Адміністратор рецепції

ВАТ Україна – частина Групи ВАТ, яка виробляє традиційні тютюнові продукти, а також продукти нового покоління, що сфокусовані на зменшення впливу на здоров'я людей.

Наша культура базується на принципах інклюзивності та різноманітності, що робить наш колектив сильнішим і багатограннішим, що не лише збагачує нашу команду, а й відкриває нові горизонти для інновацій та співпраці.

ПОСАДА: Адміністратор рецепції (вакансія підходить ветеранів та ветеранок, людей з інвалідністю та представників/ць інших чутливих груп) 

ЛОКАЦІЯ: Прилуки

Ключові завдання та очікування від цієї ролі: відповідальність адміністратора рецепції полягає у зустрічі та орієнтації гостей сучасної фабрики, прийом, реєстрацію й базове опрацювання внутрішньої й зовнішньої документації, оформлення документів для відряджень, наданні щоденної адміністративної підтримки підрозділам виробництва відповідно до їхніх потреб.

Роль також передбачає ведення кореспонденції, обробку телефонних дзвінків та організацію поштових і кур’єрських відправлень з контролем їхнього статусу. 

 Ключові обов’язки: 

• Підтримка внутрішнього та зовнішнього документообігу: прийом та реєстрація вхідної та вихідної документації, передання адресатам. Сканування, друк, копіювання паперових документів, підготовка та ламінація перепусток, посвідчень та інших документів відповідно до внутрішніх стандартів. Оприлюднення та опрацювання електронних документів в системі «ВЧАСНО»: підписання, перевірка статусів, направлення відповідним особам. 
• Робота зі службами пошти та доставки: ведення журналів вхідної та вихідної кореспонденції та журналів відправок, контроль статусів доставок. Створення накладних і реєстрація відправлень через онлайн-кабінети Нова Пошта, DHL та Укрпошта. Формування описів вкладень та доставка листів до Укрпошти. Перевірка коректності наданих рахунків, підготовка документів на оплату та контроль своєчасності платежів.
• Телефонна кореспонденція: опрацювання вхідних та вихідних дзвінків, надання необхідної інформації, фіксація запитів та переадресація.
• Підготовка посвідчень та звітності про відрядження: опрацювання запитів, оформлення і друк посвідчень про відрядження для працівників, внесення необхідних даних в SAP (Neo Portal) та 1С, перевірка їх точності, формування звітів про використання коштів, виданих на відрядження по Україні та за кордон.
• Адміністративна підтримка підрозділів: замовлення канцтоварів, аптечних матеріалів, бланків інформаційних матеріалів відповідно до потреб, а також координація використання чергового автомобіля для працівників компанії. 

 Ключові вимоги:

• Володіння MS Word та Excel на базовому рівні; 
• Уважність до деталей та відповідальність;
• Розвинені комунікаційні навички;
• Відкритість до інновацій та змін;
• Будуть перевагою: досвід роботи в адміністративній ролі та розуміння документообігу, знання англійської мови, володіння системами SAP (Neo Portal), 1С та ВЧАСНО.

 Умови роботи:

• Робота на центральній рецепції фабрики;
• Графік роботи: з 8:20 до 17:00; 
• Передбачається робота паперовою документацією (вивірка, сканування, друк тощо);
• Передбачається робота з персональним комп’ютером: (близько 85% робочого часу): 
• Робота передбачає вербальну комунікацію;
• Робота передбачає пересування по території та приміщеннях фабрики;

 Що ми пропонуємо:

• офіційне працевлаштування з повним соціальним пакетом;
• компенсація харчування для підтримки вашого здоров'я;
• медичне страхування та страхування життя – ваша безпека в пріоритеті;
• навчання та розвиток – можливості зростати разом з нами;
• програми добробуту для фізичного і ментального здоров’я;
• спортзал на території фабрики;
• знижки від партнерів – вигідні пропозиції для вашого дозвілля;
• міжнародний досвід – працюйте з професіоналами з усього світу.

 ЧОМУ ВАТ УКРАЇНА

ВАТ Україна протягом багатьох років поспіль отримує сертифікацію Top Employers Institute як найкращого роботодавця України та Європи, що підтверджує високі стандарти до умов праці.

Це Компанія рівних можливостей, де успіх починається з людей. Ми відкриті до співпраці з усіма, незалежно від соціального статусу, фізичних можливостей або життєвого досвіду.

ВАТ Україна – це більше ніж робота, це можливість створити Краще Майбутнє (A Better Tomorrow™).

 Станьте частиною нашої команди вже сьогодні. Зробіть перший крок – надішліть резюме!