Асистент/-ка з фінансів (Finance Assistant)

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 43 країнах.

ЦІЛІ:

Оновлення фінансових таблиць з щоденними транзакціями

Підготовка щомісячних балансів

Відстеження та узгодження банківських виписок

Підтримка в актуальному стані та належна організація всіх супровідних документів

Дотримання та виконання фінансових процедур організації

Обробка переказів та обміну грошей

Управління дрібними готівковими коштами

Управління банківськими платежами

Відстеження грошових потоків (PRATIC)

Надання допомоги внутрішньому аудитору шляхом збору, узагальнення та аналізу фінансової, логістичної та адміністративної інформації

Перегляд та оновлення пакетів документів за попередні періоди

Надання допомоги фінансовому/-вій фахівцю/-чині в перегляді звітів партнерів

ОБОВ'ЯЗКИ ТА ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

1. Управління фінансовими операціями

• Оновлення фінансових таблиць з щоденними операціями
• Реєстрація кредиторської та дебіторської заборгованості в Excel та SAGA;
• Підготовка балансових звітів
• Відстеження та узгодження банківських виписок
• Обробка рахунків-фактур та необхідне супроводження з відділом логістики, постачальниками та партнерами
• Надання адміністративної підтримки під час підготовки бюджету
• Архівування рахунків-фактур місії
• Щомісячне подвійне архівування бухгалтерських документів
• Перевірка документів партнерів на відповідність процедурам організації
• Підготовка шаблонів фінансових звітів для партнерів
• Перевірка запитів на фінансування від партнерів

2. Управління дрібними готівковими виплатами

• Управління авансовими готівковими коштами та оновлення касової книги
• Перевірка затвердження покупок та виділення необхідних коштів
• Введення запитів на аванс в авансову книгу
• Отримання та перевірка відповідності рахунків-фактур, поданих для оплати (відповідність замовленню на поставку, необхідна інформація)
• Введення рахунків-фактур на покупку в касову книгу
• Виплата готівкових авансів (в основному для відряджень співробітників)
• Закривати касовий рахунок щомісяця: фізичний підрахунок, друк бухгалтерських документів, перевірка підтверджуючих документів
• Перекладати підтверджуючі бухгалтерські/платіжні документи за необхідності
• Пропонувати можливі поліпшення процедури авансових платежів.

3. Щомісячний пакет від бази:

• Організація та перевірка своєчасного отримання щомісячної бухгалтерської звітності баз
• Перевірка інформації в бухгалтерських документах, включаючи узгодженість між ваучерами та касовими книгами, фізичним підрахунком та залишками
• Перевірка узгодженості електронної бухгалтерської звітності баз: бухгалтерські коди, коди проектів, бюджетні рядки, назви
• Перевірка та забезпечення відповідності рахунків-фактур
• Перевірка поданих бухгалтерських ваучерів (переклад, нумерація, макет)
• Пропозиція поправок, які необхідно внести у разі виявлення помилок, фінансовому/-вій менеджеру/-ці

4. Забезпечити дотримання процедур закупівлі:

• Здійснювати контроль якості тендерної процедури
• Забезпечити контроль якості рахунків-фактур
• Перевіряти характер документа та його оформлення (фотокопія, оригінал, проформа, переклад, дата, підпис, печатка, використані терміни, точність розрахунків тощо)

5. Оформлення та архівування документів:

• Копіювання всіх рахунків-фактур
• Оформлення оригіналів відповідно до бюджету (контракту) та бюджетної лінії
• Перевірка наявності всіх рахунків-фактур для кожної бюджетної лінії та кожного контракту
• По можливості поліпшення якості оформлення документів: переклад, дата (відповідно до файлу бази даних), додавання розрахункової записки (квитка) тощо.
• Після щомісячного закриття бухгалтерського обліку перевірка бухгалтерських кодів, кодів проектів та кодів бюджету
• Зберігання фотокопій рахунків-фактур відповідно до книг (касових та банківських) всіх робочих баз
• Ретельне зберігайте всіх документів
• У разі перерозподілу витрат, перекласифікація рахунків-фактур відповідно до їх нових бюджетних ліній, якщо це необхідно, особливо коли вони були використані в різних операціях (перерозподіл початкових бюджетних ліній)
• Ведення реєстру оригінальних документів
• Перевірка відповідності оригінальних документів інформації, що міститься в SAGA
• При необхідності, перепровірка архівних документів та оновлення їх відповідно до процедур організації

6. Брати участь у щоквартальних та щорічних аудитах

• Наприкінці контракту або щорічно готувати файли для надсилання до головного офісу (остаточна перевірка рахунків-фактур та їх наявності, заповнення файлу ризиків, якщо необхідно)
• Готувати документацію на запит зовнішніх/внутрішніх аудиторів
• Завершувати відправлення файлів, додаючи етикетки та відповідну упаковку

КЛЮЧОВІ ПОКАЗНИКИ ЕФЕКТИВНОСТІ

• Точність базового щомісячного пакету
• Ступінь автономності фінансової команди
• Точність записів у SAGA
• Точність готівкових платежів

ВИМОГИ

ОСВІТА Бакалаврський ступінь у галузі фінансів, бухгалтерського обліку або економіки

НАВИЧКИ ТА ЗНАННЯ

• Гарне знання процедур бухгалтерського обліку та ведення бухгалтерії
• Вільне володіння MS Excel (створення таблиць та використання фінансових функцій)
• Знання бухгалтерського програмного забезпечення (SAGA)
• Середній рівень володіння англійською мовою
• Висока увага до деталей, здатність виявляти числові помилки
• Вміння самоорганізовуватися та працювати з мінімальним рівнем нагляду

Увага! Згідно чинного законодавства, при працевлаштуванні військовозобов'язані громадяни України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.

Attention! Per current legislation, individuals subject to military service duty must provide updated military registration documents while being employed.

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування;
• Регулярний перегляд заробітної плати;
• 28 календарних днів щорічної відпустки;
• 3 додаткові дні відпустки на рік згідно з внутрішніми політиками;
• Оплата лікарняних у розмірі 100% заробітної плати (до 15 днів на рік) згідно з внутрішніми політиками;
• Можливість працювати віддалено 2 дні на тиждень згідно з внутрішніми політиками;
• Медичне страхування та страхування життя після завершення початкового контрактного періоду;
• Комфортний сучасний офіс із зоною для відпочинку, де завжди доступні чай та кава;
• Дружня мультикультурна команда, яка підтримує розвиток і відкритість;
• Доступ до консультацій з професійним психологом для підтримки ментального здоров’я;
• Курси англійської мови для покращення комунікаційних навичок;
• Перспективи кар’єрного зростання.

"ACTED has a zero-tolerance approach to sexual exploitation, abuse and harassment (SEAH). Please note that any candidate offered a job will sign the Code of Conduct, and related policies, as part of their work contract. Misconduct can lead to dismissal.”