Асистент/-ка зі звітності (MEAL Accountability assistant)

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості після кризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проєктів у 43 країнах.

Асистент/-ка зі звітності відділу: «Моніторинг, оцінка, підзвітність та навчання» (MEAL) вносить свій внесок в підвищення якості програм Філії «АКТЕД» шляхом точної реєстрації та своєчасного розгляду будь-яких скарг на діяльність організації чи персоналу/ відгуки/ звернення, а також вносить свій внесок в розробку відповідних стратегій обміну повідомленнями та комунікації. Асистент/-ка зі звітності є першою контактною особою для бенефіціарів, яким необхідно подати скарги або залишити звернення. Таким чином, Асистент/-ка зі звітності повинен/ -на бути нейтральним/-ною і створити механізми, які засновані на процедурах організації і відображають найвищі стандарти сумлінності, яким бенефіціари зможуть довіряти.

Цілі:

Запровадити та забезпечити ефективне функціонування Механізму скарг та реагування бенефіціарів (AFM) з метою підвищення довіри та впевненості бенефіціарів, виявлення сфер діяльності, які потребують покращення, а також забезпечення того, щоб організація отримувала цінні уроки з отриманого зворотного зв’язку.

Завдання та обов'язки

Збір даних та впровадження CRM (механізм реагування на зворотній зв'язок та подання скарг):

• Отримувати скарги відгуки/ звернення через всі канали CRM;
• Забезпечити ефективне функціонування CRM відповідно до стандартних процедур організації; 
• Всі скарги / відгуки/ звернення бенефіціарів повинні бути зафіксовані належним чином; 
• Всі абоненти (заявники, скаржники) повинні отримати відповідь своєчасно;
• Спілкування з бенефіціарами повинно бути в зрозумілій і люб'язній формі;
• Скарги/ відгуки/ звернення від бенефіціарів повинні бути проаналізовані, розглянуті та адресовані;
• Адресувати термінові та/або чутливі скарги з негайної уваги, якої вони вимагають, та забезпечити швидке вирішення;
• Забезпечити, щоб всі засоби зв'язку гарантували повну конфіденційність загальної інформації, з метою захисту приватного життя та безпеки заявника, предмета скарги та інших свідків; 
• Ініціювати та сприяти регулярним засіданням/обговоренням з питань зворотного зв’язку, за необхідністю.

 Звітність:

• Всі скарги/ відгуки/ звернення повинні бути зафіксовати належним чином в базі даних CRM;
• Надавати керівництву регулярні звіти про діяльність CRM;
• Повідомляти про проблеми або неможливості отримання зворотного зв'язку через будь-яких обставин.

Інше:

• Надавати регулярну та своєчасну інформацію про прогрес та проблеми керівникам та іншим членам команди
• Допомагати командам проєкту та MEAL в інших видах діяльності на вимогу безпосереднього керівника
• Виконувати будь-яку іншу діяльність, пов'язану з проєктом, на вимогу безпосереднього керівника.

Ключові показники ефективності:

• Функціонуючий та ефективний механізм вирішення скарг у всіх сферах впровадження; 
•  % скарг, закритих протягом 15 днів за останні 6 місяців.

Кваліфікаційні вимоги:

Основні вимоги 

• Розуміння основного призначення зворотного зв'язку;
• Обізнаність з практиками підзвітності перед уразливими групами населення;
• Необхідні комунікативні навички, вміння контролювати емоції, стресостійкість, відповідальність;
• Розуміння гуманітарної ситуації в Україні;
• Відмінні навички письмового та усного спілкування;
• Гнучкість та адаптивність до постійно мінливих потреб та обов'язків; 
• Здатність працювати самостійно, готовність до навчання;
• Досвід роботи з програмним забезпечення Excel та Word, KOBO;
• Вільно володіє українською та російською мовами;

Бажано 

• Попередній досвід роботи у гуманітарних організаціях 
• Володіння англійською мовою 

Увага! Згідно чинного законодавства, при працевлаштуванні військовозобов'язані громадяни України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.

Attention! Per current legislation, individuals subject to military service duty must provide updated military registration documents while being employed.

Ми пропонуємо;

• Офіційне працевлаштування;
• Регулярний перегляд заробітної плати;
• 28 календарних днів щорічної відпустки;
• 3 додаткові дні відпустки на рік згідно з внутрішніми політиками;
• Оплата лікарняних у розмірі 100% заробітної плати (до 15 днів на рік) згідно з внутрішніми політиками;
• Можливість працювати віддалено 2 дні на тиждень згідно з внутрішніми політиками;
• Медичне страхування та страхування життя після завершення початкового контрактного періоду;
• Комфортний сучасний офіс із зоною для відпочинку, де завжди доступні чай та кава;
• Дружня мультикультурна команда, яка підтримує розвиток і відкритість;
• Доступ до консультацій з професійним психологом для підтримки ментального здоров’я;
• Курси англійської мови для покращення комунікаційних навичок;
• Перспективи кар’єрного зростання.

“ACTED has a zero-tolerance approach to sexual exploitation, abuse and harassment (SEAH). Please note that any candidate offered a job will sign the Code of Conduct, and related policies, as part of their work contract. Misconduct can lead to dismissal.”