Ця вакансія вже завершена
Секретар
Рекрутер
Вакансия: секретарь / офис-администратор / помощник руководителя
Компания: обслуживающая компания коммерческого здания
Объект: торгово-офисное / коммерческое здание площадью более 11 000 м
Формат работы: офис, неполная занятость
График работы: понедельник–пятница, с 09:00 до 14:00
Подчинение: непосредственно руководителю предприятия. Также сотрудник взаимодействует с финансовым директором, бухгалтерией и юристом, выполняет их рабочие поручения в рамках документооборота, учета и административных задач.
Кого мы ищем
Мы ищем аккуратного, ответственного и организованного секретаря / офис-администратора, который поможет навести и поддерживать порядок в документах, переписке, учете арендаторов, собственников и текущих административных процессах.
Компания управляет коммерческим зданием, сдает собственные помещения в аренду, а также выставляет совладельцам и арендаторам счета за содержание здания, электроэнергию, воду и другие услуги. Поэтому нам нужен человек, который будет внимательно работать с документами, письмами, таблицами, звонками и текущими офисными задачами.
Основные обязанности
1. Документооборот и деловодство
• Ведение входящей и исходящей документации.• Обязательное ведение журнала входящих и исходящих писем.• Сканирование, печать, копирование и систематизация документов.• Подготовка документов по готовым шаблонам, которые предоставляют бухгалтер, юрист, финансовый директор или руководитель.• Формирование, раскладывание и поддержание порядка в папках: арендаторы, собственники, договоры, счета, письма, акты, заявления и прочие документы.• Контроль, чтобы документы не терялись и были доступны в нужный момент.
2. Работа с арендаторами, собственниками и контрагентами
• Внесение информации по арендаторам, собственникам и помещениям в таблицы и внутренние реестры.• Помощь финансовому директору и бухгалтерии в ведении предварительных таблиц учета.• Подготовка и отправка писем, уведомлений, счетов и другой корреспонденции.• Звонки арендаторам, собственникам и должникам по простым рабочим вопросам.• Прием звонков и передача информации ответственным сотрудникам.
3. Административные задачи
• Походы на почту / Укрпочту / Новую почту.• Отправка и получение корреспонденции.• Заказ воды, канцтоваров и других необходимых офисных мелочей.• Встреча уборщицы, подрядчиков, арендаторов или посетителей при необходимости.• Выполнение текущих поручений руководителя, финансового директора, бухгалтера и юриста в рамках работы офиса и документации.4. Помощь по объекту
• Иногда показывать свободные помещения потенциальным арендаторам.• Открывать помещения, выдавать / принимать ключи по поручению руководства.• Передавать простую информацию арендаторам или собственникам.• Фиксировать обращения, просьбы, жалобы или вопросы и передавать их ответственным лицам.Что важно для нас
• Аккуратность и внимательность к документам.• Ответственность и исполнительность.• Умение поддерживать порядок в бумагах, папках и таблицах.• Уверенное пользование компьютером: Word, Excel / Google Таблицы, почта, сканер, принтер.• Грамотная устная и письменная речь.• Спокойное общение с арендаторами, собственниками и контрагентами.• Готовность выполнять простые, но важные административные задачи.• Понимание, что секретарь — это человек, который помогает держать офис и документы в порядке.Будет преимуществом
• Опыт работы секретарем, офис-администратором, помощником руководителя или помощником бухгалтера.• Опыт работы с договорами, актами, счетами, письмами.• Опыт ведения журналов входящей и исходящей корреспонденции.• Опыт работы в сфере недвижимости, аренды, ЖКХ, управляющей компании или коммерческого объекта.Мы предлагаем
• Работу в стабильной компании, которая обслуживает коммерческое здание.• График с 09:00 до 14:00, понедельник–пятница.• Работу в офисе на одном объекте.• Понятные задачи и прямое взаимодействие с руководителем.• Возможность разобраться в сфере аренды, управления недвижимостью, документооборота и административных процессов.• Нормальную рабочую атмосферу при условии ответственности, порядка и внимательности.Ключевая задача должности
Помочь руководителю, финансовому директору, бухгалтерии и юристу держать в порядке документы, письма, таблицы, звонки, арендаторов, собственников и текущие административные процессы по зданию.
Нам нужен не просто человек «на телефон», а внимательный помощник, который будет видеть, где документ, кому отправлено письмо, кто получил уведомление, какие данные внесены в таблицу и что нужно довести до конца.
Рекрутер