Асистент з адміністративних питань

ПЕРЕДМОВА:

Міжнародний комітет порятунку (IRC) реагує на найгірші гуманітарні кризи світу та допомагає людям вижити, одужати та отримати контроль над своїм майбутнім. IRC працює над покращенням безпеки, здоров’я, освіти, економічного добробуту та потужності людей у постраждалих від кризи регіонах. Програма економічного відновлення та розвитку IRC гарантує, що клієнти задовольняють свої короткострокові та довгострокові економічні потреби за допомогою стійких та етичних програм, таких як, але не обмежуючись ними, грошові перекази та ваучерні перекази, сприяння продовольчій безпеці, кліматично розумне агро-скотарське виробництво та підприємство розвитку та сприяння зайнятості.

IRC безпосередньо надає екстрену допомогу та визначив партнерські агенції в Україні для сприяння негайної допомоги, яка може бути використана там, де вона найбільше потрібна.

Ця посада базуватиметься в Дніпрі, за потреби здійснюватиметься поїздка в інші місця. Оскільки це мінливий контекст, який швидко змінюється, розташування цього призначення може змінюватися залежно від потреб програми.

ОПИС ВАКАНСІЇ:

IRC шукає динамічного члена команди для допоміжної ролі в офісі. Асистент з адміністративних питань відповідає за управління та поширення інформації серед своїх колег, відповідає на телефонні дзвінки та виконує іншу адміністративну роботу та завдання під наглядом Фахівця з адміністративних питань. Надає підтримку менеджерам, іншим співробітникам і відвідувачам офісу, виконуює різноманітні завдання, щоб забезпечити позитивну та продуктивну взаємодію між організацією та інше.

ОСНОВНІ ОБОВ’ЯЗКИ: 

Під наглядом Фахівця з адміністративних питань Асистент з адміністративних питань відповідатиме за наступні обов’язки: 

• Сприяти управлінню зв’язками з постачальниками, включаючи відповіді на запити, перевірку рахунків-фактур, оформлення запитів на купівлю, запитів на оплату тощо.
• Сприяти управлінню внутрішніми зустрічами через бронювання місць (внутрішніх і зовнішніх), вести реєстр заявок на бронювання конференц-залу тощо.
• Приймати, реєструвати, консультувати, направляти та контролювати внутрішніх і зовнішніх відвідувачів.
• Забезпечувати наявність усього необхідного обладнання та матеріалів під час зустрічей, конференцій.
• За потреби підтримувати та керувати розподілом місця для постійного та внутрішнього персоналу, що приїздить.
• Організовувати місцеві поїздки і переїзди до/з Дніпра, включаючи бронювання готелю.
• Організовувати роботу з департаментом фінансів для підготовки отримання готівкових авансів, розподілу та ліквідації щомісячної винагороди за телефонний зв'язок для офісного персоналу.
• Сприяти виконанню обов’язків із забезпечення того, щоб усі іноземні співробітники мали дійсні проїзні документи та дозволи на перебування/прописку.
• Організовувати місце для відвідуючого персоналу та проводити ознайомчу екскурсію по офісу для всіх нових відвідувачів і постійного персоналу.
• Планувати та повідомляти про розсадження нових постійних співробітників. 
• Підтримувати Координатора в перекладі офіційних листів англійською мовою, якщо це може знадобитися за запитом.
• Виконувати обов'язки співробітника рецепції, зустрічати відвідувачів з позитивним, чуйним настроєм, допомагаючи їм зорієнтуватися в офісі.

Професійні стандарти:

• Виконувати інші обов'язки, призначені супервайзером, щоб робити можливими та розвивати програми IRC.
• Дотримуватися стандартів професійної поведінки IRC Way і політики IRC щодо працевлаштування у країні перебування. 

ПРОФЕСІЙНІ ВИМОГИ:

• Диплом або ступінь з адміністрування або відповідний ступінь.
• Принаймні 2 роки досвіду роботи на аналогічній або еквівалентній посаді в гуманітарних програмах або програмах розвитку.
• Попередній досвід роботи з різними зацікавленими сторонами та/або координаційними діяльностями.
• Продемонструване розуміння роботи з людьми з різних культур.
• Бажано попередній досвід підготовки та реагування на надзвичайні ситуації.

ВИЯВЛЕНІ НАВИЧКИ ТА КОМПЕТЕНЦІЇ: 

• Вільне володіння українською та англійською мовами обов’язкове. Володіння російською мовою буде перевагоюю
• Принаймні 1 рік відповідного досвіду, бажано в реалізації гуманітарних проектів або проектів розвитку з міжнародними/ неурядовими організаціями.
• Досвід роботи безпосередньо з клієнтами/бенефіціарами в соціальних службах.
• Доведена здатність добре працювати в команді та сприяти її роботі, комфортно працювати в мультикультурному середовищі, гнучкість і здатність справлятися з тиском з професійною витонченістю.
• Відданість антирасистському підходу та підходу «Не нашкодь», гендерній рівності та інклюзії.
• Пунктуальність і увага до деталей є обов’язковими.
• Відмінні навички роботи з комп'ютером у Microsoft Office, особливо Microsoft Excel. 
• Досвід навчання людей є бажаним.
• Сильні навички із взфємодії та дипломатії.

