Офіс-менеджер

Aimprosoft — українська аутсорсингова IT-компанія, яка існує на ринку вже понад 20 років. Ми працюємо у гібридному форматі, але тримаємо зв’язок, будуємо культуру та підтримуємо командну енергію через внутрішні події, ініціативи і комунікації. Офіс для нас — це простір, де має бути зручно, організовано й комфортно для співробітників. Шукаємо в нашу команду Office Manager.

Ця позиція для тебе, якщо ти маєш інтерес до адміністративної роботи та тобі цікаве спілкування з людьми. Нам потрібен спеціаліст, який тримає офіс як систему: бачить, де щось ламається, вміє попередити хаос і спокійно наводить порядок.

Основні задачі:

1. Робота зі співробітниками

• Спілкуватися із співробітниками компанії, інформувати та реагувати на запити від них;
• Підтримувати комфортну взаємодію між офісом і командою.

2. Адміністративні процеси

• Бути першою точкою контакту з адміністративних питань;
• Вести облік відпусток і лікарняних у внутрішній системі;
• Організовувати отримання та відправлення пошти / доставок;
• Допомагати керівництву у виконанні адміністративних задач.

3. Офісна інфраструктура та порядок

• Планувати та організовувати закупівлі для офісу;
• Контролювати наявність витратних матеріалів;
• Керівні функції у сфері прибирання офісних приміщень (контроль та планування роботи прибиральниць та інш.);
• Слідкувати за станом офісу та своєчасно реагувати на проблеми.

4. Облік та документи

• Працювати з програмою обліку;
• Первинний документообіг (опрацювання рахунків, актів, тощо).

 Що для нас важливо:

• Досвід роботи від 1-2 років зі схожим функціоналом (адміністратор, офіс-менеджер);
• Володіння базовими знаннями бухгалтерського первинного документообігу;
• Вміння користуватись інструментами Microsoft або Google (MS Teams, MS Office, Google Docs, Google Spreadsheets), вільне користування оргтехнікою, комп’ютером;
• Ініціативність та проактивність: здатність та бажання пропонувати свої ідеї щодо покращення своїх робочих процесів;
• Самоорганізація: вміння планувати свою роботу та розставляти пріоритети, дотримуватись дедлайнів;
• Відповідальність: здатність приймати рішення та нести відповідальність за результати роботи;
• Системне мислення: здатність бачити вузькі місця в процесах, сприймати процес цілком та розуміти, що помилки свідчать про недосконалість процесу;
• Вільне володіння українською мовою, бажаний рівень англійської — pre-intermediate.

Буде плюсом:

• Досвід роботи з системами обліку;
• Досвід роботи з таск-менеджерами (ми користуємось Redmine).

 Ми пропонуємо:

• Формат: Офіс м.Івано-Франківськ (вулиця Галицька, 67). Full-time (09:00—18:00) пн-птн, сб-нд вихідні;
• 18 днів відпустки та 10 днів лікарняних;
• Оформлення по ФОП;
• Відкритість і довіру. В нас немає зайвої бюрократії чи мікроменеджменту — ми поважаємо твій стиль роботи й очікуємо відповідального підходу;
• Можливість впроваджувати свої ідеї, інструменти та підходи. Ми відкриті до змін та пропозицій, які спрямовані на покращення;
• Прозорі очікування. Ми чесно говоримо про те, чого не буде: nanny-менеджменту, інструкцій на кожен крок чи тотального контролю. Натомість буде довіра, свобода дій і вплив.
• Етапи найму: Pre-check з рекрутером (онлайн) — Співбесіда з керівником Administrative Department (в офісі) — HR інтерв?ю (онлайн) — Job Offer