one to four WASH Officers
• Set objectives, follow-up on performance and provide constructive feedback to team members with close cooperation with HR department and PM.
• Monitors workload, progress and team dynamics while maintaining positive atmosphere and confidentiality.
• Provide coaching and supervision to staff to develop ownership and full responsibility for project activities with a focus on effective monitoring, reporting, project cycle and budget management.

Financial Management

• Ensure financial accountability and paperwork is completed accurately and promptly.
• Support the PM with cash flow forecasting on time.

Communication & Coordination

• Build a strong network of key informants to identify urgent needs and communicate with local authorities on Medair’s progress and intentions.
• Meet regularly with PM to collaborate in assessing progress, strategy, and quality improvements between and across sectors. 
• In coordination with PM, maintain appropriate, regular, transparent, and supportive communication structures with relevant stakeholders (e.g., beneficiaries, community leaders, local and national government officials, UN agencies, and other INGOs) to ensure good cooperation and partnerships.
• Communicate with the logs team about the need for Medair assets, such as vehicles.

 Logistics

• Prepare Purchase Requests with the relevant technical requirements to ensure smooth and timely logistic procedures (within budget constraints).
• Engage with the logs department staff and processes for the supply chain, primarily through the relevant documents (purchase requests, stock requests, stock reports, and waybills).
• Ensure the replacement of all WASH equipment, within budget constraints, for assigned projects.

 Quality Management

• Ensure project activities are implemented in accordance with donor proposals and requirements and with Medair, donor, country, and international standards, i.e. Sphere and Core Humanitarian Standards.
• Ensure a system for data management is being used to track progress indicators, continuously analyze and develop strategies for quality improvement, and ensure that expected changes are realized.

PERSON REQUIREMENTS

Education 

• Bachelor in engineering
• Focus on water-related engineering, WASH and/or civil engineering

 Relevant experience 

• More than four years experience in WASH project management.
• Experience with hydraulic design, contractor oversight, WASH construction
• Experience with an INGO 
• Foreman experience
• Experience in managing a team

 Languages 

• Fluent in spoken & written Ukrainian
• English oral and written basics
  desirable - proficient 

 Computer 

• GIS and CAD software
• Ease with MS Excel and MS Word
• Experience working with cloud-based file management.
• Able to use Outlook
• Proficiency in MS Excel
• Experience in using tablets for surveys and digital data management systems

 Organizational capacity 

• Able to plan activities based on tight project objectives.
• Ability to coordinate  team members and beneficiaries, identifying bottlenecks and providing solutions
• Ability to set the right priorities and plan and organize schedules to meet deadlines.

 Teambuilding and management 

• Team-player with good inter-personal skills
• Willingness to support others and share workload
• Aptitude for community mobilization and training

 Adaptability 

• Ability to work under pressure and adapt to changes in location. 
• Flexible to perform other tasks to facilitate the program.
• Willingness to be stretched professionally, personally, and spiritually.
• Willing to travel, work, and live in a rural basic setting.

 Problem solving & initiative 

• Oriented toward solutions and problem solving.
• Able to take initiative to make thoughtful and prompt decisions.

 Character & Motivation  

• Respect community members and colleagues and adhere to Code of Conduct.
• High sense of responsibility and eagerness to lead.
• Dedicated with strong attention to detail.
• Accountable, high work ethic.

 Communication skills 

• Able to explain situations and challenges clearly to higher and lower hierarchies.
• Able to communicate with staff and beneficiaries with respect and dignity.
• Clear communicator with colleagues and communities.

Working location:

 The position will be mainly based in Kharkiv Oblast, with regular travel to the field in Kharkiv and Donetsk Oblast, including periods of overnight stays if needed.  The position might include deployment / short-term relocation to Sumy Oblast or the Southeast as part of a short-term emergency response (accommodation in a hotel or team house will be provided). The post holder is expected to be available to travel within the project area by car or train as requested.