Особисті якості: Командний гравець, гнучкий, здатний налагоджувати зв’язки, добре витримувати тиск.

Працівники IRC можуть розраховувати на наступні переваги:

• Конкурентна заробітна плата
• Робота, спрямована на конкретні цілі, перспектива росту
• Заняття з англійської мови та необмежена кількість навчальних онлайн курсів
• Страхування життя
• Медичне страхування для працівників та членів їхніх сімей
• Безкоштовна психологічна допомога працівникам та членам їхніх сімей
• 30 календарних днів щорічної відпустки з гнучкими умовами, що не обмежуються законодавчо встановленими мінімальними нормами
• До 10 днів оплачуваного лікарняного листка

ПРОФЕСІЙНА ЕТИКА

IRC формує багатопрофільні інклюзивні колективи професіоналів, які заохочують командну взаємодію, інклюзивність та згуртованість, критичне мислення, розподіл повноважень, дискусії та об'єктивність аби максимально ефективно допомагати нашим клієнтам.

Міжнародний комітет порятунку рішуче налаштований захищати людей, яким він служить, своїх працівників і всіх пов’язаних осіб від усіх видів шкоди, зловживань і насильства, в тому числі від сексуальної експлуатації, зловживань і домагань. Комітет зобов’язується вживати всіх необхідних превентивних заходів і створювати середовище, в якому люди відчувають себе в безпеці і можуть повідомити про неправомірні дії. Працівники IRC повинні дотримуватися основних цінностей та принципів, викладених у документі «Шлях IRC — Стандарти професійної поведінки». Йдеться про доброчесність, служіння, рівність та відповідальність. IRC також впроваджує та забезпечує дотримання низки додаткових внутрішніх правил стосовно захисту клієнтів та персоналу від шкоди та зловживань у рамках «Принципів захисту дорослих та дітей», «Правил поваги на робочому місці та протидії домаганням на робочому місці», «Правил протидії репресіям та захисту репортерів», доповнених «Загальними рекомендаціями IRC щодо звітування». Із зобов’язаннями можна ознайомитися англійською та українською мовами за цим посиланням: https://rescue.box.com/v/irc-safeguarding-policies. ;

IRC застосовує підхід нульової толерантності до неправомірних дій і вживає всіх необхідних заходів та робить коригувальні кроки у випадках надходження інформації про неправомірні дії. До складу слідчого підрозділу IRC входять фахівці та кваліфіковані слідчі, які професійно проводять розслідування, орієнтовані на інтереси постраждалих. Вони долучаються, якщо через надійні та зручні канали зв’язку, які IRC створює для своїх працівників, партнерів та клієнтів, надходять повідомлення про порушення безпекових норм. IRC також є активним членом Міжвідомчої робочої групи з питань захисту від сексуальної експлуатації та насильства (PSEA), створеної в Україні. Дотримання гендерної рівності, рівноправ'я, різноманітності та інклюзивності: IRC докладає зусиль для створення різноманітного, інклюзивного, доброзичливого та безпечного робочого середовища, в якому до всіх людей ставляться справедливо, з гідністю й повагою. В IRC ми категорично забороняємо і не миримося з дискримінацією, переслідуванням, помстою чи знущанням над нашими працівниками, в яких би умовах вони не працювали. Серед працівників ми прагнемо збільшити частку жінок, вихідців з країн і громад, в яких ми працюємо, а також осіб, які відносять себе до рас і етносів, недостатньо представлених у глобальних владних структурах.

Ґендерна рівність: IRC прагне зменшити ґендерний дисбаланс на керівних посадах. Ми впроваджуємо систему переваг, спрямованих на створення сприятливого середовища для роботи жінок, наприклад, декретну відпустку по догляду за дитиною, ґендерно-чутливі протоколи безпеки та інші переваги і надбавки, які заохочують жінок працювати у нашому колективі. Роботодавець, який створює рівні можливості: Ми пропонуємо працівникам рівні можливості та цінуємо різноманітність у нашій компанії. Ми відкидаємо дискримінацію за ознаками раси, релігії, кольору шкіри, національного походження, статі, ґендеру, ґендерного самовираження, сексуальної орієнтації, віку, сімейного стану, статусу ветерана або статусу людини з обмеженими можливостями. Ми дбаємо про те, щоб особи з обмеженими можливостями могли скористатися відповідними зручностями, зокрема, для того, щоб подати заяву на роботу чи пройти співбесіду, виконувати основні функціональні обов’язки, а також про те, щоб вони могли отримати інші пільги та привілеї, передбачені роботодавцем.