Business Assistant

We are looking for a Business Assistant who will act as the executive vice president’s first point of contact and help achieve his primary duties.

The main responsibilities of the Business Assistant include providing the Executive Vice President and the Business team with information and support at any time, performing researches, data collections, and analysis, ensuring the smooth running of different company processes, and working closely with existing staff. The ideal candidate will be self-motivated, proactive, quick-thinking, flexible, and able to juggle multiple and diverse responsibilities with creativity and attention to details. If you are a self-motivated person able to learn new things quickly and switch between tasks, please send us your CV!

RESPONSIBILITIES
Preparing high-level reports for the company’s management on a weekly and monthly basis
Key production metrics gathering and analysis
Keeping the company’s tracking system under control
Business processes and reports automation
Assisting with budget planning
Process and reporting control
Coordinating between business units and lead coordinators’ team
Organizing and attending mics events and meetings, producing follow-up notes
Performing mics ad-hoc tasks from Executive Vice President

REQUIREMENTS
Ability to work confidently alongside board-level executives
Initiative with minimal supervision
Flexible and willing to take on ad-hoc tasks
Ability to manage a high workload with strict deadlines and prioritize important tasks over others
Ability to analyze and compile a large amount of data and come up with conclusive results
Proficiency in MS Office, especially with Excel, PowerPoint, and Word
Excellent verbal and written communication skills
Experience in the IT field is desirable
At least an Upper — Intermediate level of English

PERSONAL PROFILE
High level of self-organization
Attention to details
Structured work approach
Excellent communication skills



До основних обов’язків бізнес-асистента входить надання Виконавчому віце-президенту та бізнес-команді інформації та підтримки в будь-який час, проведення досліджень, збір та аналіз даних, забезпечення безперебійної роботи різних процесів компанії, а також тісна співпраця з співробітниками. Ідеальним кандидатом буде самомотивована, активна, швидко мисляча, гнучка людина, здатна справлятися з численними та різноманітними обов’язками та виконувати їх з креативністю та увагою до деталей. Якщо ти цілеспрямована людина, здатна швидко навчатися новому та переключатися між задачами, будь ласка, надсилай нам своє резюме!

Обов’язки:

• Підготовка звітів високого рівня для керівництва компанії щотижнево та щомісяця
• Збір та аналіз ключових виробничих показників
• Забезпечення контролю трекінг-системи компанії
• Автоматизація бізнес-процесів та звітів
• Допомога у планування бюджету
• Контроль процесів та звітності
• Співпраця між бізнес-підрозділами та командою провідних координаторів
• Організація та участь у різноманітних заходах і зустрічах, підготовка звітів за результатами
• Виконання спеціальних завдань Виконавчого віце-президента

Вимоги:

• Здатність впевнено працювати поряд з керівниками на рівні ради директорів
• Ініціативність та самостійність при мінімальному нагляді
• Гнучкість та готовність брати на себе нестандартні завдання
• Здатність справлятися з великим робочим навантаженням в умовах жорстких дедлайнів і надавати перевагу важливим завданням перед іншими
• Вміння аналізувати та узагальнювати великі обсяги даних та надавати переконливі результати
• Відмінне володіння MS Office, особливо
• Excel, PowerPoint та Word
• Відмінні навички усного та письмового спілкування
• Бажаний досвід роботи в ІТ-сфері
• Володіння англійською мовою на рівні не нижче Upper-Intermediate

Персональний профіль:
Високий рівень самоорганізації
Увага до деталей
Структурований підхід до роботи
Відмінні комунікативні навички