 MEDAIR UKRAINE BRANCH strives to create diverse and inclusive workplaces and is an equal employment opportunity employer. For more detailed information, please contact us.

_______________________________________________________________________________________

Огляд проекту

В рамках комплексного реагування на надзвичайні ситуації, Medair має на меті задовольнити нагальні потреби в постконфліктних районах уздовж кордону, надаючи багатоцільову допомогу для послуг HEALTH, SHELTER, MPCA, NFI, MHPSS і WASH.

80% проекту WASH спрямовано на відновлення пошкоджених систем водопостачання, каналізації та централізованого опалення та інфраструктури в сільській і міській місцевостях, включаючи заклади охорони здоров’я. Це й реконструкція трубопроводів, будівництво водонапірних башт, буріння глибоких свердловин, забезпечення обладнанням тощо.

20% проекту WASH призначено для реагування на надзвичайні потреби в нестабільних районах поблизу лінії фронту шляхом надання короткострокових заходів (наприклад, розподіл води та будівництво нових пунктів водопостачання шляхом буріння).

ОСНОВНІ НАПРАВЛЕННЯ ДІЯЛЬНОСТІ

Технічні заходи

Забезпечувати керівництво дорученими проектами, забезпечуючи як короткострокові, так і довгострокові позитивні наслідки та результати для бенефіціарів, місцевих органів влади та персоналу.

Визначення потреб та прогалини у WASH і сприяння розробці відповідей на WASH у постраждалих групах шляхом проведення комплексних оцінок (на місцях), міцного зв’язку та подальших дій із різними ключовими інформаторами.

Забезпечення лідерства у відкритті нових областей для втручання WASH. Сприяти написанню звітів про оцінку потреб WASH.

Сприяти координації діяльності з WASH з місцевою владою та міжнародними неурядовими організаціями.

Надання креслення, кошторису витрат (BOQ) і тендерної документації з усіма необхідними технічними специфікаціями, щоб забезпечити правильний і своєчасний вибір субпідрядника.

Забезпечення сильного лідерства в управлінні субпідрядниками, моніторингом та забезпеченні якісної та своєчасної роботи для всіх реконструкцій або будівництва інфраструктури WASH (буріння свердловин, встановлення резервуарів для води, реконструкція трубопроводів тощо) відповідно до креслень та BOQ.

Проведення технічного навчання для пресоналу Водаканалу або представників місцевої влади для обслуговування наданого обладнання.

Забезпечення постійного вдосконалення на основі пріоритетів, визначених у ході діяльності з моніторингу та оцінки, за підтримки відповідних консультантів і залучення команд проекту.

Забезпечення точного та своєчасного звітування відповідно до внутрішньої політики, державних постанов і вимог донорів.

Управління персоналом

Пряме управління командою від одного до чотирьох співробітників WASH.

Постановка цілей, відслідковування результатів та надання членам команди конструктивного зворотного зв’язку у тісній співпраці з відділом кадрів та менеджером з управління персоналом.

Відстежування робочого навантаження, прогресу і динаміки команди, зберігаючи позитивну атмосферу та конфіденційність.

Забезпечення інструктажу та нагляду за персоналом для розвитку відповідальності та повної відповідальності за діяльність проекту з акцентом на ефективний моніторинг, звітність, проектний цикл та управління бюджетом.

Фінансовий менеджмент

Контроль, що фінансова звітність і документи заповнені точно та швидко.

Своєчасна підтримака керівника проекту, прогнозуючи грошові потоки.

Комунікація та координація

Створення потужної мережі ключових інформаторів для визначення нагальних потреб і спілкування з місцевою владою щодо прогресу та намірів Medair.

Регулярні зустрічі з проектним менеджером, щоб співпрацювати в оцінці прогресу, стратегії та покращення якості між секторами.
У координації з пограмним менеджером підтримувати відповідні, регулярні, прозорі та підтримувальні структури зв’язку з відповідними зацікавленими сторонами (наприклад, бенефіціарами, лідерами громад, посадовими особами місцевих і національних урядів, агентствами ООН та іншими міжнародними неурядовими організаціями) для забезпечення доброї співпраці та партнерства.

