Супервайзер з логістики та автопарку

Лікарі без кордонів (MSF) — операційний центр Бельгія в Україні

LOGISTICS AND FLEET SUPERVISOR 

Лікарі без кордонів/ Medecins Sans Frontieres (MSF) — це міжнародна гуманітарна організація, що надає допомогу в більш ніж 60 країнах світу для населення в скрутному становищі, жертвам стихийного лиха, техногенних катастроф та озброєних конфліктів незалежно від їх раси, релігійних чи політичних переконань.

MSF — це ініціатива громадянського суспільства, яка об'єднує людей, що прагнуть надавати допомогу іншим людям в кризових ситуаціях. Таким чином МСФ за власним вибором є асоціацією.

Кожен, хто працює з MSF, робить це з переконань і готовий підтримувати цінності та принципи організації.

Основна мета:

Здійснювати нагляд за щоденною логістичною діяльністю та забезпечувати технічне обслуговування обладнання, об’єктів та інфраструктури MSF, відповідно до стандартів і протоколів MSF, для підтримки об’єктів в ідеальному стані та задля розвитку місії.

Обов’язки:

• Здійснювати моніторинг інфраструктури технічного обслуговування, управління немедичними запасами та обладнанням відповідно до стандартів MSF.
• Під наглядом лінійного керівника, забезпечити перевірку та подальше спостереження за об'єктами шляхом щоденних відвідувань об'єктів і звітувати про будь-які аномалії чи проблеми, виявляти оцінку потреби у відновленні та подальших незначних роботах з відновлення будівель, згідно з інструкціями керівника; проведення перевірки відповідності приміщень нормам безпеки та моніторингу споживання механічних та електричних транспортних засобів/машин/пристроїв.
• Разом із лінійним керівником, планувати перевірку та технічне обслуговування енергетичних систем відповідно до стандартів MSF.
• Координувати та керувати логістичною командою під його/її відповідальністю, що включає в себе щоденний нагляд, моніторинг якості роботи та визначення завдань для кожної людини, складання їх графіків роботи; організація та проведення зборів команди; участь у підборі персоналу команди та відвідуванні матеріально-технічного нараду та обліку ведення матеріально-технічної діяльності.
• Забезпечувати технічне обслуговування парку транспортних засобів, що включає в себе планування та нагляд за своєчасним профілактичним та ремонтним обслуговуванням усіх проєктних транспортних засобів, відповідно до стандартів MSF, а також інструктаж і контроль водіїв щодо правильного водіння та проходження стандартних техоглядів.
• Здійснювати управління та відстеження замовлень, що включають у себе збір матеріально-технічних замовлень, які надаються від різних відділень або медичних установ; складання та відстеження замовлень відповідно до чинних процедур; надання технічної підтримки комірнику, здійснення місцевих закупівель відповідно до процедури постачання MSF та забезпечення умов прийому вантажу або матеріалів, що надходять, а також організація та підготовка матеріалів до їх відправки.

Особливості підрозділу MSF:

• Нагляд за обробкою платежів і рахунків-фактур під наглядом спеціаліста-механіка, задля забезпечення дотримання фінансових процедур.
• Забезпечення належного оформлення документації, реєстрації та зведення всіх ремонтів і технічного обслуговування, виконаних або необхідних для автопарку.
• Контроль пробігу транспортного засобу, ремонту та технічного обслуговування за допомогою точних записів у журналі для забезпечення надійності автопарку.
• Управління створенням та оновленням тижневих графіків роботи водіїв, включаючи управління робочим навантаженням і планування щорічної відпустки.
• Нагляд за заміною списків руху в кінці кожного місяця та збір списків руху разом із квитанціями про паливо для точної обробки інформації, пов’язаної з автопарком.
• Збір чеків та управління процесом відшкодування готівкових авансів відповідно до фінансових інструкцій.
• Підготовка та подання звітів про автопарк, забезпечення повної та точної звітності про стан автопарку.
• Регулярне поповнення рахунків на АЗС для забезпечення безперебійної роботи автопарку.
• Активна участь у зустрічах водіїв для вирішення будь-яких операційних або матеріально-технічних питань, пов’язаних із автопарком.
• Забезпечення оснащення кожного транспортного засобу основними наборами, включаючи засоби першої допомоги, автомобільні комплекти, журнали обліку палива та необхідні витратні матеріали.
• Забезпечення комплексного навчання для всіх нових водіїв, щоб переконатися, що вони повністю готові працювати згідно з інструкціями MSF і протоколами безпеки.

ВИМОГИ:

Освіта: Основна середня освіта та формальна технічна підготовка.

Досвід:

• Принаймні один рік у MSF або 2 роки на аналогічній посаді поза MSF у сфері логістики.
• Значний досвід роботи з програмами Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), включаючи розширене використання Excel для аналізу даних, звітності та ефективного керування документами.

Більш детальну інформацію ви отримаєте під час співбесіди.

Умови: короткостроковий контракт, з можливістю продовження в разі необхідності, передбачаються компенсації та соціальний пакет з покриттям медичного страхування.

Дата початку роботи: якомога швидше; процес відбору кандидатів триває.

Ми заохочуємо відгукуватись на вакансію різних кандидатів, включаючи осіб будь-якої гендерної ідентичності, віку, сексуальної орієнтації, національності, раси, релігії, віросповідання, соціального та сімейного стану, людей з різними здібностями та всіма іншими різноманітними характеристиками, а також способами спільної праці.