- Організовувала роботу відділу дизайну та координувала команду дизайнерів відповідно до завантаження проєктів. - Координувала взаємодію дизайн-відділу з іншими структурними підрозділами компанії та контролювала виконання поставлених завдань. - Брала участь у підборі, проведенні співбесід, адаптації та розвитку дизайнерів. - Контролювала якість дизайн-проєктів, відповідність корпоративним стандартам, повноту технічної документації та специфікацій. - Організовувала взаємодію між відділом дизайну, проєктними менеджерами, технічним наглядом, закупівлею, кошторисним, юридичним та фінансовим відділами. - Координувала процес авторського нагляду та контролювала своєчасність виконання завдань на об'єктах. - Впроваджувала внутрішні стандарти роботи, оптимізувала бізнес-процеси та контролювала їх дотримання командою. - Формувала звітність щодо роботи відділу та брала участь у плануванні розвитку дизайн-напрямку компанії.

Основні обов?язки помічника керівника: - Координувала взаємодію між відділами продажу, реалізації, дизайну, фінансів, юридичним відділом, закупівель та технічного нагляду. - Організовувала та контролювала роботу офіс-менеджерів і адміністративної команди, супроводжувала їх адаптацію та навчання. - Розробляла, описувала та впроваджувала бізнес-процеси, регламенти, посадові інструкції та внутрішні стандарти компанії. - Організовувала роботу в CRM, Worksection, Google Workspace, брала участь у формуванні управлінської звітності та контролі актуальності даних. - Координувала виконання доручень генерального директора та супроводжувала реалізацію стратегічних проєктів. - Брала участь у підборі персоналу, проведенні співбесід та адаптації нових працівників. - Брала участь у плануванні роботи підрозділів, оптимізації процесів та реалізації організаційних змін.

• Планування та організація своєї роботи

• Дотримання встановлених процедур і стандартів якості

• Постійне навчання та розвиток професійних навичок

• Адаптація до нових умов роботи

• Управління часом та вміння працювати з високою навантаженням

• Здійснення контролю за якістю виконуваних робіт та процесів

• Дотримання корпоративної культури та цінностей

• Встановлення пріоритетів для ефективного виконання завдань

• Впровадження нововведень для покращення процесів та результативності роботи

Організація та координація роботи офісу.

Ведення діловодства та документообігу компанії.

Реєстрація, підготовка, систематизація та архівування договорів, актів, рахунків та іншої документації.

Організація та контроль вхідної і вихідної кореспонденції.

Прийом телефонних дзвінків, електронної пошти та комунікація з клієнтами, підрядниками і постачальниками.

Координація взаємодії між керівництвом, виконробами, дизайнерами та іншими співробітниками.

Планування зустрічей, переговорів, нарад та ведення їх календаря.

Підготовка документів, листів, комерційних пропозицій та службових записок.

Контроль забезпечення офісу необхідними матеріалами, канцтоварами та господарськими товарами.

Ведення внутрішньої звітності та робота з електронними таблицями (Excel, Google Sheets).

Контроль виконання доручень керівника та супровід адміністративних процесів.

Організація прийому відвідувачів та забезпечення комфортної роботи офісу.

Взаємодія з кур’єрськими службами, банками, державними установами та іншими організаціями.

Контроль своєчасного підписання та обміну документами з клієнтами й контрагентами.

Виконання інших адміністративних доручень керівництва.

Координація реалізації будівельно-ремонтних проєктів між клієнтами, дизайнерами, виконробами та керівництвом.

Організація та контроль документообігу за проєктами.

Підготовка протоколів зустрічей, контроль виконання поставлених завдань і термінів.

Ведення клієнтських чатів та супровід комунікації на всіх етапах реалізації проєкту.

Підготовка аналітичних звітів та зведених таблиць для керівництва.

Контроль графіків виконання робіт і координація взаємодії між структурними підрозділами.