Спілкуйтеся з командою логістів про потребу в активах Medair, таких як транспортні засоби.

Логістика

Підготовка запитів на закупівлю з відповідними технічними вимогами, щоб забезпечити безперешкодні та своєчасні логістичні процедури (у межах бюджетних обмежень).

Взаємодія з персоналом відділу логістики і процесами для ланцюга постачання, головним чином через відповідні документи (запити на купівлю, запити на інвентар, звіти про інвентар та дорожні накладні).

Забезпечення заміну всього обладнання WASH, у межах бюджетних обмежень, для призначених проектів.

Управління якістю

Переконайтеся, що проектна діяльність виконується відповідно до пропозицій і вимог донорів, а також до стандартів Medair, донорів, країни та міжнародних стандартів, тобто Sphere та Основних гуманітарних стандартів.

Контроль, що система управління даними використовується для відстеження показників прогресу, постійно аналізує та розробляє стратегії для покращення якості та гарантує реалізацію очікуваних змін.

ВИМОГИ ДО КАНДИДАТА

Освіта

Бакалавр інженерії. Спеціалізація - пов’язана з системами водопостачання і водовідведення, WASH та/або цивільному будівництві.

Досвід

Понад чотири роки досвіду управління проектами WASH. Досвід роботи з гідравлічним проектуванням, наглядом підрядника, будівництвом WASH. Досвід роботи з INGO. Досвід бригадира. Досвід управління командою.

Мови

Вільне володіння розмовною та письмовою українською мовою. Основи усної та письмової англійської мови

IT навички
ГІС та САПР. Впевнене користування MS Excel і MS Word. Досвід роботи з хмарним файловим менеджером, Outlook. Досвід використання планшетів для опитувань та систем управління цифровими даними

Організаційні навички

Здатний планувати діяльність на основі жорстких цілей проекту. Здатність координувати роботу членів команди та бенефіціарів, визначаючи вузькі місця та пропонуючи рішення. Здатність розставляти правильні пріоритети, планувати та організовувати графіки для дотримання термінів.

Командоутворення та управління

Командний гравець з хорошими навичками спілкування. Готовність підтримувати інших і розділяти навантаження. Здатність до мобілізації громади та навчання.

 Адаптивність

Здатність працювати під тиском і адаптуватися до змін місця розташування. Гнучкий для виконання інших завдань для полегшення програми.Бажання розвиватися професійно, особисто та духовно.Бажання подорожувати, працювати та жити в базовій сільській місцевості. Вирішення проблем і ініціатива Орієнтований на рішення та вирішення проблем.Здатний проявляти ініціативу, приймати виважені та оперативні рішення.

Характер і мотивація

Повага до членів спільноти та колег і дотримання Кодексу поведінки.Високе почуття відповідальності та бажання керувати. Відданий з особливою увагою до деталей. Відповідальний, висока трудова етика.

Комунікативні навички

Здатний чітко пояснити ситуації та виклики вищому та нижчому рівням ієрархії. Здатність спілкуватися з персоналом та бенефіціарами з повагою та гідністю.Чіткий комунікатор з колегами та спільнотами.

Місце роботи: 

Посада в основному базуватиметься в Харківській області, з регулярними поїздками до Харківської та Донецької областей, включаючи періоди ночівлі, якщо це необхідно. Посада може включати розгортання/короткострокове переміщення до Сумської області чи південного сходу в рамках короткотермінового реагування на надзвичайні ситуації (буде надано розміщення в готелі чи будинку бригади). Очікується, що особа, яка займає посаду, зможе пересуватися в межах території проекту на автомобілі чи потязі за запитом.

ФІЛІЯ МЕДЕЙР В УКРАЇНІ прагне створити різноманітні та інклюзивні робочі місця та є роботодавцем, який передбачає рівні можливості працевлаштування. За більш детальною інформацією просимо зв'язатись із нами.