Координатор/Координаторка з організації заходів

Фонд Євразія, виконавець проєкту «Підтримка цифрової трансформації», що фінансується Урядом США через Агентство США з міжнародного розвитку (USAID) та Програмою допомоги з міжнародного розвитку від Уряду Великої Британії (UK Dev), шукає координатора / координаторку з організації заходів. Опис вакансії та вимоги до кваліфікації:

Опис позиції:
 Координатор / координаторка з організації заходів відповідатимете за планування, організацію та виконання різноманітних подій: від створення концепції заходу – до організації проведення та звітування щодо результатів. Позиція передбачає щільну співпрацю з командою проєкту, бенефіціарами та партнерами, щоб зрозуміти цілі та втілити їх в успішні події. Креативність, увага до деталей і сильні організаторські здібності будуть важливими для забезпечення якісного проведення кожного заходу.

Обов’язки:

• Координування роботи проєкту DTA щодо планування та проведення заходів; ведення плану публічних заходів.
   
• Розроблення концепції та стандартів проведення заходів, серед іншого – бюджети, графіки та ресурси; контактування зі спікерами та учасниками заходів за потреби; координування питань щодо участі та реєстрації учасників.
   
• Координування активностей з командою проєкту, з державними органами та партнерами для забезпечення своєчасного та успішного проведення заходів за проєктними напрямами.
   
• Координування усіх логістичних аспектів заходів, зокрема вибір місця проведення; роботи з підрядниками та оренди обладнання.
   
• Координування роботи із зовнішніми підрядниками: підготовка технічних завдань, пошук виконавців, контроль за виконанням завдань, збір інформації тощо.
   
• Підготовка івент-сценаріїв для донорів у співпраці з проєктною командою та партнерами; оброблення запитів від донорів стосовно заходів. 
   
• Допомога у просуванні заходів різними комунікаційними каналами.
   
• Планування та контроль бюджету заходів.  
   
• Координування людей, залучених в організацію заходу, надаючи рекомендації та підтримку за потреби.
   
• Здійснення оцінки заходу після завершення, щоб визначити успішні сторони та  сформувати пропозиції щодо тих, які потребують покращення.
   
• Написання та розсилання інформаційних повідомлень і матеріалів щодо заходів. 
   
• Участь у підготовці звітної документації для донорів.
• Бути в курсі галузевих тенденцій і найкращих практик, щоб покращити пропозиції заходів.
   
• Виконання інших завдань.
   

Вимоги:

• Щонайменше два (2) роки досвіду у проведенні онлайн- та офлайн-заходів.
• Виняткові організаційні та комунікативні навички та навички управління часом, з можливістю керувати кількома проєктами одночасно.
• Досконалі навички усної та письмової комунікації українською мовою, впевнене знання англійської мови.
• Досвід співпраці з державними установами, громадськими організаціями та міжнародними донорськими проєктами буде перевагою.
• Обізнаність у сфері цифрової трансформації буде перевагою.
• Креативність, ініціативність, уважність до деталей і готовність до динамічної роботи.

Просимо уважно ознайомитися з описом позиції та вимогами до кваліфікації експерта/ експертки за посиланням вище та Кодексом етичних норм.

Чекаємо на резюме, яке містить прямі контактні дані, відомості про відповідний досвід роботи та навички, а також портфоліо з прикладами проведених заходів прохання надсилати на e-mail  Відправити резюме . Прохання обов’язково у темі листа вказати назву позиції та внутрішній порядковий номер Фонду Євразія стосовно цього конкурсу, а саме: DTA-RFQ-2024-002.

Кінцевий строк подання документів: 1 травня 2024 р (18:00 за київським часом).

Присудження контракту залежить від наявності коштів.

Загальна інформація:

• Дата оголошення: 17 квітня, 2024.
• Кінцева дата подання: 1 травня, 2024 (18:00 за київським часом).
• Форма співпраці: контракт консультанта – 1 рік з можливістю подовження.