Area Compliance Officer

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 43 країнах.

OBJECTIVES 

1. Facilitate the implementation of the Acted standard guidelines and FLATS System.
2. Facilitate internal and external audits preparation, conducting and leading internal audits.
3. Training, lessons learnt and best practices: facilitate training sessions to reinforce the compliance level of teams, ensure lessons learnt and best practices are discoursed, influence the Improvement of Acted’s current procedures.

 FUNCTIONS 

1. Facilitate the implementation of the Acted standard guidelines and FLATS System for the  Capital Office (Monthly Compliance Report Focal point) 
   -issue the inputs and attachments for Monthly Compliance Report (FLA-02, FLA-05, FLA-06, AUD-05, updates for AUD-06)
   -Provide technical support to the Finance, Logistics, Admin, Audit and Programme departments and participate to the action plan implementation to mitigate the risks
   -Alert when needed and suggest action plans to improve system, process, and/or practices
   -Control the monthly flow of documentation from the Area to the Capital office
   -Control program documentation workflow from the field to the Capital office
   -Coordinate Authorized Signatures Table
   -Active participation in updating centralized knowledge and documents database and archive ) 
    -Conduct partner analysis and due diligence processes to ensure compliance with Acted’s standards and policies
               i) Provide assistance on legal matters, offering advice on legal issues related to ACTED's activities.
    
2. Facilitate internal and external audits preparation, conducting and leading internal audits:
   -Contribute to the preparation of external audits
   -Contribute to drafting responses for external audits draft reports
   -Preparation and conducting internal audits, according to AUD-06
   
   
3. Training, lessons learnt and best practices:
   -Conducting trainings for the Staff and Partners,
   -Contribute to proactive dissemination and use of knowledge gained through audit activities (internal and external audits) among international and national staff in the Capital and in bases,
   -Actively acquire for the best practices to improve Acted’s  processes.
   
   
4. Team work:

Participate in positive working environment and good team dynamics among Acted Ukraine staff.

1. Other:
2. Active participation in internal communication within T&C Team
3. Active participation in trainings, suggested by immediate supervisor
4. Perform any other related activities as assigned by immediate supervisor

KEY PERFORMANCE INDICATORS

• % of attachments for Monthly Compliance Report submitted on time
• % of internal audits conducted and finalized on time, according to AUD-06
• % of documents for external audits prepared on time
• % of Authorized Signatures Tables prepared on time
• % of FLATS documentation scanned on time
• % of FLATS documents handled to Capital office on time
• % of partner analysis and due diligence activities completed on time
• % of legal consultations and assistance provided on time

TECHNICAL SKILLS

• Leadership
• Decision making and problem solving 
• Achieving results 
• Partner analysis and due diligence
• Consulting on legal matters

Увага!Згідно чинного законодавства, при працевлаштуванні військовозобов'язані громадяни України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.

Attention! Per current legislation, individuals subject to military service duty must provide updated military registration documents while being employed.

Ми пропонуємо

• Офіційне працевлаштування;
• Регулярний перегляд заробітної плати;
• 28 календарних днів щорічної відпустки;
• 3 додаткові дні відпустки на рік згідно з внутрішніми політиками;
• Оплата лікарняних у розмірі 100% заробітної плати (до 15 днів на рік) згідно з внутрішніми політиками;
• Можливість працювати віддалено 2 дні на тиждень згідно з внутрішніми політиками;
• Медичне страхування та страхування життя після завершення початкового контрактного періоду;
• Комфортний офіс за містом із зоною для відпочинку, де завжди доступні чай та кава;
• Дружня мультикультурна команда, яка підтримує розвиток і відкритість;
• Доступ до консультацій з професійним психологом для підтримки ментального здоров’я;
• Курси англійської мови для покращення комунікаційних навичок;
• Перспективи кар’єрного зростання.

“ACTED has a zero-tolerance approach to sexual exploitation, abuse and harassment (SEAH). Please note that any candidate offered a job will sign the Code of Conduct, and related policies, as part of their work contract. Misconduct can lead to dismissal.”